Pflichtangaben auf der Rechnung: Checkliste

Fehlt auf einer Rechnung eine wichtige Angabe, kann sie von der Buchhaltung des Kunden zurückgewiesen, vom Finanzamt beanstandet oder schlicht liegen gelassen werden, während jemand bei Ihnen nachfragt. Dieser Ratgeber listet alles auf, was eine Rechnung enthalten sollte, trennt gesetzliche Pflichtangaben in gängigen Systemen von guter Praxis und endet mit einer druckbaren Checkliste.

Für einen schnellen Start: Der BillKit-Rechnungsgenerator hat bereits für jede der folgenden Angaben ein Feld.

Die Kurzfassung

Fast jede Rechnung auf der Welt sollte enthalten:

1. Das Wort „Rechnung“ (oder „Tax Invoice“, wo dieser Begriff üblich ist)
2. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
3. Das Rechnungsdatum (und das Leistungsdatum, falls abweichend)
4. Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer (wenn registriert)
5. Name und Anschrift Ihres Kunden (und seine Steuernummer, wo erforderlich)
6. Eine Beschreibung jeder Position: Menge, Einzelpreis und Zeilensumme
7. Zwischensumme, Steuersatz und Steuerbetrag sowie Gesamtbetrag – in angegebener Währung
8. Fälligkeitsdatum und Zahlungsangaben

Alles Weitere hängt davon ab, wo Sie sind, wem Sie in Rechnung stellen und ob Sie für Umsatzsteuer (MwSt./USt./GST) registriert sind.

Pflicht vs. Empfehlung: die vollständige Liste

Ihre Angaben (Rechnungsaussteller)

Geben Sie Ihren vollständigen Namen an – den Namen der Person oder Gesellschaft, die die Leistung rechtlich erbringt. Wenn Sie unter einem anderen Namen auftreten, nennen Sie beide („Jana Schmidt, handelnd als Schmidt Texte“). Ergänzen Sie Ihre Anschrift, eine E-Mail-Adresse, die tatsächlich gelesen wird, und Ihre Steuernummer, falls vorhanden.

Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft sind, prüfen Sie die Regeln Ihres Landes: In Deutschland etwa gehören auf Geschäftsbriefe von GmbH und UG Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie die Geschäftsführer. Viele EU-Länder haben ähnliche Offenlegungsregeln für Geschäftsbriefe und Rechnungen.

Die Angaben Ihres Kunden (Rechnungsempfänger)

Verwenden Sie den vollständigen Namen der juristischen Person des Kunden, nicht einen Markennamen oder den Namen einer Person – es sei denn, Sie stellen einer Privatperson in Rechnung. Große Organisationen haben oft mehrere Gesellschaften; an die falsche adressierte Rechnungen werden zurückgeschickt.

Geben Sie die USt-IdNr. des Käufers an, wenn Sie bei einem grenzüberschreitenden B2B-Geschäft in der EU Reverse Charge anwenden, und überall dort, wo lokale Regeln es verlangen. Die australischen GST-Regeln verlangen zum Beispiel bei Steuerrechnungen ab 1.000 A$ die Angabe der Identität oder ABN des Käufers.

Daten und Nummerierung

• Rechnungsdatum – das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen.
• Leistungsdatum (Zeitpunkt der Leistung) – der Tag der Lieferung oder Fertigstellung, falls abweichend. In Deutschland genügt auch die Angabe des Leistungsmonats.
• Fälligkeitsdatum – wann die Zahlung eingegangen sein muss. Siehe Zahlungsbedingungen erklärt.
• Rechnungsnummer – eindeutig und fortlaufend. Lesen Sie Rechnungsnummer für Formate, die Prüfer zufriedenstellen.

Positionen

Geben Sie pro Zeile eine klare Beschreibung, die Menge, den Einzelpreis (netto) und die Zeilensumme an. Wenden Sie auf verschiedene Positionen unterschiedliche Steuersätze an, weisen Sie den Satz pro Zeile aus oder gruppieren Sie die Zeilen nach Satz.

Gute Beschreibungen sind konkret: „Texterstellung – 5 Produktseiten (ca. 300 Wörter je Seite), inkl. 1 Korrekturschleife“ ist besser als „Texte“. Wenn Ihr Kunde nachfragen muss, was etwas ist, haben Sie Ihre Zahlungszeit um Tage verlängert.

