Eine Proforma-Rechnung (auch „Pro-forma-Rechnung“) ist eine vorläufige Rechnung, die vor der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Leistung gesendet wird. Sie sieht aus wie eine Rechnung, ist aber im buchhalterischen und steuerlichen Sinn keine Zahlungsaufforderung. Sie sagt dem Käufer vielmehr genau, was die Endrechnung enthalten wird, damit er den Kauf freigeben, die Zahlung organisieren oder Einfuhrunterlagen vorbereiten kann.
Proforma vs. Rechnung vs. Angebot
| Angebot | Proforma-Rechnung | Rechnung (Handels-/Steuerrechnung) | |
|---|---|---|---|
| Phase | Verhandlung | Geschäft vereinbart, vor Lieferung | Ware/Leistung geliefert oder Zahlung fällig |
| Zweck | Einen Preis anbieten | Die erwartete Endabrechnung zeigen; Vorauszahlung oder Freigaben ermöglichen | Zahlung fordern; den Verkauf erfassen |
| Erfasst Einnahmen? | Nein | Nein | Ja |
| Steuerdokument? | Nein | Nein – der Käufer kann darauf keine Vorsteuer abziehen | Ja (wenn Steuer anfällt) |
| Nummerierung | Angebotskreis | Eigener Proforma-Kreis | Offizieller fortlaufender Rechnungskreis |
| Änderbar? | Ja | Ja, bis die Endrechnung ausgestellt ist | Nein – Korrekturen brauchen eine Gutschrift |
Kurz: Eine Proforma-Rechnung ist ein Angebot im Rechnungsformat, gesendet, sobald der Käufer sich festlegen will, mit allen Angaben, die auch die Endrechnung haben wird.
Wann Sie eine Proforma-Rechnung nutzen
1. Vorauszahlung verlangen
Viele Verkäufer verlangen von Neukunden oder bei Sonderanfertigungen Vorauszahlung. Die Finanzabteilung des Käufers braucht möglicherweise „eine Rechnung“, um Geld freizugeben, doch Sie wollen keinen Verkauf erfassen, der noch nicht stattgefunden hat. Eine Proforma-Rechnung löst das: Der Käufer zahlt gegen die Proforma-Rechnung, und Sie stellen die echte Rechnung bei Lieferung aus (oder sofort nach Zahlungseingang, je nach lokalen Steuerregeln).
2. Internationaler Handel und Zoll
Importeure brauchen häufig eine Proforma-Rechnung, um:
- eine Einfuhrlizenz oder -genehmigung zu beantragen
- bei ihrer Bank ein Akkreditiv zu eröffnen
- Zahlungen in Fremdwährung zu organisieren
- Zollagenten vorab Angaben zu Wert, Gewicht und Zolltarifnummern zu geben
Bei Sendungen sollte die Proforma-Rechnung dieselben Angaben enthalten wie die spätere Handelsrechnung (Commercial Invoice): Incoterms (z. B. FOB, CIF, DAP), Ursprungsland, Zolltarifnummern (HS-Codes), Netto- und Bruttogewichte sowie Verpackungsangaben.
3. Interne Freigaben
Große Organisationen brauchen oft ein Dokument, um eine Bestellung auszulösen oder das Budget freizugeben. Eine Proforma-Rechnung gibt ihnen eine genaue Zahl – einschließlich Steuer und Versand – zur Freigabe.
4. Muster und unentgeltliche Sendungen
Beim grenzüberschreitenden Versand von Mustern nennt eine Proforma-Rechnung (oder eine Handelsrechnung mit dem Vermerk „Ohne Handelswert – Muster“) einen Wert für Zollzwecke, obwohl nichts verkauft wird.
Was in eine Proforma-Rechnung gehört
- Der Titel „Proforma-Rechnung“ – deutlich, damit niemand sie als echte Rechnung bucht
- Eine Proforma-Nummer aus einem separaten Nummernkreis (z. B.
