Die Mehrwertsteuer (in Deutschland Umsatzsteuer, kurz USt. oder MwSt.) wird in mehr als 170 Ländern erhoben, darunter alle EU-Mitgliedstaaten und das Vereinigte Königreich. Sind Sie umsatzsteuerlich registriert, sind Ihre Rechnungen nicht nur Zahlungsaufforderungen, sondern Steuerdokumente, auf die sich Ihre Geschäftskunden beim Vorsteuerabzug stützen. Dieser Ratgeber erklärt das Wesentliche: wann Sie Umsatzsteuer berechnen, wie Sie sie ausrechnen, was eine Umsatzsteuer-Rechnung enthalten muss und wie grenzüberschreitende Umsätze und das Reverse-Charge-Verfahren in der EU funktionieren.
Die Umsatzsteuer ist komplex, und jedes Land hat eigene Regeln, Schwellen und Ausnahmen. Dieser Ratgeber erklärt den allgemeinen Rahmen, vor allem für die EU, und ist keine Steuerberatung. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerbehörde oder einem Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.
Müssen Sie Umsatzsteuer berechnen?
Sie berechnen Umsatzsteuer nur, wenn Sie dafür registriert sind (oder es sein müssen). Die Registrierung hängt von den Regeln Ihres Landes ab:
- Die meisten Länder haben eine Registrierungsgrenze, die sich nach dem Jahresumsatz richtet. Darunter können kleine Unternehmen in der Regel unregistriert bleiben – und dürfen dann keine Umsatzsteuer berechnen.
- Manche Länder haben für bestimmte Unternehmen keine oder eine sehr niedrige Grenze.
- Oft können Sie sich unterhalb der Grenze freiwillig registrieren; dann können Sie Vorsteuer auf Ihre Kosten abziehen, müssen aber auf Ihre Umsätze Umsatzsteuer berechnen.
Beispiele: Die Registrierungsgrenze im Vereinigten Königreich liegt bei 90.000 £ steuerpflichtigem Umsatz (seit April 2024). In der EU legt jeder Mitgliedstaat seine eigene Kleinunternehmergrenze fest, und seit 2025 erlaubt ein EU-Verfahren qualifizierten Kleinunternehmen zudem, Befreiungen in anderen Mitgliedstaaten zu nutzen. In Deutschland gilt für Kleinunternehmer § 19 UStG (seit 2025 bei einem Vorjahresumsatz bis 25.000 € und einem Umsatz im laufenden Jahr bis 100.000 €). Grenzen ändern sich – prüfen Sie den aktuellen Wert für Ihr Land.
Sind Sie nicht registriert, weisen Ihre Rechnungen keine Umsatzsteuer aus – und manche Länder verlangen einen Hinweis, warum, etwa in Deutschland „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
So berechnen Sie die Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist ein Prozentsatz des Nettobetrags (steuerpflichtigen Betrags):
- Umsatzsteuer = Nettobetrag × Steuersatz
- Brutto = Netto + Umsatzsteuer
Beispiel bei 19 %: netto 1.000 € → Umsatzsteuer 190 € → Gesamtbetrag 1.190 €.
So rechnen Sie die Umsatzsteuer aus einem Bruttopreis heraus:
- Umsatzsteuer = Brutto × Satz ÷ (1 + Satz)
Beispiel: 1.190 € inkl. 19 % USt. → Umsatzsteuer = 1.190 × 0,19 ÷ 1,19 = 190 €.
Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung
Viele Länder haben einen Regelsatz und einen oder mehrere ermäßigte Sätze (für Lebensmittel, Bücher, Beförderung usw.). Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Sätzen, weisen Sie Nettobetrag und Steuerbetrag je Satz aus:
| Satz | Netto | USt. |
|---|---|---|
| 19 % (Regelsatz) | 1.500,00 € | 285,00 € |
| 7 % (ermäßigt) | 200,00 € | 14,00 € |
| Summen | 1.700,00 € | 299,00 € |
| Rechnungsbetrag | 1.999,00 € |
Einige Regelsätze in der EU
| Land | Regelsatz |
|---|---|
| Deutschland | 19 % |
| Frankreich | 20 % |
| Italien | 22 % |
| Spanien | 21 % |
| Niederlande | 21 % |
| Irland | 23 % |
| Ungarn | 27 % |
EU-Recht verlangt einen Regelsatz von mindestens 15 %. Sätze ändern sich von Zeit zu Zeit; prüfen Sie daher vor dem Rechnungstellen den aktuellen Satz. Unsere Rechnungsvorlagen nach Land nennen lokale Steuerbezeichnungen und Sätze.
