„E-Rechnung“ klingt, als meine es jede per E-Mail versandte Rechnung. Im Steuerrecht ist das nicht so. Weltweit machen Regierungen strukturierte elektronische Rechnungen verpflichtend – oft über eine staatliche Plattform geleitet oder in Echtzeit dorthin gemeldet. Wenn Sie an Unternehmen in Ländern wie Italien, Mexiko, Indien, Polen, Deutschland oder Frankreich verkaufen, betreffen diese Regeln Sie bereits oder bald. Dieser Ratgeber erklärt, was eine E-Rechnung ist, welche Formate üblich sind und wie der Stand in wichtigen Ländern aussieht.
Die E-Rechnungs-Regeln ändern sich schnell, und Zeitpläne werden oft verschoben oder angepasst. Die folgenden Daten geben die Regeln so wieder, wie sie zum Zeitpunkt der Erstellung beschlossen oder angekündigt waren; prüfen Sie immer die aktuellen offiziellen Hinweise. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung
| PDF-/E-Mail-Rechnung | Strukturierte E-Rechnung | |
|---|---|---|
| Format | Ein visuelles Dokument (PDF, Bild, Word) | Maschinenlesbare Daten (meist XML, manchmal JSON) |
| Gelesen von | Menschen | Software – das System des Käufers kann sie automatisch verarbeiten |
| Standardisierte Felder | Nein | Ja – folgt einem definierten Schema (z. B. EN 16931, UBL, CII) |
| Übermittlung | E-Mail, Upload, Post | Oft über ein Netzwerk (z. B. Peppol) oder eine staatliche Plattform |
| Staatliche Beteiligung | Keine | In vielen Ländern: von der Steuerbehörde geprüft, freigegeben oder gemeldet |
Ein einfaches PDF – auch per E-Mail versandt – ist nach den Pflichtregeln zur E-Rechnung im Allgemeinen keine E-Rechnung. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD / Factur-X (ein PDF mit eingebettetem strukturiertem XML) kann dort als E-Rechnung gelten, wo es akzeptiert wird, weil das XML der rechtlich maßgebliche Teil ist.
Die wichtigsten Modelle
- Nachprüfungs-/Austauschmodell: Unternehmen tauschen strukturierte E-Rechnungen aus (oft über Peppol), und die Steuerbehörde prüft später. Beispiel: die B2B-Pflicht in Belgien und Deutschland.
- Clearance-Modell: Jede Rechnung muss an eine staatliche Plattform übermittelt und dort geprüft werden, bevor (oder während) sie den Käufer erreicht. Beispiele: Italien (SdI), Mexiko (CFDI), Polen (KSeF), Indien (IRP für betroffene Unternehmen).
- Echtzeit-Meldung: Die Rechnung wird zwischen den Parteien ausgetauscht, die Rechnungsdaten werden aber innerhalb kurzer Frist der Behörde gemeldet. Viele Länder kombinieren die Meldung mit einem der obigen Modelle.
Gängige Formate und Standards
| Standard / Format | Wo Sie ihm begegnen |
|---|---|
| EN 16931 | Europäischer semantischer Standard für E-Rechnungen; Grundlage der meisten EU-Formate |
| UBL und UN/CEFACT CII | XML-Syntaxen, die EN 16931 umsetzen |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Rechnungsformat im Peppol-Netzwerk (Belgien, Nordeuropa, Niederlande, Singapur, Australien/Neuseeland u. a.) |
| XRechnung | Deutsches Format für die öffentliche Verwaltung (CIUS von EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | Hybrid aus PDF + XML, genutzt in Deutschland und Frankreich |
| FatturaPA | Italiens XML-Format für das SdI |
| CFDI 4.0 | Mexikos XML-Format |
Europäische Union: ViDA
Das EU-Paket VAT in the Digital Age (ViDA) wurde 2025 verabschiedet. Die Bestandteile zur E-Rechnung in Kürze:
- Mitgliedstaaten können nun nationale B2B-E-Rechnungspflichten einführen, ohne eine besondere EU-Genehmigung zu benötigen.
