Eine Rechnung ist die formelle Aufforderung zur Zahlung. Sie sagt Ihrem Kunden, was er bezogen hat, wie viel er schuldet, wann das Geld fällig ist und wie er bezahlen kann. Eine klare Rechnung wird schneller bezahlt, hält der Prüfung durch Steuerberater und Finanzamt stand und schützt Sie bei Streitigkeiten.
Dieser Ratgeber führt Sie Schritt für Schritt durch das Schreiben einer Rechnung vom leeren Blatt an, mit einem Musterbeispiel am Ende. Wenn Sie lieber ein Formular ausfüllen, folgt der kostenlose Rechnungsgenerator genau derselben Struktur und liefert am Ende ein PDF.
Was eine Rechnung leisten muss
Bevor es um Felder und Layout geht, hilft es zu wissen, was eine gute Rechnung leistet. Jeder – Ihr Kunde, dessen Buchhaltung, Ihr Steuerberater oder ein Betriebsprüfer – sollte fünf Fragen beantworten können, ohne bei Ihnen nachfragen zu müssen:
- Wer stellt wem eine Rechnung? (Rechnungsaussteller und -empfänger mit rechtlichen Angaben)
- Was wurde geliefert oder geleistet? (Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise)
- Wann wurde geliefert bzw. geleistet, und wann wurde die Rechnung ausgestellt?
- Wie viel wird geschuldet, einschließlich Steuer?
- Wie und bis wann ist zu zahlen?
Jeder der folgenden Schritte dient einer dieser Fragen.
Schritt 1: Ihre Unternehmensangaben an den Anfang
Beginnen Sie mit Ihren eigenen Angaben, meist in der oberen linken oder rechten Ecke:
- Ihr Firmenname (und Ihr bürgerlicher Name, falls abweichend – ein Einzelunternehmer, der unter „Blaufarn Design“ auftritt, sollte in der Regel auch seinen eigenen Namen angeben)
- Postanschrift
- E-Mail und Telefon
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), sofern vorhanden
- Handelsregisternummer, wenn Sie eine eingetragene Gesellschaft sind und die lokalen Vorschriften dies verlangen
- Ihr Logo, falls vorhanden – optional, macht das Dokument aber sofort wiedererkennbar
Schritt 2: Die Angaben zum Kunden ergänzen
Direkt darunter oder gegenüber geben Sie an, an wen die Rechnung gerichtet ist:
- Der vollständige Name des Kunden-Unternehmens (nicht nur der Ansprechpartner)
- Seine Rechnungsanschrift
- Ein Ansprechpartner oder eine Abteilung („Kreditorenbuchhaltung“), falls gewünscht
- Seine Steuernummer, wenn Sie ein Unternehmen in einem System beliefern, in dem sie verlangt wird – zum Beispiel müssen innergemeinschaftliche Rechnungen mit Reverse Charge die USt-IdNr. des Kunden enthalten
Tipp: Fragen Sie neue Kunden vor der ersten Rechnung nach ihren genauen Rechnungsdaten. Ein großes Unternehmen kann eine Rechnung zurückweisen, die an die falsche Gesellschaft adressiert ist oder bei der die Bestellnummer fehlt.
Schritt 3: Eindeutig bezeichnen und fortlaufend nummerieren
Schreiben Sie das Wort „Rechnung“ gut sichtbar an den Anfang. In Ländern, die den Begriff „Tax Invoice“ verwenden (z. B. Australien, Neuseeland, Indien), bezeichnen Sie die Rechnung entsprechend.
Vergeben Sie dann eine Rechnungsnummer. Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein – die meisten Finanzbehörden erwarten eine lückenlose Reihe. Ein einfaches, robustes Format ist RE-2026-0001, RE-2026-0002 und so weiter. Unser Ratgeber zur Rechnungsnummer behandelt Formate, mehrere Nummernkreise und den Umgang mit übersprungenen oder stornierten Nummern.
