Sales Tax auf Rechnungen in den USA

Die Vereinigten Staaten haben weder eine nationale Mehrwertsteuer noch eine bundesweite Verkaufssteuer. Die Sales Tax wird stattdessen von den Bundesstaaten festgelegt – oft auch von Countys, Städten und Sonderbezirken. Das unterscheidet sie grundlegend von der Umsatzsteuer: Ob Sie sie berechnen, wie viel und worauf, hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde sitzen und was Sie verkaufen. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Konzepte und wie Sie die Sales Tax korrekt auf einer Rechnung ausweisen.

Die Sales-Tax-Regeln unterscheiden sich in jedem Bundesstaat und ändern sich regelmäßig. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wenden Sie sich an das Finanzamt (Department of Revenue) Ihres Bundesstaats oder an einen Steuerberater.

Sales Tax vs. Umsatzsteuer in einer Minute

Schritt 1: Haben Sie Nexus?

Sie müssen Sales Tax nur in einem Bundesstaat erheben, in dem Sie Nexus haben – eine ausreichende Verbindung zu diesem Staat. Es gibt zwei Hauptarten:

• Physischer Nexus: ein Büro, Mitarbeiter, Lagerbestand (auch in einem Lager eines Dritten) oder eine andere physische Präsenz im Bundesstaat.
• Wirtschaftlicher Nexus (Economic Nexus): Seit der Entscheidung des Supreme Court von 2018 in South Dakota v. Wayfair können Bundesstaaten auswärtige Verkäufer zur Erhebung der Steuer verpflichten, sobald deren Verkäufe in den Staat einen Schwellenwert überschreiten. Viele Bundesstaaten nutzen 100.000 $ Jahresumsatz; einige einen höheren Betrag, und einige zählen auch die Zahl der Transaktionen (oft 200). Schwellenwerte und was dazu zählt, unterscheiden sich.

Fünf Bundesstaaten haben keine landesweite Sales Tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon – wobei einige Kommunen in Alaska lokale Sales Taxes erheben.

Haben Sie in einem Bundesstaat Nexus, müssen Sie sich dort in der Regel registrieren (Sales Tax Permit), bevor Sie Steuer erheben. Die Erhebung ohne Permit ist nicht zulässig.

Schritt 2: Ist das, was Sie verkaufen, steuerpflichtig?

• Körperliche Waren sind in den meisten Bundesstaaten steuerpflichtig, mit unterschiedlichen Ausnahmen – Lebensmittel, verschreibungspflichtige Medikamente und Kleidung sind häufige Beispiele für befreite oder ermäßigt besteuerte Artikel in manchen Staaten.
• Dienstleistungen sind oft nicht steuerpflichtig, doch viele Bundesstaaten besteuern bestimmte Leistungen (zum Beispiel Reparaturen, Installation, Reinigung, Telekommunikation oder einige persönliche Dienstleistungen), und einige besteuern ein breites Spektrum an Leistungen.
• Digitale Produkte und SaaS werden von Staat zu Staat sehr unterschiedlich behandelt: in manchen steuerpflichtig (etwa New York und Washington), in anderen teilweise, in vielen befreit.
• Gemischte Geschäfte – z. B. eine Dienstleistung mit körperlichem Material – können in manchen Staaten die gesamte Leistung steuerpflichtig machen, sofern Sie die Teile nicht getrennt aufführen.

Praxistipp: Führen Sie steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Teile in getrennten Rechnungszeilen auf. Oft erlaubt erst das, nur auf den steuerpflichtigen Teil Steuer zu erheben.

Schritt 3: Welcher Satz gilt?

Die meisten Bundesstaaten nutzen die Zielortbesteuerung: Der Satz ist der kombinierte Satz am Ort, an dem der Kunde die Ware oder Leistung erhält. Eine Minderheit nutzt für Verkäufer im eigenen Staat die Herkunftsbesteuerung (nach dem Standort des Verkäufers), und einige haben Mischregeln.

Der kombinierte Satz ist der Satz des Bundesstaats plus etwaige County-, Stadt- und Bezirkssätze. In New York City beträgt er zum Beispiel 8,875 % (4 % Staat + 4,5 % Stadt + 0,375 % Metropolitan Commuter Transportation District). Zwei Adressen in derselben Postleitzahl können unterschiedliche Sätze haben; nutzen Sie daher das Satz-Abfragewerkzeug Ihres Staats oder Steuersoftware, statt zu raten.

Schritt 4: Auf Befreiungen prüfen

Manche Kunden zahlen für bestimmte Käufe keine Sales Tax:

• Wiederverkäufer, die Waren zum Wiederverkauf kaufen – sie geben Ihnen eine Resale Certificate.
• Befreite Organisationen – bestimmte gemeinnützige Einrichtungen, Schulen und Behörden – mit einer Exemption Certificate.
• Hersteller, die bestimmte Materialien oder Ausrüstung kaufen, je nach Bundesstaat.