Summen und Steuer

Zeigen Sie die Berechnung transparent:

Wenn Sie keine Steuer berechnen, sagen Sie warum. Häufige Beispiele:

• Nicht registriert, weil Sie unter der Grenze liegen – einige Länder verlangen einen bestimmten Vermerk (die deutsche Kleinunternehmerregelung wird üblicherweise mit „§ 19 UStG“ angegeben).
• Reverse Charge bei einer grenzüberschreitenden B2B-Leistung – vermerken Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und nennen Sie beide USt-IdNrn. Siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen.
• Steuerfreie Leistung – nennen Sie die Befreiung, wo Ihre lokalen Regeln es verlangen.
• Ausfuhr außerhalb des Steuergebiets – vermerken Sie, dass sie steuerfrei bzw. nicht steuerbar ist, je nachdem.

Verkäufer in den USA sollten Sales Tax auf Rechnungen in den USA lesen, wo die Regeln bundesstaatlich sind.

Zahlungsinformationen

Am schnellsten bezahlte Rechnungen sagen dem Kunden genau, wie er zahlen soll:

• Bankname, Kontoinhaber, IBAN und BIC/SWIFT (in den USA Routing Number)
• Ein Zahlungslink, wenn Sie Karten oder Online-Zahlungen akzeptieren
• Den zu verwendenden Verwendungszweck (die Rechnungsnummer)
• Die akzeptierte Währung – und wer bei internationalen Überweisungen die Bankgebühren trägt. Wenn Sie ins Ausland fakturieren, siehe Rechnung in Fremdwährung.

Bedingungen und Hinweise

Halten Sie den Fußzeilentext kurz und nützlich: Zahlungsbedingungen, Verzugszinsen oder -gebühren (nur, wenn im Vertrag vereinbart oder gesetzlich zulässig), erforderliche rechtliche Hinweise und ein Dankeschön. Bei Dauerverträgen oder wiederkehrender Abrechnung nennen Sie den abgedeckten Zeitraum („Leistungen für November 2026“).

Vereinfachte Rechnungen

Mehrere Steuersysteme erlauben für kleine Beträge – typischerweise im Einzelhandel – eine kürzere „vereinfachte“ Rechnung. Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt den Mitgliedstaaten, vereinfachte Rechnungen bis 100 € zuzulassen (einige setzen andere Grenzen), und das Vereinigte Königreich erlaubt vereinfachte VAT-Rechnungen für Leistungen bis 250 £ einschließlich VAT. In Deutschland gilt für die Kleinbetragsrechnung eine Grenze von 250 € brutto, mit weniger Pflichtangaben (u. a. kein Name des Empfängers). Eine vereinfachte Rechnung kann Angaben wie die Anschrift des Käufers weglassen, ist aber nicht in jeder Situation zulässig (zum Beispiel nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen). Im Zweifel stellen Sie eine vollständige Rechnung aus.

Sonderfälle

• Proforma-Rechnungen sind keine Steuerrechnungen; sie sind Vorabangebote in Rechnungsform. Siehe Proforma-Rechnung.
• Korrekturen erfolgen per Gutschrift, nicht durch Ändern des Originals.
• E-Rechnung: Länder wie Italien, zunehmend Deutschland, Frankreich, Polen und andere verlangen für bestimmte Rechnungen strukturierte elektronische Formate. Siehe Was ist eine E-Rechnung?.
• Quittungen bestätigen eine Zahlung und enthalten andere Angaben – siehe Rechnung vs. Quittung oder erstellen Sie eine mit dem Quittungsgenerator.

Druckbare Checkliste

• Bezeichnung „Rechnung“ (oder „Tax Invoice“)
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum, Leistungsdatum (falls abweichend) und Fälligkeitsdatum
• Ihr vollständiger Name, Ihre Anschrift, Kontaktdaten und Steuer-ID
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden (und Steuer-ID, falls erforderlich)
• Bestellnummer oder Kundenreferenz, falls vorhanden
• Klare Positionen mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme
• Zwischensumme, Rabatte, Steuersatz/-sätze, Steuerbetrag/-beträge
• Rechnungsbetrag mit Währung
• Grund für fehlende Steuer, falls zutreffend
• Zahlungsarten, Bankverbindung und Verwendungszweck
• Zahlungsbedingungen und etwaige vereinbarte Verzugsregelungen

Länderspezifische Anforderungen finden Sie in unseren Rechnungsvorlagen nach Land.

Diese Checkliste gibt verbreitete Regeln und gute Praxis wieder. Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich im Laufe der Zeit; sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie Ihren Fall mit der Steuerbehörde oder einem Steuerberater.