Was eine Umsatzsteuer-Rechnung enthalten muss (EU)
Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie legt fest, welche Angaben eine vollständige Umsatzsteuer-Rechnung enthalten muss. Die Mitgliedstaaten setzen sie national um, die Kernliste lautet:
- Ausstellungsdatum
- Eine eindeutige, fortlaufende Nummer (siehe Rechnungsnummer)
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Die USt-IdNr. des Kunden, wenn der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge) oder bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen
- Vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Kunde
- Menge und Art der Waren bzw. Umfang und Art der Dienstleistungen
- Tag der Lieferung/Leistung (oder der Anzahlung), wenn abweichend vom Rechnungsdatum
- Steuerpflichtiger Betrag je Satz oder Befreiung, Einzelpreis ohne Umsatzsteuer und im Einzelpreis nicht enthaltene Rabatte
- Angewandter Steuersatz
- Zu zahlender Umsatzsteuerbetrag
- Wird keine Umsatzsteuer berechnet: ein Hinweis auf die Befreiung, der Vermerk „Reverse Charge“ bzw. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder der im Einzelfall vorgeschriebene Wortlaut
Die Regeln für Umsatzsteuer-Rechnungen im Vereinigten Königreich sind sehr ähnlich. Unsere umfassendere Checkliste finden Sie unter Pflichtangaben auf der Rechnung.
Inland vs. grenzüberschreitend
Die zentrale Frage bei jedem Umsatz ist der Leistungsort – welches Land seine Umsatzsteuer erhebt. Vereinfacht, für einen in der EU ansässigen Leistenden:
| Umsatz | Übliche umsatzsteuerliche Behandlung |
|---|---|
| An einen Kunden im eigenen Land (B2B oder B2C) | Inländische Umsatzsteuer berechnen |
| Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land | Reverse Charge – keine Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung; der Kunde schuldet sie |
| Warenlieferung an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit Transportnachweis; der Kunde versteuert den Erwerb |
| Dienstleistungen oder Waren an Verbraucher in einem anderen EU-Land | Ihre Umsatzsteuer, bis Sie in der EU 10.000 €/Jahr an grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen überschreiten; danach die Umsatzsteuer des Kundenlandes (meist über OSS) |
| Ausfuhr von Waren außerhalb der EU | In der Regel steuerfrei, mit Ausfuhrnachweis |
| Dienstleistungen an Kunden außerhalb der EU | Oft nicht im Anwendungsbereich der EU-Umsatzsteuer (B2B), die Regeln variieren aber je nach Leistungsart |
Es gibt viele Sonderregeln – zum Beispiel folgen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, Personenbeförderung, Eintrittsberechtigungen und Restaurantleistungen anderen Leistungsortregeln.
Das Reverse-Charge-Verfahren erklärt
Beim Reverse Charge schuldet der Kunde statt des Leistenden die Umsatzsteuer. Der häufigste Fall: Sie erbringen Dienstleistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land. Grundregel für B2B-Dienstleistungen: Sie werden dort besteuert, wo der Kunde ansässig ist, und der Kunde berechnet die Steuer in seiner eigenen Erklärung selbst.
Was auf der Rechnung zu tun ist
- Prüfen Sie die USt-IdNr. des Kunden mit dem EU-Dienst VIES und dokumentieren Sie die Prüfung.
- Berechnen Sie 0 % / keine Umsatzsteuer auf der Rechnung.
- Nennen Sie beide USt-IdNrn. – Ihre und die des Kunden.
- Fügen Sie den Vermerk „Reverse Charge“ hinzu (in Deutschland: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; viele nennen auch die Rechtsgrundlage, etwa „Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG“).
