Una factura a la que le falta un dato clave puede ser rechazada por el departamento de contabilidad del cliente, no ser admitida por la administración tributaria, o quedarse en un montón mientras alguien te escribe para preguntar. Esta guía enumera todo lo que debe incluir una factura, separa lo que es obligatorio por ley en los sistemas más habituales de lo que es buena práctica, y termina con una lista de comprobación imprimible.
Si quieres adelantar trabajo, el generador de facturas de BillKit ya tiene un campo para cada elemento de abajo.
La respuesta corta
Casi todas las facturas del mundo deberían incluir:
- La palabra «Factura» (o el término equivalente que se use en tu país).
- Un número de factura único y correlativo.
- La fecha de la factura (y la fecha de la operación, si es distinta).
- Tu nombre, dirección y número de identificación fiscal (si estás registrado).
- El nombre y la dirección de tu cliente (y su número de identificación fiscal donde se exija).
- Una descripción de cada concepto: cantidad, precio unitario e importe de la línea.
- Subtotal, tipo y cuota del impuesto, y total a pagar, en una moneda indicada.
- Fecha de vencimiento del pago e instrucciones de pago.
Todo lo demás depende de dónde estés, a quién factures y si estás registrado a efectos de IVA, GST o impuesto sobre ventas.
Obligatorio frente a recomendado: la lista completa
| Elemento | Por qué importa | ¿Suele ser obligatorio? |
|---|---|---|
| Rótulo «Factura» | La distingue de un presupuesto o un recibo | Sí (la redacción varía) |
| Número de factura | Identificación única, pista de auditoría | Sí, en las facturas con IVA/GST |
| Fecha de la factura (de emisión) | Inicia las condiciones de pago y determina el periodo impositivo | Sí |
| Fecha de la operación o entrega | Determina cuándo se devenga el impuesto si es distinta de la fecha de emisión | A menudo, en facturas con IVA |
| Nombre legal y dirección del vendedor | Identifica a quién hay que pagar y quién debe el impuesto | Sí |
| Identificación fiscal del vendedor (IVA/GST/ABN) | Permite al comprador deducir el impuesto soportado | Sí, si estás registrado |
| Datos de registro de la sociedad | Algunos países los exigen en los documentos mercantiles | Depende del país y del tipo de entidad |
| Nombre y dirección del comprador | Identifica quién debe el dinero | Sí, en las facturas completas con IVA |
| Identificación fiscal del comprador | Necesaria para la inversión del sujeto pasivo y algunas facturas B2B | A veces |
| Descripción de los bienes o servicios | Muestra qué se paga | Sí |
| Cantidad y precio unitario | Permite al comprador verificar el total | Sí, en las facturas con IVA en la UE y el Reino Unido |
| Base imponible por tipo impositivo | Cálculo correcto del impuesto | Sí, en las facturas con IVA |
| Tipo y cuota del impuesto | Permite al comprador deducir el impuesto | Sí, si se cobra impuesto |
| Importe total y moneda | Lo que hay que pagar | Sí |
| Mención de exención o inversión del sujeto pasivo | Explica por qué no se cobra impuesto | Sí, cuando proceda |
| Fecha de vencimiento / condiciones de pago | Fija el plazo de pago | Muy recomendable |
| Medios de pago y datos bancarios | Elimina fricciones | Muy recomendable |
| N.º de pedido / referencia del cliente | Muchas empresas no pueden aprobar facturas sin ella | Cuando el cliente usa pedidos |
| Logotipo, nota de agradecimiento | Profesionalidad | Opcional |
Tus datos (el vendedor)
Incluye tu nombre legal: el de la persona o empresa que presta legalmente el servicio. Si trabajas con otro nombre comercial, muestra ambos («Jane Smith, que opera como Smith Copywriting»). Añade tu dirección, un correo electrónico que alguien lea de verdad y tu número de identificación fiscal si lo tienes.
Si eres una sociedad, consulta las normas de tu país: el Reino Unido, por ejemplo, exige que las sociedades muestren su denominación registrada, y los documentos mercantiles suelen llevar el número de sociedad y el domicilio social. Muchos países de la UE tienen normas de divulgación similares para la correspondencia y las facturas mercantiles.
Los datos de tu cliente (el comprador)
Usa el nombre de la entidad legal del cliente, no el de una marca ni el de una persona, salvo que factures a un particular. Las grandes organizaciones suelen tener varias entidades legales; las facturas dirigidas a la equivocada rebotan.
Incluye el número de IVA del comprador cuando apliques la inversión del sujeto pasivo en una venta B2B transfronteriza en la UE, y siempre que la normativa local lo exija. Las normas del GST de Australia, por ejemplo, exigen que las facturas fiscales de 1.000 AUD o más muestren la identidad o el ABN del comprador.
Fechas y numeración
- Fecha de la factura: el día en que la emites.
- Fecha de la operación (devengo): la fecha en que se entregaron los bienes o se completaron los servicios, si es distinta.