Schritt 4: Die Daten angeben
Die meisten Rechnungen brauchen mindestens zwei Daten:
| Datum | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungsdatum | Der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Zahlungsfristen laufen in der Regel ab diesem Datum. |
| Fälligkeitsdatum | Das Datum, bis zu dem die Zahlung eingegangen sein muss. Ein konkretes Datum („fällig am 27.11.2026“) ist klarer als nur „30 Tage netto“. |
| Leistungsdatum (falls abweichend) | Wann die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wurde. In vielen Ländern bei Umsatzsteuer-Rechnungen Pflicht, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. |
Wenn Sie unsicher sind, welche Bedingungen Sie wählen sollen, lesen Sie Zahlungsbedingungen erklärt.
Schritt 5: Leistungen oder Waren als Positionen auflisten
Das ist das Herzstück der Rechnung. Jede Zeile sollte enthalten:
- Beschreibung – so konkret, dass jemand, der nicht dabei war, sie versteht. „Webarbeiten“ ist schwach; „Neugestaltung der Startseite – 3 Layout-Entwürfe + 2 Korrekturschleifen“ ist stark.
- Menge – Stunden, Tage, Stück, Wörter oder einfach 1 bei Pauschalpreisen
- Einzelpreis – der Preis pro Einheit, vor Steuer
- Zeilensumme – Menge × Einzelpreis
Fassen Sie zusammengehörige Arbeiten zusammen, aber packen Sie nicht alles in eine vage Zeile. Detaillierte Positionen beantworten Fragen, bevor sie gestellt werden – und Rückfragen sind der häufigste Grund, warum eine Rechnung unbezahlt liegen bleibt.
Schritt 6: Zwischensumme, Rabatte, Steuer und Gesamtbetrag berechnen
Rechnen Sie von den Positionen aus abwärts:
- Zwischensumme (netto) – die Summe aller Zeilensummen
- Rabatt – falls vorhanden, als eigene negative Zeile, damit er sichtbar ist
- Umsatzsteuer – MwSt./USt., berechnet auf den steuerpflichtigen Betrag und mit Steuersatz ausgewiesen (z. B. „19 % USt.“)
- Versand oder sonstige Kosten, falls zutreffend
- Rechnungsbetrag – der Betrag, den der Kunde zahlen soll, mit eindeutig angegebener Währung
Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, berechnen Sie keine Umsatzsteuer. In vielen Ländern müssen kleine, nicht registrierte Unternehmen einen Hinweis aufnehmen, warum keine Steuer berechnet wird – in Deutschland etwa als Kleinunternehmer nach § 19 UStG („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“). Details finden Sie in Umsatzsteuer auf Rechnungen und Sales Tax auf US-Rechnungen.
Schritt 7: Erklären, wie bezahlt wird
Machen Sie es leicht, Sie zu bezahlen:
- Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN, BIC)
- Gegebenenfalls ein Zahlungslink oder akzeptierte Karten-/PayPal-Optionen
- Den Verwendungszweck – normalerweise die Rechnungsnummer
- Wer bei internationalen Zahlungen die Überweisungsgebühren trägt, falls relevant
Schritt 8: Bedingungen und Hinweise ergänzen
Die Fußzeile ist der Ort für:
- Zahlungsbedingungen („Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“)
- Regelungen zu Zahlungsverzug, soweit Ihr Vertrag oder das Gesetz sie zulässt (Zinsen oder Pauschale)
- Gesetzlich erforderliche Hinweise (z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Befreiungsvermerke)
- Ein kurzes Dankeschön – es kostet nichts und liest sich gut
Schritt 9: Prüfen, als PDF speichern und senden
Gehen Sie vor dem Versand diese Checkliste durch:
- Name und Anschrift des Kunden stimmen
- Die Rechnungsnummer ist eindeutig und schließt an die letzte an
- Die Daten stimmen und das Fälligkeitsdatum ist ausdrücklich genannt
- Jede Zeile hat Menge, Einzelpreis und Zeilensumme, und die Rechnung geht auf
- Steuersatz und -betrag stimmen (oder der Grund für fehlende Steuer ist angegeben)
- Die Währung ist angegeben
- Die Zahlungsangaben sind vollständig und korrekt
- Bestellnummer oder Referenz des Kunden sind aufgeführt, falls gewünscht
Versenden Sie Rechnungen als PDF, nicht als bearbeitbares Dokument – das wirkt professionell, druckt konsistent und lässt sich nicht versehentlich ändern. Geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen, etwa RE-2026-0042_Blaufarn-Design.pdf, und senden Sie sie an die Person oder Adresse, die für die Zahlung zuständig ist – nicht nur an Ihren Alltagskontakt.