PF-2026-007) – siehe Rechnungsnummer - Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdatum („Gültig bis 30.11.2026“)
- Angaben zu Verkäufer und Käufer, einschließlich Steuernummern
- Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Summen der Positionen
- Erwartete Steuer (USt./VAT/GST/Sales Tax), Versand, Versicherung und sonstige Kosten
- Die Währung – entscheidend bei grenzüberschreitenden Geschäften (siehe Rechnung in Fremdwährung)
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung, wenn Sie Vorauszahlung erwarten
- Bei Waren: Incoterms, voraussichtlicher Versandtermin, Gewichte, HS-Codes und Ursprungsland
- Ein Hinweis wie „Dies ist keine Steuerrechnung. Eine Endrechnung wird bei Versand ausgestellt.“
Beispiel für eine Proforma-Rechnung
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Titel | PROFORMA-RECHNUNG |
| Nummer | PF-2026-007 |
| Datum / gültig bis | 28.10.2026 / 27.11.2026 |
| Verkäufer | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Italien · USt-IdNr. IT01234567890 |
| Käufer | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Beschreibung | HS-Code | Menge | Einzelpreis | Summe |
|---|---|---|---|---|
| Handglasierter Speiseteller, 27 cm | 6912.00 | 400 | 14,50 € | 5.800,00 € |
| Handglasierte Schale, 16 cm | 6912.00 | 300 | 11,00 € | 3.300,00 € |
| Exportverpackung (Paletten) | — | 2 | 120,00 € | 240,00 € |
| Gesamtbetrag (EUR) | 9.340,00 € |
Umsatzsteuer: 0 % – Ausfuhr außerhalb der EU (die Endrechnung verweist auf die Ausfuhr). Zahlung: 50 % Vorauszahlung per Überweisung, Rest vor Versand. Dies ist keine Steuerrechnung.
(Firmennamen, Nummern und Codes oben sind beispielhaft.)
Was nach der Proforma-Rechnung passiert
- Der Käufer akzeptiert und zahlt (ganz oder teilweise) auf Basis der Proforma-Rechnung.
- Sie liefern die Ware oder erbringen die Leistung.
- Sie stellen die Endrechnung aus mit einer Nummer aus Ihrem offiziellen Rechnungskreis. Sie sollte der Proforma-Rechnung entsprechen, außer es hat sich etwas geändert – weichen Mengen oder Preise ab, zeigt die Endrechnung die tatsächlichen Zahlen.
- Weisen Sie erhaltene Zahlungen aus: „Abzüglich Vorauszahlung vom 05.11.2026: −4.670,00 €“. Offener Betrag: 4.670,00 €.
- Stellen Sie eine Quittung aus, wenn der Käufer sie braucht (siehe Rechnung vs. Quittung).
Steuerliche und buchhalterische Hinweise
- Erfassen Sie eine Proforma-Rechnung nicht als Umsatz. Es ist noch kein Verkauf. Halten Sie Proforma-Rechnungen aus Ihrem Verkaufsjournal und Ihrem Rechnungsnummernkreis heraus.
- Anzahlungen können Steuer auslösen. In vielen Umsatzsteuersystemen (auch in der EU und im Vereinigten Königreich) kann der Erhalt einer Zahlung vor der Leistung für den vereinnahmten Betrag einen Steuerzeitpunkt begründen, sodass Sie für die Anzahlung eine Umsatzsteuer-Rechnung ausstellen müssen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und danach, ob Waren oder Leistungen betroffen sind – prüfen Sie dies, bevor Sie sich allein auf eine Proforma-Rechnung verlassen. Siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen.
- Käufer können mit einer Proforma-Rechnung keine Vorsteuer abziehen. Sie brauchen die endgültige Steuerrechnung.
- Der Zoll akzeptiert möglicherweise keine Proforma-Rechnung als endgültiges Anmeldedokument; beim Versand der Ware ist in der Regel eine Handelsrechnung erforderlich.
Häufige Fehler
- Die normale Rechnungsnummerierung verwenden – das erzeugt Lücken oder Dubletten, wenn die Endrechnung ausgestellt wird.
- Das Gültigkeitsdatum weglassen, obwohl Preise von Material oder Wechselkursen abhängen.
- Versand, Versicherung oder Zölle vergessen, sodass die Endrechnung den Käufer überrascht.
- Das Dokument „Rechnung“ ohne „Proforma“ nennen – das System des Käufers könnte die Verbindlichkeit doppelt erfassen.
Eine Proforma-Rechnung erstellen
Der Angebotsgenerator von BillKit ist der schnellste Weg zu einer Proforma-Rechnung: Fügen Sie Ihre Positionen hinzu, benennen Sie das Dokument „Proforma-Rechnung“, setzen Sie ein Gültigkeitsdatum und ergänzen Sie den Hinweis „keine Steuerrechnung“. Sobald die Bestellung bestätigt ist, erstellen Sie das endgültige Dokument mit dem Rechnungsgenerator.
Regeln zu Proforma-Rechnungen, Anzahlungen und Zollunterlagen unterscheiden sich je nach Land. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Zollberatung.