Uma fatura sem um dado importante pode ser recusada pelo setor financeiro do cliente, rejeitada por uma autoridade fiscal ou simplesmente ficar numa pilha enquanto alguém manda um e-mail perguntando. Este guia lista tudo o que uma fatura deve incluir, separa o que é exigido por lei nos sistemas mais comuns do que é boa prática e termina com um checklist para imprimir.
Se quiser sair na frente, o gerador de fatura do BillKit já tem um campo para cada item abaixo.
A resposta curta
Quase toda fatura no mundo deve incluir:
- A palavra “Fatura” (ou “Tax Invoice”, onde esse termo é usado)
- Um número de fatura único e sequencial
- A data da fatura (e a data do fornecimento, se for diferente)
- Seu nome, endereço e número de identificação fiscal (se for registrado)
- Nome e endereço do cliente (e o número fiscal dele, quando exigido)
- Uma descrição de cada item: quantidade, preço unitário e total da linha
- Subtotal, alíquota e valor do imposto e total a pagar, em uma moeda informada
- Data de vencimento e instruções de pagamento
Todo o resto depende de onde você está, de quem você está cobrando e de você ser ou não registrado para IVA, GST ou imposto sobre vendas.
Obrigatório x recomendado: a lista completa
| Elemento | Por que importa | Geralmente obrigatório? |
|---|---|---|
| Identificação “Fatura” / “Tax Invoice” | Distingue o documento de um orçamento ou recibo | Sim (a redação varia) |
| Número da fatura | Identificação única e trilha de auditoria | Sim, em faturas de IVA/GST |
| Data da fatura (emissão) | Inicia as condições de pagamento e define o período de apuração do imposto | Sim |
| Data do fornecimento/entrega | Define quando o imposto é devido, se for diferente da emissão | Muitas vezes, em faturas de IVA |
| Razão social e endereço do vendedor | Identifica quem deve receber e quem deve o imposto | Sim |
| Identificação fiscal do vendedor (CNPJ/CPF, IVA/GST/ABN) | Permite ao comprador recuperar o imposto sobre insumos | Sim, se for registrado |
| Dados de registro da empresa | Alguns países os exigem em documentos comerciais | Depende do país e do tipo de entidade |
| Nome e endereço do comprador | Identifica quem deve o dinheiro | Sim, em faturas de IVA completas |
| Identificação fiscal do comprador | Necessária em reverse charge e em algumas faturas B2B | Às vezes |
| Descrição dos produtos/serviços | Mostra pelo que se está pagando | Sim |
| Quantidade e preço unitário | Permite ao comprador conferir o total | Sim, em faturas de IVA na UE e no Reino Unido |
| Valor líquido por alíquota | Cálculo correto do imposto | Sim, em faturas de IVA |
| Alíquota e valor do imposto | Permite ao comprador recuperar o imposto | Sim, se houver cobrança de imposto |
| Valor total e moeda | O que precisa ser pago | Sim |
| Texto de isenção ou de reverse charge | Explica por que não há cobrança de imposto | Sim, quando aplicável |
| Vencimento / condições de pagamento | Define o prazo de pagamento | Muito recomendado |
| Formas de pagamento e dados bancários | Elimina atritos | Muito recomendado |
| Nº do pedido / referência do cliente | Muitas empresas não aprovam faturas sem ele | Quando o cliente usa pedidos de compra |
| Logotipo, mensagem de agradecimento | Profissionalismo | Opcional |
Seus dados (o vendedor)
Inclua a sua razão social, ou seja, o nome da pessoa ou empresa que presta o serviço legalmente. Se você atua com outro nome, mostre os dois (“Jane Silva, atuando como Silva Redação”). Acrescente seu endereço, um e-mail que alguém realmente leia e o seu número fiscal, se tiver (no Brasil, o CNPJ ou o CPF).
Se você é uma sociedade empresarial, confira as regras do seu país: o Reino Unido, por exemplo, exige que as empresas mostrem a razão social registrada, e os documentos comerciais costumam trazer o número da empresa e o endereço da sede. Muitos países da UE têm regras de divulgação semelhantes para cartas e faturas comerciais.
Os dados do cliente (o comprador)
Use a razão social do cliente, e não o nome de uma marca ou de uma pessoa, a menos que você esteja cobrando uma pessoa física. Grandes organizações costumam ter várias pessoas jurídicas, e faturas endereçadas à errada são devolvidas.
Inclua o número de IVA do comprador quando você aplicar o reverse charge em uma venda B2B transfronteiriça na UE e sempre que as regras locais exigirem. As regras de GST da Austrália, por exemplo, exigem que as tax invoices de A$ 1.000 ou mais mostrem a identidade ou o ABN do comprador.
Datas e numeração
- Data da fatura: a data em que você a emite.
- Data do fornecimento (fato gerador): a data em que os bens foram entregues ou os serviços concluídos, se for diferente.
- Vencimento: quando o pagamento deve chegar. Veja condições de pagamento explicadas.
- Número da fatura: único e sequencial. Leia numeração de faturas para conhecer formatos que agradam os auditores.
Itens da fatura
Em cada linha, inclua uma descrição clara, a quantidade, o preço unitário (sem imposto) e o total da linha. Se você aplica alíquotas diferentes a itens diferentes, mostre a alíquota por linha ou agrupe as linhas por alíquota.
Boas descrições são específicas: “Redação: 5 páginas de produto (cerca de 300 palavras cada), incluindo 1 rodada de revisão” é melhor que “Redação”. Se o cliente precisar perguntar o que algo significa, você acabou de somar dias ao seu prazo de recebimento.
Totais e impostos
Mostre o cálculo de forma transparente:
| Linha | Exemplo |
|---|---|
| Subtotal (líquido) | € 2.000,00 |
| Desconto (10%) | −€ 200,00 |
| Valor tributável | € 1.800,00 |
| IVA 21% | € 378,00 |
| Total a pagar (EUR) | € 2.178,00 |
Se você não cobra imposto, diga por quê. Exemplos comuns:
- Não registrado por estar abaixo do limite: alguns países exigem uma declaração específica (a regra alemã para pequenas empresas, por exemplo, costuma ser citada como “§ 19 UStG”).
- Reverse charge em um serviço B2B transfronteiriço: indique “Reverse charge” e mostre os dois números de IVA. Veja como cobrar IVA nas faturas.
- Fornecimento isento: cite a isenção quando as regras locais exigirem.
- Exportação para fora da área tributária: indique que a operação tem alíquota zero ou não está sujeita a imposto, conforme o caso.
Vendedores dos EUA devem ler imposto sobre vendas em faturas nos EUA, onde as regras são estaduais.
Dados de pagamento
As faturas pagas mais rápido dizem ao cliente exatamente como pagar:
- Banco, titular da conta, agência e conta (ou IBAN e BIC/SWIFT, em pagamentos internacionais) e, se aceitar, a chave Pix
- Um link de pagamento, se você aceita cartões ou pagamentos online
- A referência a usar (o número da fatura)
- A moeda aceita e quem arca com as tarifas bancárias em transferências internacionais. Se você fatura no exterior, veja faturar em moeda estrangeira.
Condições e observações
Mantenha o texto do rodapé curto e útil: condições de pagamento, juros ou multa por atraso (somente se combinados em contrato ou permitidos por lei), declarações legais exigidas e um agradecimento. Se você trabalha com mensalidades ou cobrança recorrente, informe o período coberto (“Serviços de novembro de 2026”).
Faturas simplificadas
Vários sistemas tributários permitem uma fatura “simplificada”, mais curta, para valores pequenos, normalmente vendas no varejo. A Diretiva do IVA da UE permite que os Estados-membros aceitem faturas simplificadas para valores de até € 100 (alguns definem limites diferentes), e o Reino Unido permite faturas de IVA simplificadas para fornecimentos de até £ 250 com IVA incluso. Uma fatura simplificada pode omitir dados como o endereço do comprador, mas não pode ser usada em todas as situações (por exemplo, fornecimentos intra-UE). Na dúvida, emita uma fatura completa.
Casos especiais
- Faturas proforma não são documentos fiscais; são orçamentos antecipados em formato de fatura. Veja fatura proforma.
- Correções devem ser feitas com uma nota de crédito, e não editando o original.
- Fatura eletrônica: países como a Itália e, cada vez mais, a Alemanha, a França, a Polônia e outros exigem formatos eletrônicos estruturados em algumas faturas. Veja o que é uma fatura eletrônica.
- Recibos confirmam o pagamento e contêm dados diferentes. Veja fatura x recibo ou crie um no gerador de recibo.
Checklist para imprimir
- Identificação “Fatura” ou “Tax Invoice”
- Número de fatura único e sequencial
- Data da fatura, data do fornecimento (se for diferente) e vencimento
- Sua razão social, endereço, dados de contato e identificação fiscal
- Razão social e endereço do cliente (e identificação fiscal, se exigida)
- Nº do pedido ou referência do cliente, se ele usar
- Itens claros, com quantidade, preço unitário e total da linha
- Subtotal, descontos, alíquota(s) e valor(es) do imposto
- Total a pagar, com a moeda
- Motivo da ausência de imposto, se aplicável
- Formas de pagamento, dados bancários e referência de pagamento
- Condições de pagamento e eventuais condições combinadas para atraso
Para requisitos específicos de cada país, veja nossos modelos de fatura por país.
Este checklist reflete regras e boas práticas amplamente usadas. Os requisitos variam por país e mudam com o tempo; ele não constitui orientação jurídica ou fiscal. Consulte a sua autoridade fiscal ou um contador para a sua situação. No Brasil, a fatura não substitui a nota fiscal, quando esta for exigida para a sua atividade.