Musterbeispiel
Hier eine vollständige Rechnung einer umsatzsteuerpflichtigen Designerin aus Deutschland an einen deutschen Kunden:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Von | Blaufarn Design GmbH, Marktstraße 12, 50667 Köln · USt-IdNr. DE123456789 |
| Rechnung an | Nordwind Kaffee GmbH, Hafenweg 5, 20457 Hamburg |
| Rechnungsnr. | RE-2026-0042 |
| Rechnungsdatum | 28. Oktober 2026 |
| Fälligkeitsdatum | 27. November 2026 (30 Tage) |
| Bestellnummer | NW-PO-7781 |
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Zeilensumme |
|---|---|---|---|
| Markenidentität: Logo-Entwürfe + 2 Korrekturschleifen | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Gestaltung von Verpackungsetiketten (3 Sorten) | 3 | 250,00 € | 750,00 € |
| Druckfertige Dateiaufbereitung (Stunden) | 4 | 60,00 € | 240,00 € |
| Zwischensumme (netto) | 2.190,00 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 416,10 € | ||
| Rechnungsbetrag (EUR) | 2.606,10 € |
Fußzeile: „Bitte überweisen Sie den Betrag auf das Konto der Blaufarn Design GmbH, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, unter Angabe von RE-2026-0042. Vielen Dank für Ihren Auftrag.“
(Bank- und Steuernummern oben sind Platzhalter.)
Häufige Fehler
- Vage Beschreibungen. Sie führen zu Rückfragen und verzögern die Zahlung.
- Kein Fälligkeitsdatum. „Zahlbar bei Erhalt“ wird oft als „irgendwann“ verstanden. Nennen Sie ein Datum.
- Nummern wiederverwenden oder ohne Vermerk überspringen. Das erzeugt Probleme bei Prüfungen.
- Steuer berechnen, für die Sie nicht registriert sind – oder Steuer vergessen, die Sie berechnen müssen.
- Eine Rechnung nach dem Versand ändern. Wenn etwas falsch war, stellen Sie eine Gutschrift und eine korrigierte Rechnung aus, statt das Original stillschweigend zu ändern.
- An die falsche Person senden. Fragen Sie, wer beim Kunden Rechnungen bearbeitet.
Rechnung, Angebot und Quittung im Vergleich
Eine Rechnung wird nach (oder zu vereinbarten Meilensteinen der) Leistung gesendet und fordert zur Zahlung auf. Ein Angebot wird vorher gesendet und schlägt einen Preis vor; eine Quittung wird nach der Zahlung gesendet und bestätigt den Erhalt. Wenn Sie eines davon brauchen, nutzen Sie den Angebotsgenerator oder den Quittungsgenerator und lesen Sie Rechnung vs. Quittung für die Unterschiede.
Rechnungsanforderungen unterscheiden sich je nach Land, besonders für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Dieser Ratgeber beschreibt verbreitete gute Praxis und ist keine Rechts- oder Steuerberatung – prüfen Sie die lokalen Regeln oder fragen Sie einen Steuerberater. Unsere Rechnungsvorlagen nach Land fassen übliche lokale Anforderungen zusammen.