Werken met klanten in het buitenland betekent vaak factureren in een andere valuta dan de jouwe. Dat roept praktische vragen op: welke valuta moet je gebruiken, moet je een wisselkoers tonen, hoe wordt btw behandeld en waarom heb je minder ontvangen dan je factureerde? Deze gids beantwoordt ze met voorbeelden.
Mag je in een vreemde valuta factureren?
In de meeste landen wel. Je mag over het algemeen facturen uitgeven in elke valuta die je met je klant afspreekt. De belangrijkste uitzonderingen zijn belastinggerelateerd: in btw-stelsels zoals dat van de EU en het VK mag je in een vreemde valuta factureren, maar moet het btw-bedrag ook in je lokale valuta worden getoond (daarover straks meer). Sommige landen beperken ook in welke valuta binnenlandse transacties mogen worden afgerekend, dus controleer de lokale regels als je binnenlandse klanten in een vreemde valuta factureert.
De valuta kiezen
| Optie | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Je eigen valuta | Je weet precies wat je ontvangt; geen wisselkoersrisico voor jou | De klant draagt het risico en vindt het mogelijk minder handig; kan je opdrachten kosten |
| De valuta van de klant | Makkelijker voor de klant om goed te keuren en te betalen; concurrerend | Je inkomen schommelt met de wisselkoers |
| Een grote derde valuta (USD, EUR) | Gebruikelijk in de internationale handel; breed geaccepteerd | Beide partijen kunnen omwisselkosten hebben |
Enkele vuistregels:
- Spreek de valuta af in het contract of de offerte, niet pas voor het eerst op de factuur.
- Prijs je in de valuta van de klant, bouw dan een buffer in voor koersbewegingen en omwisselkosten bij langere projecten.
- Overweeg bij lange of grote contracten een wisselkoersclausule, bijvoorbeeld dat prijzen worden herzien als de koers meer dan 5% beweegt.
Hoe toon je de valuta op een factuur?
Onduidelijkheid kost geld. “$” kan Amerikaanse, Canadese, Australische, Singaporese of vele andere dollars betekenen. Gebruik minstens één keer de driletterige ISO 4217-code, bij voorkeur naast het totaal:
USD 2.400,00ofUS$ 2.400,00EUR 1.850,00(in veel Europese landen markeert een komma de decimalen en een punt de duizendtallen)GBP 3.000,00JPY 250.000(geen decimalen)
Vermeld de valuta bij elke bedragkolom, of één keer in een duidelijk gelabelde kop (“Alle bedragen in EUR”).
Btw en vreemde valuta
EU
Volgens de Europese btw-richtlijn mag een factuur in elke valuta worden uitgegeven, maar moet de verschuldigde btw worden uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat waar de btw verschuldigd is (bijvoorbeeld Poolse zloty, Zweedse kroon of Tsjechische kroon voor lokale btw in die landen). De omrekening gebruikt de laatste koers op de meest representatieve wisselmarkt, en lidstaten kunnen de laatste koers van de Europese Centrale Bank toestaan. Bedrijven in de eurozone, zoals Nederlandse en Belgische, die in USD factureren, tonen de btw dus in EUR.
VK
Ben je btw-geregistreerd in het VK en factureer je in een vreemde valuta, dan moet de factuur de totale btw in ponden sterling tonen. HMRC accepteert verschillende omrekenmethoden, waaronder de marktkoers op het moment van levering en de door HMRC gepubliceerde periodekoersen, consequent toegepast.
Verlegging en export
Als er geen btw wordt gerekend, bijvoorbeeld bij verlegging of export, is er geen btw-bedrag om om te rekenen, maar heb je nog steeds de waarde van de verkoop in lokale valuta nodig voor je btw-aangifte en administratie.
Voorbeeld: Poolse btw-plichtige leverancier die in EUR factureert
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Softwareontwikkeling, oktober 2026 | EUR 5.000,00 |
| Btw 23% | EUR 1.150,00 |
| Totaal te betalen | EUR 6.150,00 |
| Btw in PLN tegen koers 4,2500 PLN/EUR (bron: NBP, 27 okt 2026) | PLN 4.887,50 |
(De getoonde wisselkoers is illustratief. Gebruik de koers en bron die de regels van jouw land vereisen; in Polen verwijzen de regels bijvoorbeeld naar koersen van de Poolse Nationale Bank.)