- Ab dem 1. Juli 2030 werden E-Rechnung und zeitnahe digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend, auf Grundlage des europäischen Standards (EN 16931).
- Nationale E-Rechnungs- und Meldesysteme sollen in den folgenden Jahren an das EU-Modell angeglichen werden.
Nach ViDA ist eine E-Rechnung im EU-Sinne ein strukturiertes Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht – ein PDF allein genügt nicht.
Deutschland
Deutschland hat die B2B-E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen schrittweise eingeführt:
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF) dürfen weiterhin ausgestellt werden; der Empfänger muss dem Erhalt von PDFs zustimmen.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ohne die einfachsten Profile) oder andere EN-16931-konforme Formate, wenn beide Parteien zustimmen. Für einige Umsätze gelten Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) und bestimmte Fahrausweise. B2C-Rechnungen sind nicht erfasst.
Frankreich
Frankreichs B2B-E-Rechnungsreform wurde schon verschoben. Nach dem im Finanzgesetz 2024 festgelegten Zeitplan:
- Ab 1. September 2026: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, und große sowie mittlere Unternehmen müssen sie ausstellen.
- Ab 1. September 2027: Auch kleine und Kleinstunternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
Rechnungen werden über zertifizierte Plattformen (zugelassene private Plattformen) ausgetauscht, und Unternehmen müssen zudem Transaktions- und Zahlungsdaten für B2C- und internationale Verkäufe per E-Reporting melden. Prüfen Sie die aktuellen offiziellen Hinweise zum Stand der Einführung.
Italien (SdI)
Italien war das erste EU-Land mit einer allgemeinen B2B-Pflicht. Seit dem 1. Januar 2019 müssen die meisten inländischen B2B- und B2C-Rechnungen als FatturaPA-XML-Dateien über das Sistema di Interscambio (SdI) der Regierung ausgestellt werden, das sie prüft und zustellt. Die B2G-E-Rechnung ist seit 2014–2015 Pflicht. Ab 2024 wurde die Pflicht auf die meisten kleinen Pauschalbesteuerten (forfettario) ausgeweitet. Rechnungen, die am SdI vorbei laufen, gelten im Allgemeinen als nicht ausgestellt.
Polen (KSeF)
Polens Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) ist eine Clearance-Plattform. Wie angekündigt wurde die Nutzungspflicht 2026 schrittweise eingeführt:
- Ab 1. Februar 2026: Große Steuerpflichtige (Umsatz über 200 Mio. PLN im Jahr 2024) müssen Rechnungen in KSeF ausstellen; alle Unternehmen müssen sie empfangen können.
- Ab 1. April 2026: Die Pflicht erweitert sich auf andere Unternehmen.
- Bis 1. Januar 2027: Erleichterung für die kleinsten Unternehmen (mit niedrigen monatlichen Rechnungsbeträgen) sowie vorübergehende Lockerung einiger Sanktionen.
Jede Rechnung erhält eine KSeF-Nummer, sobald das System sie akzeptiert.
Belgien
Belgien hat die strukturierte B2B-E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend gemacht, mit Peppol BIS als Standardformat, und hat eine Echtzeitmeldung ab 2028 angekündigt.
Indien
Indiens GST-E-Rechnung verlangt von betroffenen Unternehmen, jede B2B-Rechnung auf einem Invoice Registration Portal (IRP) zu registrieren, das eine Invoice Reference Number (IRN) und einen signierten QR-Code zurückgibt. Die Umsatzschwelle wurde seit 2020 stufenweise gesenkt und gilt seit dem 1. August 2023 für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz über 5 Crore ₹. Einige Branchen sind ausgenommen. Eine Rechnung, die hätte registriert werden müssen, es aber nicht wurde, gilt nicht als gültige Steuerrechnung.
Mexiko (CFDI)
Mexiko hat eines der ausgereiftesten Systeme. Praktisch alle Rechnungen müssen als CFDI-XML-Dateien (Comprobante Fiscal Digital por Internet) ausgestellt werden, die ein autorisierter Zertifizierungsanbieter (PAC) im Auftrag der Steuerbehörde (SAT) prüft und stempelt. CFDI 4.0 ist seit dem 1. April 2023 verpflichtend. Jede gestempelte Rechnung erhält eine eindeutige UUID (folio fiscal), und nach der Rechnungsstellung eingehende Zahlungen werden mit einem Zahlungskomplement dokumentiert.
