Ben je zelfstandige in het Verenigd Koninkrijk (een sole trader, freelancer of aannemer), dan moeten je facturen aan een aantal wettelijke basiseisen voldoen, en aan enkele meer zodra je je voor btw registreert. Deze gids beschrijft wat erop moet staan, met voorbeelden, en behandelt de bijbehorende regels over bedrijfsnamen, te late betaling en administratie. Het is vooral relevant als je in het VK werkt of aan Britse klanten factureert.
Britse regels en drempels veranderen. Deze gids weerspiegelt de situatie zoals algemeen begrepen in oktober 2026 en is geen juridisch of fiscaal advies. Controleer GOV.UK of vraag een boekhouder naar jouw situatie.
Wat op de factuur van een sole trader moet staan
De richtlijnen van GOV.UK voor facturen (als je niet btw-geregistreerd bent) noemen:
- Een uniek identificatienummer (doorlopend is het beste, zie factuurnummering)
- Je naam (of bedrijfsnaam) en adres
- De naam (of bedrijfsnaam) en het adres van de klant
- Een duidelijke omschrijving van wat je in rekening brengt
- De datum waarop de goederen of dienst zijn geleverd (leveringsdatum)
- De factuurdatum
- Het bedrag of de bedragen die worden gerekend
- Het totaal verschuldigde bedrag
Verstandige toevoegingen: je e-mailadres en telefoonnummer, betaalvoorwaarden en een vervaldatum, bankgegevens (naam rekeninghouder, sort code, rekeningnummer) en het inkoopordernummer van de klant als die dat gebruikt.
Een handelsnaam gebruiken
Handel je onder een naam die niet je eigen achternaam is (bijv. “Blue Fern Design” in plaats van “Jane Smith”), dan eisen de Britse regels voor bedrijfsnamen dat je je eigen naam en een adres waar stukken kunnen worden betekend op zakelijke documenten zet, ook op facturen. Voorbeeld: “Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB.”
Wanneer moet je je voor btw registreren?
Je moet je voor btw registreren als je btw-belastbare omzet de registratiedrempel overschrijdt (sinds april 2024 £ 90.000 over een voortschrijdende periode van 12 maanden) of als je verwacht die alleen al in de komende 30 dagen te overschrijden. Onder de drempel kun je je vrijwillig registreren.
Als je niet btw-geregistreerd bent:
- Reken geen btw en toon geen btw-bedrag
- Noem je factuur geen “btw-factuur”
- Je hoeft niet te vermelden dat je niet geregistreerd bent, al zetten sommige sole traders “Niet btw-geregistreerd” erop om vragen van klanten te voorkomen
Btw-facturen (zodra je geregistreerd bent)
Een volledige btw-factuur moet ook vermelden:
- Je btw-registratienummer
- Het tijdstip van levering (belastbaar moment) als dat afwijkt van de factuurdatum
- Per artikel: omschrijving, aantal, prijs per eenheid exclusief btw, btw-tarief
- Totaal exclusief btw, totale btw en het totaal inclusief btw
- Eventuele korting
- Als verlegging of nultarief van toepassing is, een toelichting daarop
Het standaardtarief is 20%; verlaagde (5%) en nultarieven gelden voor specifieke goederen en diensten. Factureer je in een vreemde valuta, dan moet de totale btw in ponden sterling worden getoond: zie factureren in een vreemde valuta.
Vereenvoudigde btw-facturen zijn toegestaan voor leveringen aan consumenten van £ 250 of minder (inclusief btw). Gebruik onze btw-calculator om btw erbij of eraf te rekenen, en zie btw op facturen voor EU-klanten en verlegging.
Voorbeeld: sole trader zonder btw-registratie
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Van | Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB · [email protected] |
| Aan | Northwind Coffee Ltd, 5 Harbour Road, Bristol BS1 5TT |
| Factuurnr. / datum | BFD-2026-0042 · 28 oktober 2026 |
| Leveringsdatum | 1–24 oktober 2026 |
| Vervaldatum | 11 november 2026 (14 dagen) |
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Ontwerp van verpakkingsetiketten: 3 artikelen | 3 | £ 250,00 | £ 750,00 |
| Drukklaar maken van artwork (uren) | 4 | £ 60,00 | £ 240,00 |
| Totaal te betalen | £ 990,00 |
Betaling per bankoverschrijving aan J Smith, sort code 00-00-00, rekening 12345678, ref. BFD-2026-0042. Niet btw-geregistreerd. (Fictieve bankgegevens.)
Betaalvoorwaarden en te late betaling
Voor zakelijke facturen geeft de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 je recht op wettelijke rente van 8% boven de basisrente van de Bank of England bij te late betaling, plus een vaste vergoeding van £ 40, £ 70 of £ 100 afhankelijk van de hoogte van de schuld, tenzij je contract een ander, wezenlijk rechtsmiddel bevat. Is er geen betaaldatum afgesproken, dan geldt volgens de wet een standaardtermijn van 30 dagen. Zet je voorwaarden op de factuur en in je contract en zie sjablonen voor betalingsherinneringen voor het opvolgen. De rekenhulp voor wettelijke rente helpt je de bedragen uit te rekenen.
Deze wettelijke rechten gelden niet voor facturen aan consumenten.
CIS (bouw)
Werk je in de bouw als onderaannemer, dan moeten aannemers volgens het Construction Industry Scheme doorgaans belasting inhouden op je betalingen (20% als je bij HMRC bent geregistreerd, 30% zo niet) en je betaal- en inhoudingsoverzichten geven. Je factuur moet arbeid en materiaal scheiden, omdat de inhouding alleen voor arbeid geldt. Btw-geregistreerde bouwbedrijven kunnen ook onder de binnenlandse verlegging vallen.
Administratie en belasting
- Bewaar kopieën van alle facturen, kwitanties en bankgegevens. Voor Self Assessment moet je administratie doorgaans minstens 5 jaar na de indieningsdeadline van 31 januari van het betreffende belastingjaar worden bewaard.
- Je facturen voeden je Self Assessment-aangifte (deadline voor online aangifte: 31 januari na het einde van het belastingjaar op 5 april).
- Making Tax Digital for Income Tax wordt gefaseerd ingevoerd voor sole traders en verhuurders: zoals aangekondigd vanaf april 2026 voor wie qualifying income van meer dan £ 50.000 heeft, april 2027 boven £ 30.000 en april 2028 boven £ 20.000. Het vereist digitale administratie en driemaandelijkse updates via compatibele software. Controleer of en wanneer het voor jou geldt.
Praktische tips
- Factureer snel als het werk is opgeleverd, met een expliciete vervaldatum.
- Vraag bij nieuwe klanten wie de facturen verwerkt en of ze een inkoopordernummer nodig hebben.
- Houd een eenvoudig register van factuurnummers en betalingen bij; je boekhouder zal je dankbaar zijn.
- Gebruik je eigen naam en adres consequent op facturen, je bankrekening en je registratie bij HMRC.
Maak een Britse factuur in de factuurgenerator: kies GBP als valuta en, als je geregistreerd bent, “VAT” als belastingnaam. Onze pagina met het factuursjabloon voor het Verenigd Koninkrijk vat de eisen samen op één plek en factureren als zzp’er of freelancer behandelt de werkwijze.