Si vous êtes indépendant au Royaume-Uni (« sole trader », freelance ou contractor), vos factures doivent respecter quelques règles légales de base, et quelques autres une fois que vous êtes immatriculé à la TVA. Ce guide, utile aussi aux entreprises françaises qui facturent des clients britanniques ou comparent les règles, indique ce qu’il faut inclure, avec des exemples, et couvre les règles connexes sur le nom commercial, les retards de paiement et la conservation des documents.
Les règles et seuils britanniques évoluent. Ce guide reflète la situation telle qu’elle est généralement comprise en octobre 2026 et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Consultez GOV.UK ou un comptable pour votre situation.
Ce que doit contenir la facture d’un sole trader
Les indications de GOV.UK pour les factures (si vous n’êtes pas assujetti à la TVA) énumèrent :
- Un numéro d’identification unique (le mieux est qu’il soit séquentiel : voir la numérotation des factures)
- Votre nom (ou nom commercial) et adresse
- Le nom (ou la raison sociale) et l’adresse du client
- Une description claire de ce que vous facturez
- La date de livraison des biens ou de la prestation (date de la fourniture)
- La date de la facture
- Le ou les montants facturés
- Le montant total dû
Ajouts judicieux : votre e-mail et votre téléphone, les conditions de paiement et une date d’échéance, vos coordonnées bancaires (titulaire du compte, sort code, numéro de compte), et le numéro de bon de commande du client s’il en utilise un.
Utiliser un nom commercial
Si vous exercez sous un nom qui n’est pas votre patronyme (p. ex. « Blue Fern Design » plutôt que « Jane Smith »), les règles britanniques sur les noms commerciaux exigent d’indiquer sur les documents professionnels, factures comprises, votre propre nom et une adresse où des documents peuvent vous être signifiés. Exemple : « Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB. »
Quand s’immatriculer à la TVA
Vous devez vous immatriculer à la TVA si votre chiffre d’affaires soumis à la TVA dépasse le seuil d’immatriculation, 90 000 £ sur une période glissante de 12 mois depuis avril 2024, ou si vous prévoyez de le dépasser dans les 30 prochains jours seulement. Vous pouvez vous immatriculer volontairement sous le seuil.
Si vous n’êtes pas immatriculé à la TVA :
- Ne facturez pas de TVA et n’affichez pas de montant de TVA
- N’appelez pas votre facture « VAT invoice »
- Vous n’avez pas à indiquer que vous n’êtes pas immatriculé, bien que certains sole traders ajoutent « Not VAT registered » pour éviter les questions des clients
Factures de TVA (une fois immatriculé)
Une facture de TVA complète doit aussi indiquer :
- Votre numéro d’immatriculation à la TVA
- Le moment de la fourniture (fait générateur) s’il diffère de la date de la facture
- Pour chaque article : désignation, quantité, prix unitaire hors TVA, taux de TVA
- Total hors TVA, total de TVA et total TTC
- Toute remise
- Lorsque l’autoliquidation ou le taux zéro s’applique, une mention l’expliquant
Le taux normal est de 20 % ; des taux réduit (5 %) et zéro s’appliquent à certains biens et services. Si vous facturez en devise étrangère, le total de la TVA doit être indiqué en livres sterling : voir facturer en devise étrangère.
Les factures de TVA simplifiées sont autorisées pour les ventes au détail de 250 £ ou moins (TVA comprise). Utilisez notre calculatrice de TVA pour ajouter ou retirer la TVA, et voir comment facturer la TVA pour les clients de l’UE et l’autoliquidation.
Exemple : sole trader non assujetti à la TVA
| Champ | Exemple |
|---|---|
| De | Jane Smith trading as Blue Fern Design, 12 Market Street, Leeds LS1 4AB · [email protected] |
| À | Northwind Coffee Ltd, 5 Harbour Road, Bristol BS1 5TT |
| N° / date de la facture | BFD-2026-0042 · 28 octobre 2026 |
| Date de la fourniture | Du 1er au 24 octobre 2026 |
| Échéance | 11 novembre 2026 (14 jours) |
| Désignation | Qté | Tarif | Montant |
|---|---|---|---|
| Conception d’étiquettes d’emballage — 3 références | 3 | 250,00 £ | 750,00 £ |
| Préparation des fichiers prêts à imprimer (heures) | 4 | 60,00 £ | 240,00 £ |
| Total à payer | 990,00 £ |
Paiement par virement à J Smith, sort code 00-00-00, compte 12345678, réf. BFD-2026-0042. Not VAT registered. (Coordonnées bancaires fictives.)
Conditions de paiement et retards
Pour les factures B2B, la loi britannique Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 vous permet de réclamer des intérêts légaux de 8 % au-dessus du taux de base de la Banque d’Angleterre sur les retards de paiement, plus une indemnité forfaitaire de 40 £, 70 £ ou 100 £ selon le montant de la dette, sauf si votre contrat prévoit un autre recours substantiel. Si aucune date de paiement n’est convenue, la loi fixe un délai par défaut de 30 jours. Indiquez vos conditions sur la facture et dans votre contrat, et voir les modèles de relance de paiement pour relancer. La calculatrice de pénalités de retard peut vous aider à calculer les montants.
Ces droits légaux ne s’appliquent pas aux factures adressées à des consommateurs.
CIS (construction)
Si vous travaillez dans la construction en tant que sous-traitant, le Construction Industry Scheme impose en général aux donneurs d’ordre de retenir un impôt sur vos paiements (20 % si vous êtes enregistré auprès de HMRC, 30 % sinon) et de vous remettre des relevés de paiement et de retenue. Votre facture doit séparer la main-d’œuvre des matériaux, car les retenues ne s’appliquent qu’à la main-d’œuvre. Les entreprises de construction assujetties à la TVA peuvent aussi relever de l’autoliquidation nationale.
Conservation et impôts
- Conservez des copies de toutes les factures, reçus et relevés bancaires. Pour la Self Assessment, les documents doivent généralement être conservés au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l’année fiscale concernée.
- Vos factures alimentent votre déclaration Self Assessment (date limite pour les déclarations en ligne : le 31 janvier suivant la fin de l’année fiscale le 5 avril).
- Making Tax Digital for Income Tax est déployé progressivement pour les sole traders et les bailleurs : selon les annonces, à partir d’avril 2026 pour ceux dont les revenus éligibles dépassent 50 000 £, d’avril 2027 au-delà de 30 000 £ et d’avril 2028 au-delà de 20 000 £. Il impose une comptabilité numérique et des mises à jour trimestrielles via un logiciel compatible. Vérifiez si et quand il s’applique à vous.
Conseils pratiques
- Facturez rapidement à la livraison du travail, avec une date d’échéance explicite.
- Pour les nouveaux clients, demandez qui traite les factures et s’il faut un numéro de bon de commande.
- Tenez un registre simple des numéros de facture et des paiements ; votre comptable vous en remerciera.
- Utilisez votre nom et votre adresse de façon cohérente sur les factures, votre compte bancaire et votre immatriculation auprès de HMRC.
Créez une facture britannique dans le générateur de facture : réglez la devise sur GBP et, si vous êtes immatriculé, le nom de la taxe sur TVA. Notre page du modèle de facture pour le Royaume-Uni résume les exigences au même endroit, et comment facturer en freelance couvre la méthode de travail.