- Melden Sie den Umsatz in Ihrer Umsatzsteuer-Erklärung und in der EU in Ihrer Zusammenfassenden Meldung (in Deutschland die ZM).
Beispiel einer Reverse-Charge-Rechnung
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Leistender | Studio Nord GmbH, Hamburg, Deutschland · USt-IdNr. DE123456789 |
| Kunde | Lumen Software B.V., Amsterdam, Niederlande · USt-IdNr. NL123456789B01 |
| Leistung | UX-Design-Leistungen, Oktober 2026 |
| Nettobetrag | 4.000,00 € |
| Umsatzsteuer | 0,00 € |
| Gesamtbetrag | 4.000,00 € |
| Hinweis | Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG) |
(USt-IdNrn. sind Platzhalter.)
Einige Länder wenden in bestimmten Branchen (etwa Bauleistungen, Schrott oder bestimmte Elektronik) zur Betrugsbekämpfung zusätzlich ein inländisches Reverse Charge an. Arbeiten Sie in einer solchen Branche, prüfen Sie die lokalen Regeln.
Verkauf an Verbraucher in anderen EU-Ländern: OSS
Verkaufen Sie Waren im Fernabsatz oder erbringen Sie Leistungen wie digitale Dienste an Verbraucher (B2C) in anderen EU-Ländern, ist die Umsatzsteuer im Land des Kunden fällig, sobald Ihre grenzüberschreitenden B2C-Umsätze insgesamt 10.000 € pro Jahr in der EU übersteigen. Statt sich in jedem Land zu registrieren, können Sie die One-Stop-Shop-Regelung (OSS) nutzen: Sie berechnen jedem Kunden den Satz seines Landes und geben in Ihrem Heimatland eine einzige vierteljährliche OSS-Erklärung ab.
Außerhalb der EU ansässige Unternehmen, die digitale Dienste an EU-Verbraucher verkaufen, müssen in der Regel ab dem ersten Verkauf Umsatzsteuer berechnen und können das Nicht-EU-OSS-Verfahren nutzen.
Praktische Tipps
- Stellen Sie Rechnungen zügig aus. Die EU-Regeln verlangen für innergemeinschaftliche Leistungen grundsätzlich Rechnungen bis zum 15. Tag des Folgemonats, und viele Länder setzen auch für inländische Rechnungen kurze Fristen.
- Runden Sie sorgfältig. Berechnen Sie die Umsatzsteuer einheitlich pro Zeile oder auf die Summe und runden Sie auf den nächsten Cent.
- Rechnungen in Fremdwährung: In der EU und im Vereinigten Königreich muss der Umsatzsteuerbetrag in der Landeswährung angegeben werden. Siehe Rechnung in Fremdwährung.
- Korrekturen: Ändern Sie eine Umsatzsteuer-Rechnung nie nach der Ausstellung. Stellen Sie eine Gutschrift aus.
- Die E-Rechnung kommt. Mehrere EU-Länder verlangen bereits strukturierte E-Rechnungen für B2B-Umsätze, und EU-weite Regeln werden schrittweise eingeführt. Siehe Was ist eine E-Rechnung?.
- Bewahren Sie Unterlagen auf: Rechnungen, VIES-Prüfungen und Transportnachweise so lange, wie Ihr Land es verlangt.
BillKit für Umsatzsteuer-Rechnungen nutzen
Legen Sie im Rechnungsgenerator Ihre Steuerbezeichnung (MwSt., USt., TVA, IVA …) und den Satz fest, tragen Sie Ihre USt-IdNr. und die des Kunden ein und nutzen Sie das Hinweisfeld für Angaben wie „Reverse Charge“. Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer setzen Sie den Satz auf 0 % und ergänzen den Grund.
Nochmals: Dies ist ein vereinfachter Überblick über die Umsatzsteuerregeln der EU und des Vereinigten Königreichs, nur zur allgemeinen Information – keine Rechts- oder Steuerberatung. Sätze, Grenzen und Anforderungen ändern sich; klären Sie sie mit einem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde.