Wat moet er op een factuur staan? Checklist

Een factuur waarop een belangrijk gegeven ontbreekt, kan door de administratie van een klant worden geweigerd, door een belastingdienst worden afgekeurd, of gewoon op een stapel blijven liggen terwijl iemand jou mailt met een vraag. Deze gids somt alles op wat op een factuur hoort, maakt onderscheid tussen wat in gangbare stelsels wettelijk verplicht is en wat goede praktijk is, en sluit af met een afdrukbare checklist.

Wil je een vliegende start, dan heeft de BillKit-factuurgenerator al een veld voor elk onderdeel hieronder.

Het korte antwoord

Vrijwel elke factuur ter wereld hoort te bevatten:

1. Het woord “Factuur” (of “Tax Invoice” waar die term gebruikt wordt)
2. Een uniek, doorlopend factuurnummer
3. De factuurdatum (en de leveringsdatum als die afwijkt)
4. Je naam, adres en belastingnummer (indien geregistreerd)
5. De naam en het adres van je klant (en het belastingnummer waar vereist)
6. Een omschrijving van elk artikel: aantal, prijs per eenheid en regeltotaal
7. Subtotaal, btw-tarief en btw-bedrag, en totaal te betalen, in een vermelde valuta
8. Vervaldatum en betaalinstructies

Al het andere hangt af van waar je zit, wie je factureert en of je btw-plichtig bent (of GST of sales tax moet rekenen).

Verplicht of aanbevolen: de volledige lijst

Jouw gegevens (de verkoper)

Vermeld je juridische naam: de naam van de persoon of het bedrijf dat de dienst wettelijk verleent. Werk je onder een andere naam, laat dan beide zien (“Jan de Vries, h.o.d.n. De Vries Tekstbureau”). Voeg je adres toe, een e-mailadres dat iemand echt leest en je belastingnummer als je dat hebt.

Heb je een bv of nv, controleer dan de regels in jouw land. In Nederland staat op zakelijke facturen bijvoorbeeld doorgaans je KvK-nummer naast je btw-identificatienummer. Veel EU-landen hebben vergelijkbare openbaarmakingsregels voor zakelijke brieven en facturen.

De gegevens van je klant (de koper)

Gebruik de juridische naam van de entiteit van de klant, niet een merknaam of de naam van een persoon, tenzij je een particulier factureert. Grote organisaties hebben vaak meerdere juridische entiteiten; facturen aan de verkeerde komen terug.

Vermeld het btw-nummer van de koper wanneer je binnen de EU de verleggingsregeling toepast op een grensoverschrijdende B2B-verkoop, en overal waar lokale regels dat vereisen. In de Australische GST-regels moeten belastingfacturen van A$1.000 of meer bijvoorbeeld de identiteit of het ABN van de koper vermelden.

Datums en nummering

• Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitgeeft.
• Leveringsdatum (belastingmoment): de datum waarop goederen zijn geleverd of diensten zijn voltooid, als die afwijkt.
• Vervaldatum: wanneer de betaling binnen moet zijn. Zie betaalvoorwaarden uitgelegd.
• Factuurnummer: uniek en doorlopend. Lees factuurnummering voor formaten waar controleurs tevreden mee zijn.

Factuurregels

Vermeld per regel een duidelijke omschrijving, het aantal, de prijs per eenheid (exclusief btw) en het regeltotaal. Pas je verschillende btw-tarieven toe op verschillende artikelen, toon dan het tarief per regel of groepeer de regels per tarief.

Goede omschrijvingen zijn specifiek: “Copywriting: 5 productpagina’s (ca. 300 woorden elk), incl. 1 revisieronde” wint het van “Schrijfwerk”. Als je klant moet vragen wat iets is, heb je er zojuist dagen aan je betaaltijd bij gedaan.