- Fecha de vencimiento: cuándo debe llegar el pago. Consulta las condiciones de pago explicadas.
- Número de factura: único y correlativo. Lee la numeración de facturas para conocer los formatos que dejan tranquilos a los auditores.
Conceptos
En cada línea incluye una descripción clara, la cantidad, el precio unitario (sin impuestos) y el importe de la línea. Si aplicas distintos tipos de impuesto a distintos conceptos, muestra el tipo en cada línea o agrupa las líneas por tipo.
Las buenas descripciones son específicas: «Redacción: 5 páginas de producto (aprox. 300 palabras cada una), con 1 ronda de revisión» es mejor que «Redacción». Si tu cliente tiene que preguntar qué es algo, acabas de añadir días a tu plazo de cobro.
Totales e impuestos
Muestra el cálculo con transparencia:
| Línea | Ejemplo |
|---|---|
| Subtotal (neto) | 2.000,00 € |
| Descuento (10 %) | −200,00 € |
| Base imponible | 1.800,00 € |
| IVA 21 % | 378,00 € |
| Total a pagar (EUR) | 2.178,00 € |
Si no cobras impuestos, explica por qué. Ejemplos habituales:
- No registrado por estar por debajo del umbral: algunos países exigen una mención específica (la norma alemana de pequeñas empresas, por ejemplo, suele citarse como «§ 19 UStG»).
- Inversión del sujeto pasivo en un servicio B2B transfronterizo: indica «Inversión del sujeto pasivo» y muestra ambos números de IVA. Consulta cómo cobrar el IVA en las facturas.
- Operación exenta: cita la exención donde lo exijan tus normas locales.
- Exportación fuera del territorio fiscal: indica que tributa al tipo cero o que no está sujeta, según corresponda.
Los vendedores de EE. UU. deben leer el impuesto sobre ventas en las facturas de EE. UU., donde las normas dependen de cada estado.
Información de pago
Las facturas que se cobran antes le dicen al cliente exactamente cómo pagar:
- Nombre del banco, titular de la cuenta, IBAN o número de cuenta y BIC/SWIFT (o número de ruta en EE. UU.).
- Un enlace de pago si aceptas tarjetas o pagos online.
- La referencia que debe usarse (el número de factura).
- La moneda aceptada y quién asume las comisiones bancarias en las transferencias internacionales. Si facturas al extranjero, consulta facturar en moneda extranjera.
Condiciones y notas
Mantén el texto del pie breve y útil: condiciones de pago, intereses o cargos por demora (solo si se pactaron en el contrato o la ley los permite), menciones legales obligatorias y un agradecimiento. Si trabajas con igualas o facturación recurrente, indica el periodo cubierto («Servicios de noviembre de 2026»).
Facturas simplificadas
Varios sistemas fiscales permiten una factura «simplificada» más corta para importes pequeños, normalmente en ventas minoristas. La Directiva del IVA de la UE permite a los Estados miembros admitir facturas simplificadas para importes de hasta 100 € (algunos fijan otros límites), y el Reino Unido permite facturas de IVA simplificadas para operaciones de hasta 250 £ con IVA incluido. Una factura simplificada puede omitir datos como la dirección del comprador, pero no sirve en todas las situaciones (por ejemplo, en las operaciones intracomunitarias). En caso de duda, emite una factura completa.
Casos especiales
- Las facturas proforma no son facturas fiscales; son presupuestos anticipados en forma de factura. Consulta factura proforma.
- Las correcciones deben gestionarse con una nota de crédito, no editando la original.
- Facturación electrónica: en países como Italia y, cada vez más, Alemania, Francia, Polonia y otros, algunas facturas exigen formatos electrónicos estructurados. Consulta qué es una factura electrónica.
- Los recibos confirman el pago y contienen datos distintos; consulta factura vs. recibo o crea uno con el generador de recibos.
Lista de comprobación imprimible
- Rótulo «Factura»
- Número de factura único y correlativo
- Fecha de la factura, fecha de la operación (si es distinta) y fecha de vencimiento
- Tu nombre legal, dirección, datos de contacto e identificación fiscal
- Nombre legal y dirección del cliente (y su identificación fiscal si se exige)
- Número de pedido o referencia del cliente, si la usa
- Conceptos claros con cantidad, precio unitario e importe de la línea
- Subtotal, descuentos, tipo(s) e importe(s) del impuesto
- Total a pagar con la moneda
- Motivo de la ausencia de impuesto, si procede
- Medios de pago, datos bancarios y referencia de pago
- Condiciones de pago y cualquier condición pactada por pago tardío
Para conocer los requisitos específicos de cada país, consulta nuestras plantillas de factura por país.
Esta lista refleja normas y buenas prácticas ampliamente extendidas. Los requisitos difieren según el país y cambian con el tiempo; no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Consulta con tu administración tributaria o con un contable según tu situación.