Btw (omzetbelasting, in het Engels VAT) wordt in meer dan 170 landen geheven, waaronder alle EU-lidstaten en het Verenigd Koninkrijk. Als je btw-plichtig bent, zijn je facturen niet alleen betaalverzoeken: het zijn belastingdocumenten waarop je zakelijke klanten vertrouwen om btw terug te vragen. Deze gids legt de essentie uit: wanneer je btw rekent, hoe je die berekent, wat een btw-factuur moet vermelden en hoe grensoverschrijdende verkopen en de verleggingsregeling in de EU werken.
Btw is complex en elk land heeft eigen regels, drempels en uitzonderingen. Deze gids legt het algemene kader uit, vooral voor de EU, en is geen belastingadvies. Controleer bij je belastingdienst of een boekhouder voordat je erop vertrouwt.
Moet je btw rekenen?
Je rekent alleen btw als je ervoor geregistreerd bent (of dat moet zijn). Registratie hangt af van de regels in je land:
- De meeste landen kennen een registratiedrempel op basis van de jaaromzet. Daaronder kunnen kleine bedrijven meestal ongeregistreerd blijven, en dan mogen ze geen btw rekenen.
- Sommige landen kennen geen drempel, of een zeer lage, voor bepaalde bedrijven.
- Je kunt je vaak vrijwillig registreren onder de drempel. Dan kun je btw op je kosten terugvragen, maar moet je btw rekenen op je verkopen.
Voorbeelden: de registratiedrempel in het VK is £ 90.000 belastbare omzet (sinds april 2024). In de EU stelt elke lidstaat een eigen drempel voor kleine bedrijven vast en sinds 2025 laat een EU-regeling kwalificerende kleine bedrijven ook vrijstellingen in andere lidstaten gebruiken. In Nederland bestaat voor kleine ondernemers de kleineondernemersregeling (KOR); in België een vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Drempels veranderen, dus controleer het actuele bedrag voor jouw land.
Ben je niet geregistreerd, dan staat er geen btw op je facturen, en sommige landen eisen een vermelding die uitlegt waarom, bijvoorbeeld de Duitse regeling voor kleine ondernemers, meestal aangeduid als “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” (“Geen btw berekend op grond van § 19 UStG”).
Hoe bereken je btw?
Btw is een percentage van het nettobedrag (belast bedrag):
- Btw = nettobedrag × btw-tarief
- Bruto = netto + btw
Voorbeeld bij 21%: netto € 1.000 → btw € 210 → totaal € 1.210.
Om de btw uit een prijs inclusief btw (bruto) te halen:
- Btw = bruto × tarief ÷ (1 + tarief)
Voorbeeld: € 1.210 inclusief 21% btw → btw = 1.210 × 0,21 ÷ 1,21 = € 210.
Meerdere tarieven op één factuur
Veel landen kennen een standaardtarief plus een of meer verlaagde tarieven (voor voedsel, boeken, vervoer enzovoort). Staan er artikelen met verschillende tarieven op een factuur, toon dan het nettobedrag en btw-bedrag per tarief:
| Tarief | Netto | Btw |
|---|---|---|
| 21% (standaard) | € 1.500,00 | € 315,00 |
| 9% (verlaagd) | € 200,00 | € 18,00 |
| Totalen | € 1.700,00 | € 333,00 |
| Totaal te betalen | € 2.033,00 |
Enkele standaard-btw-tarieven in de EU
| Land | Standaardtarief |
|---|---|
| Duitsland | 19% |
| Frankrijk | 20% |
| Italië | 22% |
| Spanje | 21% |
| Nederland | 21% |
| België | 21% |
| Ierland | 23% |
| Hongarije | 27% |
EU-recht vereist een standaardtarief van minimaal 15%. Tarieven veranderen af en toe, dus controleer het actuele tarief voordat je factureert. Onze factuursjablonen per land vermelden lokale belastingnamen en tarieven.
Wat een btw-factuur moet bevatten (EU)
De Europese btw-richtlijn bepaalt welke gegevens een volledige btw-factuur moet bevatten. Lidstaten voeren dit nationaal in, maar de kernlijst is:
- Datum van uitgifte
- Een uniek, doorlopend nummer (zie factuurnummering)
- Het btw-identificatienummer van de leverancier
- Het btw-nummer van de klant, wanneer de klant de belasting verschuldigd is (verlegging) of bij intracommunautaire leveringen van goederen
- Volledige namen en adressen van leverancier en klant
- Hoeveelheid en aard van de goederen, of omvang en aard van de diensten
- Datum van levering (of van vooruitbetaling) als die afwijkt van de factuurdatum
- Belastbaar bedrag per tarief of vrijstelling, prijs per eenheid exclusief btw en eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
- Toegepast btw-tarief
- Te betalen btw-bedrag
- Wanneer er geen btw wordt gerekend: een verwijzing naar de vrijstelling, of de woorden “btw verlegd”, of andere vermeldingen die voor het specifieke geval vereist zijn
De regels voor btw-facturen in het VK lijken er sterk op. Zie onze bredere checklist in wat moet er op een factuur staan.
