Si trabajas por cuenta propia en el Reino Unido (como sole trader, freelance o contratista), tus facturas deben cumplir unos requisitos legales básicos, y algunos más cuando te registras a efectos de IVA. Esta guía explica qué incluir, con ejemplos, y repasa las normas relacionadas sobre nombres comerciales, pagos atrasados y conservación de registros.
Las normas y los umbrales del Reino Unido cambian. Esta guía refleja la situación tal como se entiende en general en octubre de 2026 y no es asesoramiento jurídico ni fiscal. Consulta GOV.UK o a un asesor para tu caso.
Qué debe incluir la factura de un sole trader
La guía de GOV.UK sobre facturas (si no estás registrado a efectos de IVA) enumera:
- Un número de identificación único (lo mejor es que sea correlativo; consulta la numeración de facturas)
- Tu nombre (o el nombre comercial) y tu dirección
- El nombre (o el nombre comercial) y la dirección del cliente
- Una descripción clara de lo que cobras
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio (fecha de la operación)
- La fecha de la factura
- El importe o importes que se cobran
- El importe total adeudado
Añadidos razonables: tu correo y teléfono, condiciones de pago y fecha de vencimiento, datos bancarios (titular, sort code y número de cuenta) y el número de pedido del cliente si lo usa.
Uso de un nombre comercial
Si operas con un nombre que no es tu apellido (por ejemplo, «Blue Fern Design» en lugar de «Jane Smith»), las normas británicas sobre nombres comerciales exigen que muestres tu propio nombre y una dirección donde puedan notificarse documentos en los documentos del negocio, incluidas las facturas. Ejemplo: «Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB».
Cuándo debes registrarte a efectos de IVA
Debes registrarte si tu volumen de operaciones sujetas a IVA supera el umbral de registro (90.000 £ en un periodo móvil de 12 meses desde abril de 2024) o prevés superarlo solo en los próximos 30 días. Puedes registrarte voluntariamente por debajo del umbral.
Si no estás registrado a efectos de IVA:
- No cobres IVA ni muestres un importe de IVA
- No llames a tu factura «factura con IVA» (VAT invoice)
- No es obligatorio indicar que no estás registrado, aunque algunos autónomos añaden «Not VAT registered» para evitar consultas de los clientes
Facturas con IVA (una vez registrado)
Una factura completa con IVA debe mostrar además:
- Tu número de registro de IVA
- El momento de la operación (devengo) si es distinto de la fecha de la factura
- Para cada concepto: descripción, cantidad, precio unitario sin IVA y tipo de IVA
- Total sin IVA, total de IVA y total con IVA
- Cualquier descuento
- Cuando se aplique la inversión del sujeto pasivo o el tipo cero, una nota que lo explique
El tipo general es del 20 %; los tipos reducido (5 %) y cero se aplican a bienes y servicios concretos. Si facturas en moneda extranjera, el total del IVA debe mostrarse en libras; consulta facturar en moneda extranjera.
Se permiten facturas simplificadas con IVA para ventas minoristas de 250 £ o menos (IVA incluido). Usa nuestra calculadora de IVA para sumar o quitar IVA, y consulta cómo cobrar IVA en facturas para clientes de la UE y la inversión del sujeto pasivo.
Ejemplo: autónomo no registrado a efectos de IVA
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| De | Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB · [email protected] |
| Para | Northwind Coffee Ltd, 5 Harbour Road, Bristol BS1 5TT |
| N.º de factura / fecha | BFD-2026-0042 · 28 de octubre de 2026 |
| Fecha de la operación | 1–24 de octubre de 2026 |
| Vencimiento | 11 de noviembre de 2026 (14 días) |
| Descripción | Cant. | Tarifa | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de etiquetas de envase — 3 referencias | 3 | 250,00 £ | 750,00 £ |
| Preparación de artes finales para imprenta (horas) | 4 | 60,00 £ | 240,00 £ |
| Total a pagar | 990,00 £ |
Pago por transferencia bancaria a J Smith, sort code 00-00-00, cuenta 12345678, ref. BFD-2026-0042. Not VAT registered. (Datos bancarios ficticios.)
Condiciones de pago y morosidad
En las facturas entre empresas, la ley británica de morosidad comercial (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) te permite reclamar intereses legales del 8 % sobre el tipo base del Banco de Inglaterra por los pagos atrasados, más una compensación fija de 40, 70 o 100 £ según el importe de la deuda, salvo que tu contrato fije otro remedio distinto y sustancial. Si no se pacta fecha de pago, la ley fija por defecto 30 días. Indica tus condiciones en la factura y en el contrato, y consulta las plantillas de recordatorio de pago para reclamar. La calculadora de intereses de demora puede ayudarte a calcular los importes.
Estos derechos legales no se aplican a las facturas a consumidores.
CIS (construcción)
Si trabajas en construcción como subcontratista, el régimen de la industria de la construcción (Construction Industry Scheme) exige en general que los contratistas te retengan impuestos en los pagos (20 % si estás registrado en HMRC, 30 % si no) y te entreguen justificantes de los pagos y de las retenciones. Tu factura debe separar la mano de obra de los materiales, ya que las retenciones se aplican solo a la mano de obra. Las empresas de construcción registradas a efectos de IVA también pueden estar sujetas a la inversión del sujeto pasivo nacional.
Registros e impuestos
- Conserva copias de todas las facturas, recibos y registros bancarios. Para la declaración Self Assessment, los registros deben conservarse en general al menos 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero del ejercicio fiscal correspondiente.
- Tus facturas alimentan tu declaración Self Assessment (plazo para las declaraciones online: el 31 de enero posterior al cierre del ejercicio fiscal, el 5 de abril).
- Making Tax Digital para el impuesto sobre la renta se está implantando de forma gradual para autónomos y arrendadores: según lo anunciado, desde abril de 2026 para quienes tienen ingresos computables superiores a 50.000 £, desde abril de 2027 por encima de 30.000 £ y desde abril de 2028 por encima de 20.000 £. Exige registros digitales y actualizaciones trimestrales mediante software compatible. Comprueba si te afecta y cuándo.
Consejos prácticos
- Factura enseguida cuando entregues el trabajo, con una fecha de vencimiento explícita.
- Con clientes nuevos, pregunta quién tramita las facturas y si necesitan un número de pedido.
- Lleva un registro sencillo de números de factura y pagos; tu asesor te lo agradecerá.
- Usa tu nombre y dirección de forma coherente en las facturas, tu cuenta bancaria y tu registro en HMRC.
Crea una factura del Reino Unido en el generador de facturas: elige la moneda GBP y, si estás registrado, el nombre del impuesto IVA (VAT). Nuestra página de plantilla de factura del Reino Unido resume los requisitos en un solo lugar, y cómo facturar como autónomo cubre el flujo de trabajo.