Taiwan (e-GUI)
Taiwan nutzt staatliche Einheitsrechnungen (Government Uniform Invoices, GUI) – nummerierte Rechnungen, deren Nummernkreise die Steuerbehörde für jeweils zwei Monate zuteilt. Elektronische GUIs (e-GUIs) werden ausgestellt und innerhalb kurzer Fristen (z. B. 48 Stunden bei B2C-e-GUIs) auf die E-Rechnungs-Plattform des Finanzministeriums hochgeladen. Verbraucher können sie auf einem „Carrier“ (etwa einem mobilen Barcode) speichern, und sie nehmen automatisch an Taiwans bekannter Rechnungslotterie teil. Ausländische Anbieter elektronischer Dienstleistungen, die in Taiwan registriert sind, stellen Verbrauchern in der Regel Cloud-e-GUIs aus.
Weitere bemerkenswerte Systeme
- Brasilien, Chile, Kolumbien, Peru und andere lateinamerikanische Länder betreiben seit Langem etablierte Clearance-Systeme.
- Saudi-Arabien führt die E-Rechnung (FATOORA) seit Dezember 2021 schrittweise ein, mit Anbindungswellen nach Unternehmensgröße.
- Singapur, Australien und Neuseeland fördern Peppol-basierte E-Rechnungen, bisher hauptsächlich für Lieferanten der öffentlichen Hand.
- Japans Qualified Invoice System (seit Oktober 2023) legt Rechnungsanforderungen für den Konsumsteuerabzug fest, schreibt aber keine strukturierten E-Rechnungen vor.
- Spanien hat eine B2B-E-Rechnungspflicht gesetzlich beschlossen, deren Umsetzung in Phasen erfolgt; prüfen Sie den aktuellen Zeitplan.
Was das für kleine Unternehmen bedeutet
- Klären Sie, ob eine Pflicht für Sie gilt. Das hängt meist davon ab, wo Sie ansässig sind, wo Ihr Kunde sitzt, ob es sich um B2B, B2G oder B2C handelt und manchmal von Ihrem Umsatz.
- Prüfen Sie Ihre Empfangspflichten. In Deutschland und Polen müssen Sie E-Rechnungen zum Beispiel empfangen können, bevor Sie sie ausstellen müssen.
- Wählen Sie ein konformes Werkzeug oder einen Anbieter für betroffene Rechnungen – Buchhaltungssoftware, einen Peppol-Zugangspunkt oder eine zertifizierte Plattform, je nach Land.
- Halten Sie Ihre Daten sauber. E-Rechnungen werden automatisch geprüft; falsche USt-IdNrn. oder fehlende Felder führen zu Zurückweisungen.
- Nutzen Sie PDFs dort, wo sie taugen: B2C-Verkäufe, Länder ohne Pflicht, viele internationale B2B-Rechnungen, Angebote, Quittungen und Proforma-Rechnungen.
Wo BillKit hineinpasst
BillKit erstellt professionelle PDF-Rechnungen, Angebote und Quittungen in Ihrem Browser. PDFs bleiben gültig und weit verbreitet, wo keine strukturierte E-Rechnung vorgeschrieben ist – zum Beispiel bei vielen grenzüberschreitenden B2B-Rechnungen, den meisten B2C-Rechnungen und in Ländern ohne Pflicht. Gilt für einen Umsatz eine Pflicht (etwa bei inländischen B2B-Rechnungen in Italien oder Polen), müssen Sie diese Rechnung über ein konformes E-Rechnungs-System ausstellen. Zum allgemeinen Inhalt einer Rechnung siehe Pflichtangaben auf der Rechnung und unsere Rechnungsvorlagen nach Land.
Hinweis: Zeitpläne und Anforderungen zur E-Rechnung ändern sich häufig, und dieser Überblick vereinfacht sie. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung – klären Sie aktuelle Pflichten mit offiziellen Quellen oder einem Steuerberater.