Binnenlandse versus grensoverschrijdende verkopen
De kernvraag bij elke verkoop is de plaats van levering: welk land de btw heft. Vereenvoudigd, voor een in de EU gevestigde verkoper:
| Verkoop | Gebruikelijke btw-behandeling |
|---|---|
| Aan een klant in je eigen land (B2B of B2C) | Reken je lokale btw |
| Diensten aan een bedrijf in een ander EU-land | Verlegging: geen btw op je factuur; de klant verantwoordt haar |
| Goederen verzonden naar een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land | Intracommunautaire levering tegen nultarief/vrijgesteld, met bewijs van vervoer; de klant verantwoordt de btw |
| Diensten of goederen aan consumenten in een ander EU-land | Jouw btw totdat je meer dan € 10.000 per jaar aan grensoverschrijdende B2C-verkopen in de EU haalt, daarna de btw van het land van de klant (meestal via OSS) |
| Export van goederen buiten de EU | Doorgaans nultarief, met exportbewijs |
| Diensten aan klanten buiten de EU | Vaak buiten het bereik van de EU-btw (B2B), maar de regels verschillen per soort dienst |
Er zijn veel bijzondere regels. Diensten die verband houden met onroerend goed, personenvervoer, toegang tot evenementen en restaurantdiensten volgen bijvoorbeeld andere regels voor de plaats van levering.
De verleggingsregeling uitgelegd
Bij verlegging verantwoordt de klant in plaats van de leverancier de btw. Het meest voorkomende geval: je levert diensten aan een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land. De algemene regel voor B2B-diensten is dat ze worden belast waar de klant is gevestigd, en de klant berekent de btw zelf in zijn eigen aangifte.
Wat je op de factuur doet
- Controleer het btw-nummer van de klant via de VIES-dienst van de EU en bewaar een bewijs van de controle.
- Reken 0% / geen btw op de factuur.
- Toon beide btw-nummers: het jouwe en dat van de klant.
- Voeg de woorden “btw verlegd” toe (veel bedrijven noemen ook de wettelijke grondslag, zoals “Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG”).
- Meld de verkoop in je btw-aangifte en, in de EU, in je opgaaf intracommunautaire prestaties (in Nederland de ICP-opgaaf; in het Engels de EC Sales List).
Voorbeeld van een factuur met verlegging
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Leverancier | Studio Noord B.V., Utrecht, Nederland · Btw NL123456789B01 |
| Klant | Lumen Software GmbH, Berlijn, Duitsland · Btw DE123456789 |
| Dienst | UX-ontwerpdiensten, oktober 2026 |
| Nettobedrag | € 4.000,00 |
| Btw | € 0,00 |
| Totaal | € 4.000,00 |
| Opmerking | Btw verlegd: de btw wordt door de afnemer verantwoord (art. 196, Richtlijn 2006/112/EG) |
(Btw-nummers zijn fictief.)
Sommige landen passen ook een binnenlandse verlegging toe in specifieke sectoren (zoals bouwdiensten, schroot of bepaalde elektronica) om fraude tegen te gaan. Werk je in zo’n sector, controleer dan de lokale regels.
Verkopen aan consumenten in andere EU-landen: OSS
Als je goederen op afstand verkoopt of diensten zoals digitale diensten levert aan consumenten (B2C) in andere EU-landen, is de btw verschuldigd in het land van de klant zodra je totale grensoverschrijdende B2C-verkopen binnen de EU meer dan € 10.000 per jaar bedragen. In plaats van je in elk land te registreren, kun je de One-Stop Shop (OSS) gebruiken: je rekent elke klant het btw-tarief van zijn eigen land en dient één kwartaalaangifte OSS in bij je thuisland.
Buiten de EU gevestigde bedrijven die digitale diensten aan EU-consumenten verkopen, moeten doorgaans vanaf de eerste verkoop btw rekenen en kunnen de non-Union OSS-regeling gebruiken.
Praktische tips
- Geef facturen snel uit. EU-regels vereisen doorgaans facturen voor intracommunautaire leveringen uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering, en veel landen stellen ook korte termijnen voor binnenlandse facturen.
- Rond btw zorgvuldig af. Bereken btw consequent per regel of over het totaal en rond af op de cent.
- Facturen in vreemde valuta: in de EU en het VK moet het btw-bedrag in de lokale valuta worden uitgedrukt. Zie factureren in een vreemde valuta.
- Correcties: wijzig een btw-factuur nooit nadat je hem hebt uitgegeven. Geef een creditnota uit.
- E-facturatie komt eraan. Verschillende EU-landen vereisen al gestructureerde e-facturen voor B2B-verkopen en EU-brede regels worden gefaseerd ingevoerd. Zie wat is een e-factuur.
- Bewaar administratie van facturen, VIES-controles en vervoersbewijzen zo lang als jouw land vereist.
BillKit gebruiken voor btw-facturen
Stel in de factuurgenerator je belastingnaam (btw, VAT, MwSt, TVA, IVA…) en tarief in, voeg je btw-nummer en dat van de klant toe en gebruik het opmerkingenveld voor vermeldingen als “Btw verlegd”. Zet bij facturen zonder btw het tarief op 0% en voeg de reden toe.
Nogmaals: dit is een vereenvoudigd overzicht van de btw-regels in de EU en het VK, uitsluitend voor algemene informatie, en geen juridisch of fiscaal advies. Tarieven, drempels en eisen veranderen; controleer ze bij een boekhouder of je belastingdienst.