Holen Sie für jeden befreiten Verkauf eine gültige Bescheinigung ein und bewahren Sie sie auf. Wenn Sie geprüft werden und sie nicht vorlegen können, schulden Sie die nicht erhobene Steuer möglicherweise selbst.

So weisen Sie die Sales Tax auf der Rechnung aus

Viele Bundesstaaten verlangen, dass die Sales Tax auf der Rechnung oder Quittung gesondert ausgewiesen wird; überall ist das gute Praxis. Zeigen Sie:

• Die steuerpflichtige Zwischensumme (und nicht steuerpflichtige Zeilen getrennt)
• Den Steuersatz und/oder die Körperschaft
• Den Sales-Tax-Betrag
• Den Gesamtbetrag

Beispiel: gemischt steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Positionen

Angenommen, ein Kunde befindet sich an einem Ort mit einem kombinierten Satz von 8,25 % (Staat + County + Stadt), wobei die Waren und die Liefergebühr des Verkäufers steuerpflichtig sind und die Beratungsleistung nicht:

Ob Lieferung, Installation oder Beratung steuerpflichtig sind, hängt vom Bundesstaat und von der Gestaltung der Entgelte ab. Viele Staaten besteuern Liefergebühren auf steuerpflichtige Waren; einige besteuern bestimmte Design- oder Beratungsleistungen. Betrachten Sie dies rein als Layout-Beispiel.

Bei befreiten Verkäufen

Weisen Sie 0,00 $ Steuer aus und vermerken Sie den Grund: „Exempt – Resale Certificate liegt vor“ oder „Steuerbefreite Organisation, Bescheinigung Nr. 12345 liegt vor.“

Erheben, erklären und abführen

Erhobene Sales Tax ist nicht Ihr Geld – Sie halten sie treuhänderisch für den Staat. Sie müssen:

1. Steuererklärungen abgeben nach dem Rhythmus, den Ihr Staat zuweist (monatlich, vierteljährlich oder jährlich, meist nach Umsatzvolumen).
2. Die erhobene Steuer abführen, wo erforderlich nach Körperschaft getrennt.
3. Erklärungen abgeben, auch für Zeiträume ohne Umsätze, falls Ihr Staat es verlangt.

Verkäufe über Marktplätze

Verkaufen Sie über einen Marktplatz wie Amazon oder Etsy, machen Marketplace-Facilitator-Gesetze in fast jedem Sales-Tax-Staat den Marktplatz für Erhebung und Abführung der Steuer auf diese Verkäufe verantwortlich. Ihre Direktverkäufe (z. B. Rechnungen, die Sie selbst versenden) bleiben in Ihrer Verantwortung.

Use Tax

Kaufen Sie steuerpflichtige Artikel für Ihr Unternehmen bei einem Verkäufer, der keine Sales Tax berechnet hat, schulden Sie Ihrem Bundesstaat möglicherweise Use Tax. Sie ist das Spiegelbild der Sales Tax und wird oft übersehen.

Häufige Fehler

• Steuer in einem Bundesstaat berechnen, in dem Sie nicht registriert sind.
• Den eigenen lokalen Satz auf Kunden in anderen Körperschaften anwenden, obwohl der Staat nach dem Zielort besteuert.
• Annehmen, Dienstleistungen seien nie steuerpflichtig.
• Steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Posten in einer Zeile zusammenfassen.
• Befreiungsbescheinigungen nicht aufbewahren.
• Den Economic Nexus ignorieren, wenn Ihre Online-Umsätze wachsen.

Freelancer und Dienstleistungsunternehmen

Verkaufen Sie nur Dienstleistungen, müssen Sie möglicherweise gar keine Sales Tax erheben – prüfen Sie aber die Liste steuerpflichtiger Leistungen Ihres Staats. Unabhängig davon verlangen US-Kunden von Freelancern in der Regel ein Formular W-9 und stellen gegebenenfalls ein 1099 für die Einkommensteuermeldung aus. Das sind Einkommensteuerthemen und erscheinen nicht auf der Rechnung selbst. Siehe Als Freelancer Rechnungen schreiben.

Einrichtung in BillKit

Setzen Sie im Rechnungsgenerator die Steuerbezeichnung auf „Sales Tax“, tragen Sie den kombinierten Satz für den Standort Ihres Kunden ein und halten Sie etwaige Befreiungen in den Hinweisen fest. Sind einzelne Zeilen nicht steuerpflichtig, vermerken Sie das deutlich – oder stellen Sie getrennte Rechnungen für steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Posten aus, wenn das für Ihre Unterlagen einfacher ist. Verkaufen Sie auch international, vergleichen Sie Umsatzsteuer auf Rechnungen.

Hinweis: Die Sales-Tax-Regeln unterscheiden sich nach Bundesstaat und Kommune und ändern sich häufig. Nutzen Sie die offiziellen Quellen Ihres Staats oder einen Steuerberater, um zu klären, was für Sie gilt.