Se lavori in proprio nel Regno Unito (sole trader, freelance o contractor), le tue fatture devono rispettare alcuni requisiti di legge di base, e qualcuno in più dopo la registrazione ai fini IVA. Questa guida illustra cosa indicare, con esempi, e tratta le regole collegate su nomi commerciali, ritardi di pagamento e tenuta dei registri. È utile se lavori con clienti britannici o se vuoi capire come funziona oltremanica; per l’Italia valgono regole diverse (fatturazione elettronica tramite SDI), da verificare con il tuo commercialista.
Le regole e le soglie britanniche cambiano. Questa guida riflette la situazione generalmente nota a ottobre 2026 e non è consulenza legale o fiscale. Consulta GOV.UK o un commercialista per il tuo caso.
Cosa deve contenere la fattura di un sole trader
Le indicazioni di GOV.UK per le fatture (se non sei registrato ai fini IVA) elencano:
- Un numero identificativo univoco (meglio se progressivo: vedi numerazione delle fatture)
- Il tuo nome (o nome commerciale) e indirizzo
- Il nome del cliente (o la ragione sociale) e l’indirizzo
- Una descrizione chiara di ciò che fatturi
- La data in cui sono stati forniti beni o servizio (data della prestazione)
- La data della fattura
- L’importo o gli importi addebitati
- Il totale dovuto
Aggiunte sensate: e-mail e telefono, condizioni di pagamento e scadenza, coordinate bancarie (intestatario, sort code, numero di conto) e il numero d’ordine del cliente se ne usa uno.
Usare un nome commerciale
Se operi con un nome che non è il tuo cognome (ad es. «Blue Fern Design» invece di «Jane Smith»), le norme britanniche sui nomi commerciali richiedono di indicare sui documenti d’impresa, fatture comprese, il tuo nome e un indirizzo presso cui possono essere notificati atti. Esempio: «Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB.»
Quando devi registrarti ai fini IVA
Devi registrarti ai fini IVA se il tuo fatturato imponibile IVA supera la soglia di registrazione, che dall’aprile 2024 è 90.000 £ su un periodo mobile di 12 mesi, oppure prevedi di superarla nei soli 30 giorni successivi. Puoi registrarti volontariamente anche sotto la soglia.
Se non sei registrato ai fini IVA:
- Non applicare l’IVA né mostrare un importo IVA
- Non chiamare la fattura «VAT invoice»
- Non sei tenuto a dichiarare di non essere registrato, anche se alcuni sole trader aggiungono «Not VAT registered» per evitare domande dei clienti
Fatture IVA (dopo la registrazione)
Una fattura IVA completa deve mostrare anche:
- Il tuo numero di registrazione IVA
- Il momento dell’operazione (tax point) se diverso dalla data della fattura
- Per ogni voce: descrizione, quantità, prezzo unitario IVA esclusa, aliquota IVA
- Totale IVA esclusa, IVA totale e totale IVA inclusa
- Eventuali sconti
- Dove si applicano inversione contabile o aliquota zero, una nota che lo spieghi
L’aliquota ordinaria è il 20%; aliquote ridotte (5%) e zero si applicano a beni e servizi specifici. Se fatturi in valuta estera, l’IVA totale deve essere indicata in sterline: vedi fatturare in valuta estera.
Le fatture IVA semplificate sono ammesse per le cessioni al dettaglio fino a 250 £ (IVA inclusa). Usa il nostro calcolo IVA per aggiungere o scorporare l’IVA e vedi come addebitare l’IVA in fattura per i clienti UE e l’inversione contabile.
Esempio: sole trader non registrato ai fini IVA
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Da | Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB · [email protected] |
| A | Northwind Coffee Ltd, 5 Harbour Road, Bristol BS1 5TT |
| N. fattura / data | BFD-2026-0042 · 28 ottobre 2026 |
| Data della prestazione | 1–24 ottobre 2026 |
| Scadenza | 11 novembre 2026 (14 giorni) |
| Descrizione | Q.tà | Tariffa | Importo |
|---|---|---|---|
| Design di etichette per confezioni — 3 SKU | 3 | 250,00 £ | 750,00 £ |
| Preparazione dei file pronti per la stampa (ore) | 4 | 60,00 £ | 240,00 £ |
| Totale dovuto | 990,00 £ |
Pagamento con bonifico a J Smith, sort code 00-00-00, conto 12345678, rif. BFD-2026-0042. Not VAT registered. (Coordinate bancarie di esempio.)
Condizioni di pagamento e ritardi
Per le fatture B2B, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ti permette di richiedere interessi legali pari all’8% sopra il tasso base della Bank of England sui pagamenti in ritardo, più un risarcimento fisso di 40, 70 o 100 £ in base all’importo del debito, a meno che il contratto non preveda un diverso rimedio sostanziale. Se non è concordata una data di pagamento, la legge fissa un termine predefinito di 30 giorni. Indica le condizioni in fattura e nel contratto e vedi i modelli di sollecito di pagamento per i solleciti. Il calcolo degli interessi di mora può aiutarti a quantificare gli importi.
Questi diritti legali non si applicano alle fatture verso i consumatori.
CIS (edilizia)
Se lavori nell’edilizia come subappaltatore, il Construction Industry Scheme prevede in genere che i committenti trattengano imposte sui tuoi pagamenti (20% se sei registrato presso HMRC, 30% se non lo sei) e ti consegnino prospetti di pagamento e trattenute. La fattura deve separare manodopera e materiali, perché le trattenute si applicano solo alla manodopera. Le imprese edili registrate ai fini IVA possono inoltre essere soggette all’inversione contabile nazionale.
Registri e imposte
- Conserva copia di tutte le fatture, ricevute ed estratti conto. Per la Self Assessment, i registri vanno in genere conservati per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione relativa all’anno fiscale.
- Le fatture alimentano la tua dichiarazione Self Assessment (scadenza per le dichiarazioni online: il 31 gennaio successivo alla fine dell’anno fiscale, il 5 aprile).
- Making Tax Digital per l’Income Tax viene introdotto gradualmente per sole trader e proprietari immobiliari: secondo gli annunci, da aprile 2026 per chi ha reddito qualificato oltre 50.000 £, da aprile 2027 oltre 30.000 £ e da aprile 2028 oltre 20.000 £. Richiede registri digitali e aggiornamenti trimestrali tramite software compatibile. Verifica se e quando si applica a te.
Consigli pratici
- Fattura subito dopo la consegna del lavoro, con una scadenza esplicita.
- Con i clienti nuovi, chiedi chi elabora le fatture e se serve un numero d’ordine.
- Tieni un semplice registro di numeri di fattura e pagamenti: il tuo commercialista ti ringrazierà.
- Usa nome e indirizzo in modo coerente su fatture, conto bancario e registrazione presso HMRC.
Crea una fattura per il Regno Unito nel generatore di fatture: imposta la valuta su GBP e, se sei registrato, il nome dell’imposta su IVA/VAT. La nostra pagina del modello di fattura per il Regno Unito riassume i requisiti in un unico posto, e come fatturare da freelance tratta il flusso di lavoro.