Betaald krijgen: bankkosten en betaalmethoden
Internationale bankoverschrijvingen kunnen te weinig opleveren door kosten van tussenliggende banken. Bij SWIFT-overboekingen kiest de afzender wie de kosten betaalt:
| Code | Wie betaalt de kosten | Wat jij ontvangt |
|---|---|---|
| OUR | Afzender betaalt alle kosten | Meestal het volledige bedrag |
| SHA | Gedeeld: elke partij betaalt de kosten van de eigen bank | Vaak iets minder dan gefactureerd |
| BEN | Begunstigde (jij) betaalt alle kosten | Minder dan gefactureerd |
Zo bescherm je jezelf:
- Vermeld op de factuur: “Gelieve te betalen in EUR met kostencode OUR, of zorg dat het volledige factuurbedrag wordt ontvangen.”
- Geef lokale bankgegevens in de valuta van de klant als je een meervalutarekening hebt. De klant kan dan als binnenlandse overschrijving betalen, wat goedkoper en sneller is.
- Voor SEPA-betalingen in euro binnen het SEPA-gebied worden de kosten doorgaans gedeeld en zijn overboekingen meestal goedkoop.
- Kaart- en online betaalaanbieders maken buitenlandse betalingen gemakkelijk, maar rekenen omwissel- en verwerkingskosten; controleer de totale kosten.
Neem bij internationale overboekingen IBAN- en BIC/SWIFT-codes op; Amerikaanse klanten hebben mogelijk ook het adres van je bank nodig, en Amerikaanse rekeningen worden betaald met een rekeningnummer en ABA-routingnummer.
Koersverschillen in je administratie
Factureer je in een vreemde valuta, dan wijkt het bedrag dat je in je eigen valuta ontvangt meestal af van wat je op de factuurdatum hebt geboekt. Dat verschil is een gerealiseerde koerswinst of koersverlies.
Voorbeeld: een Nederlandse zzp’er factureert op 1 oktober USD 2.000 bij een koers van 1,10 USD/EUR en boekt € 1.818,18. De klant betaalt op 31 oktober bij een koers van 1,12; de bank rekent USD 2.000 om naar € 1.785,71 (vóór kosten). Het verschil van € 32,47 is een koersverlies in de administratie. De factuur zelf verandert niet: de klant was USD 2.000 verschuldigd en heeft USD 2.000 betaald.
Hoe je dit precies boekt, hangt af van je boekhoudmethode en land; vraag het je boekhouder als je regelmatig in vreemde valuta factureert.
Checklist voor facturen in vreemde valuta
- Valuta schriftelijk afgesproken vóór het factureren
- ISO-valutacode naast het totaal getoond
- Getalnotatie duidelijk (decimaal- en duizendtalscheidingsteken)
- Btw in lokale valuta getoond, met tarief en bron, waar vereist
- Juiste btw-behandeling (binnenlands, verlegging, export) vermeld
- Internationale betaalgegevens (IBAN, BIC/SWIFT of lokale gegevens in de valuta van de klant)
- Instructie over bankkosten (bijv. OUR) als je het volledige bedrag verwacht
- Wisselkoers op de factuurdatum vastgelegd voor je boeken
Doen in BillKit
De BillKit-factuurgenerator ondersteunt een breed scala aan valuta ter wereld en maakt bedragen op voor de gekozen valuta. Kies de valuta van de klant, voeg je internationale bankgegevens toe en gebruik het opmerkingenveld voor het btw-bedrag in lokale valuta en de bron van de wisselkoers als jouw regels dat vereisen. Heeft de koper bij eenmalige exportorders papieren nodig voordat hij betaalt, begin dan met een proformafactuur.
Regels voor valuta, btw en boekhouding verschillen per land. Deze gids is algemene informatie, geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies.