Wer mit Kunden im Ausland arbeitet, rechnet oft in einer Währung ab, die nicht die eigene ist. Das wirft praktische Fragen auf: Welche Währung sollten Sie nutzen, müssen Sie einen Wechselkurs ausweisen, wie wird die Umsatzsteuer behandelt, und warum ist weniger angekommen, als Sie berechnet haben? Dieser Ratgeber beantwortet sie mit Beispielen.
Dürfen Sie in Fremdwährung abrechnen?
In den meisten Ländern ja. Sie dürfen Rechnungen grundsätzlich in jeder Währung ausstellen, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbaren. Die wichtigsten Ausnahmen betreffen Steuern: In Umsatzsteuersystemen wie der EU und dem Vereinigten Königreich dürfen Sie in Fremdwährung abrechnen, doch der Umsatzsteuerbetrag muss zusätzlich in Ihrer Landeswährung angegeben werden (mehr dazu unten). Einige Länder schränken außerdem ein, in welcher Währung inländische Umsätze beglichen werden dürfen; prüfen Sie daher die lokalen Regeln, wenn Sie inländischen Kunden in Fremdwährung berechnen.
Die Währung wählen
| Option | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Ihre Währung | Sie wissen genau, was Sie erhalten; kein Wechselkursrisiko für Sie | Der Kunde trägt das Risiko und findet es womöglich unbequemer; kann Aufträge kosten |
| Währung des Kunden | Für den Kunden leichter freizugeben und zu zahlen; wettbewerbsfähig | Ihr Einkommen schwankt mit dem Wechselkurs |
| Eine große Drittwährung (USD, EUR) | Im internationalen Handel üblich; weithin akzeptiert | Beide Seiten können Umtauschkosten haben |
Einige Faustregeln:
- Vereinbaren Sie die Währung im Vertrag oder Angebot, nicht erst auf der Rechnung.
- Wenn Sie in der Währung des Kunden kalkulieren, planen Sie bei längeren Projekten einen Puffer für Kursbewegungen und Umtauschgebühren ein.
- Bei langen oder großen Verträgen erwägen Sie eine Wechselkursklausel – z. B. werden die Preise überprüft, wenn sich der Kurs um mehr als 5 % bewegt.
So zeigen Sie die Währung auf der Rechnung
Mehrdeutigkeit kostet Geld. „$“ kann US-, kanadische, australische, Singapur-Dollar oder viele andere Dollar bedeuten. Verwenden Sie mindestens einmal den dreistelligen ISO-4217-Code, am besten neben dem Gesamtbetrag:
USD 2.400,00oder2.400,00 US-$EUR 1.850,00(in vielen europäischen Ländern markiert das Komma die Dezimalstellen und der Punkt die Tausender)GBP 3.000,00JPY 250.000(keine Dezimalstellen)
Nennen Sie die Währung in jeder Betragsspalte oder einmal in einer deutlich beschrifteten Kopfzeile („Alle Beträge in EUR“).
Umsatzsteuer und Fremdwährungen
EU
Nach der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie darf eine Rechnung in jeder Währung ausgestellt werden, doch die zu zahlende Umsatzsteuer muss in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Steuer geschuldet wird (z. B. polnischer Złoty, schwedische Krone oder tschechische Krone für die jeweilige inländische Umsatzsteuer). Die Umrechnung erfolgt mit dem letzten Kurs des repräsentativsten Devisenmarkts; Mitgliedstaaten können den letzten Kurs der Europäischen Zentralbank zulassen. Unternehmen im Euroraum, die z. B. in USD abrechnen, weisen die Umsatzsteuer in EUR aus.
Vereinigtes Königreich
Sind Sie im Vereinigten Königreich umsatzsteuerlich registriert und rechnen in Fremdwährung ab, muss die Rechnung die gesamte VAT in Pfund Sterling ausweisen. HMRC akzeptiert mehrere Umrechnungsmethoden, darunter den Marktkurs zum Zeitpunkt der Leistung und die von HMRC veröffentlichten Periodenkurse, einheitlich angewendet.
Reverse Charge und Ausfuhr
Wird keine Umsatzsteuer berechnet – etwa beim Reverse Charge oder bei einer Ausfuhr –, gibt es keinen Umsatzsteuerbetrag umzurechnen, doch Sie benötigen für Ihre Umsatzsteuer-Erklärung und Buchführung weiterhin den Wert des Umsatzes in Landeswährung.
Beispiel: polnischer umsatzsteuerlich registrierter Leistender rechnet in EUR ab
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Softwareentwicklung, Oktober 2026 | EUR 5.000,00 |
| Umsatzsteuer 23 % | EUR 1.150,00 |
| Rechnungsbetrag | EUR 6.150,00 |
| Umsatzsteuer in PLN zum Kurs 4,2500 PLN/EUR (Quelle: NBP, 27. Okt. 2026) | PLN 4.887,50 |
(Der gezeigte Wechselkurs ist beispielhaft. Verwenden Sie Kurs und Quelle, die die Regeln Ihres Landes verlangen – in Polen verweisen sie etwa auf die Kurse der Polnischen Nationalbank.)
Bezahlt werden: Bankgebühren und Zahlungsmethoden
Internationale Banküberweisungen können wegen Gebühren zwischengeschalteter Banken weniger ankommen lassen. Bei SWIFT-Überweisungen wählt der Absender, wer die Gebühren trägt:
| Code | Wer zahlt die Gebühren | Was Sie erhalten |
|---|---|---|
| OUR | Absender zahlt alle Gebühren | In der Regel den vollen Betrag |
| SHA | Geteilt – jede Seite zahlt die Gebühren ihrer Bank | Oft etwas weniger als berechnet |
| BEN | Begünstigter (Sie) zahlt alle Gebühren | Weniger als berechnet |
So schützen Sie sich:
- Vermerken Sie auf der Rechnung: „Bitte zahlen Sie in EUR mit Gebührenteilung OUR bzw. stellen Sie sicher, dass der volle Rechnungsbetrag eingeht.“
- Geben Sie, falls Sie ein Mehrwährungskonto haben, lokale Bankdaten in der Währung des Kunden an – der Kunde kann dann wie bei einer Inlandsüberweisung zahlen, was günstiger und schneller ist.
- Bei SEPA-Zahlungen in Euro innerhalb des SEPA-Raums werden die Gebühren grundsätzlich geteilt, und die Überweisungen sind meist günstig.
- Karten- und Online-Zahlungsdienste machen Auslandszahlungen einfach, berechnen aber Umtausch- und Bearbeitungsgebühren; prüfen Sie die Gesamtkosten.
Geben Sie bei internationalen Überweisungen IBAN und BIC/SWIFT an; US-Kunden benötigen eventuell zusätzlich die Anschrift Ihrer Bank, und US-Konten werden mit Kontonummer und ABA-Routing-Number bezahlt.
Kursdifferenzen in Ihrer Buchführung
Wenn Sie in Fremdwährung abrechnen, weicht der in Ihrer Währung eingehende Betrag meist von dem ab, den Sie zum Rechnungsdatum erfasst haben. Diese Differenz ist ein realisierter Kursgewinn oder -verlust.
Beispiel: Eine Freelancerin im Vereinigten Königreich stellt am 1. Oktober 2.000 USD in Rechnung, als der Kurs 1,30 USD/GBP beträgt – erfasst als 1.538,46 £. Der Kunde zahlt am 31. Oktober, als der Kurs 1,33 beträgt; die Bank wandelt 2.000 USD in 1.503,76 £ um (vor Gebühren). Die Differenz von 34,70 £ ist in der Buchführung ein Wechselkursverlust. Die Rechnung selbst ändert sich nicht, und der Kunde schuldete – und zahlte – weiterhin 2.000 USD.
Wie genau Sie das buchen, hängt von Ihrer Buchführungsmethode und Ihrem Land ab; fragen Sie Ihren Steuerberater, wenn Sie regelmäßig in Fremdwährung abrechnen.
Checkliste für Rechnungen in Fremdwährung
- Währung vor der Rechnungsstellung schriftlich vereinbart
- ISO-Währungscode neben dem Gesamtbetrag
- Zahlenformat eindeutig (Dezimal- und Tausendertrennzeichen)
- Umsatzsteuer, wo erforderlich, in Landeswährung ausgewiesen, mit Kurs und Quelle
- Korrekte umsatzsteuerliche Behandlung (Inland, Reverse Charge, Ausfuhr) vermerkt
- Internationale Zahlungsangaben (IBAN, BIC/SWIFT oder lokale Daten in der Währung des Kunden)
- Hinweis zu Bankgebühren (z. B. OUR), wenn Sie den vollen Betrag erwarten
- Wechselkurs zum Rechnungsdatum für Ihre Bücher festgehalten
Umsetzung in BillKit
Der BillKit-Rechnungsgenerator unterstützt eine breite Palette von Weltwährungen und formatiert Beträge passend zur gewählten Währung. Wählen Sie die Währung des Kunden, tragen Sie Ihre internationalen Bankdaten ein und nutzen Sie das Hinweisfeld für den Umsatzsteuerbetrag in Landeswährung und die Kursquelle, wenn Ihre Regeln dies verlangen. Für einmalige Exportaufträge, bei denen der Käufer vor der Zahlung Unterlagen braucht, beginnen Sie mit einer Proforma-Rechnung.
Währungs-, Umsatzsteuer- und Buchführungsregeln unterscheiden sich je nach Land. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Rechts-, Steuer- oder Buchführungsberatung.