Totalen en btw

Toon de berekening transparant:

Reken je geen btw, vermeld dan waarom. Veelvoorkomende voorbeelden:

• Niet geregistreerd omdat je onder de drempel blijft: sommige landen eisen een specifieke vermelding (in Nederland bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling, KOR, in Duitsland de Kleinunternehmerregelung, meestal aangeduid als “§ 19 UStG”).
• Verlegging bij een grensoverschrijdende B2B-dienst: vermeld “btw verlegd” en toon beide btw-nummers. Zie hoe je btw op facturen berekent.
• Vrijgestelde levering: noem de vrijstelling waar je lokale regels dat vereisen.
• Export buiten het belastinggebied: vermeld dat het tegen nultarief is of niet aan belasting onderworpen is, al naargelang.

Verkopers in de VS lezen sales tax op facturen in de VS, waar de regels per staat verschillen.

Betaalgegevens

Facturen die het snelst worden betaald, vertellen de klant precies hoe hij moet betalen:

• Naam van de bank, naam van de rekeninghouder, IBAN en BIC/SWIFT (of routing number in de VS)
• Een betaallink als je creditcards of online betalingen accepteert
• De betalingsreferentie die gebruikt moet worden (het factuurnummer)
• De geaccepteerde valuta, en wie de bankkosten bij internationale overboekingen draagt. Factureer je in het buitenland, zie dan factureren in een vreemde valuta.

Voorwaarden en opmerkingen

Houd de voettekst kort en nuttig: betaalvoorwaarden, rente of kosten bij te late betaling (alleen als dit in je contract is afgesproken of de wet het toestaat), verplichte wettelijke vermeldingen en een bedankje. Werk je met vaste maandbedragen of terugkerende facturatie, vermeld dan de periode waarop de factuur betrekking heeft (“Diensten november 2026”).

Vereenvoudigde facturen

Meerdere belastingstelsels staan een kortere, “vereenvoudigde” factuur toe voor kleine bedragen, meestal bij detailhandelsverkopen. De Europese btw-richtlijn staat lidstaten toe vereenvoudigde facturen toe te staan voor bedragen tot €100 (sommige landen hanteren andere grenzen), en het Verenigd Koninkrijk staat vereenvoudigde btw-facturen toe voor leveringen tot £250 inclusief btw. Een vereenvoudigde factuur mag gegevens als het adres van de koper weglaten, maar kan niet in elke situatie worden gebruikt (bijvoorbeeld niet bij leveringen binnen de EU). Twijfel je, geef dan een volledige factuur uit.

Bijzondere gevallen

• Proforma-facturen zijn geen belastingfacturen; het zijn vooraf verstuurde offertes in factuurvorm. Zie proformafactuur.
• Correcties regel je met een creditnota, niet door de oorspronkelijke factuur te wijzigen.
• E-facturatie: in landen als Italië, steeds meer ook Duitsland, Frankrijk, Polen en andere, zijn voor bepaalde facturen gestructureerde elektronische formaten verplicht. Zie wat is een e-factuur.
• Kwitanties bevestigen een betaling en bevatten andere gegevens; zie factuur of kwitantie of maak er een met de kwitantiegenerator.

Afdrukbare checklist

• Kenmerk “Factuur” of “Tax Invoice”
• Uniek, doorlopend factuurnummer
• Factuurdatum, leveringsdatum (indien afwijkend) en vervaldatum
• Je juridische naam, adres, contactgegevens en belasting-ID
• Juridische naam en adres van de klant (en belasting-ID indien vereist)
• Inkoopordernummer of referentie van de klant, als die er is
• Duidelijke factuurregels met aantal, prijs per eenheid en regeltotaal
• Subtotaal, kortingen, btw-tarief(fen) en btw-bedrag/-bedragen
• Totaal te betalen, met valuta
• Reden voor het ontbreken van btw, indien van toepassing
• Betaalmethoden, bankgegevens en betalingsreferentie
• Betaalvoorwaarden en eventuele afgesproken voorwaarden bij te late betaling

Voor landspecifieke eisen kun je onze factuursjablonen per land bekijken.

Deze checklist geeft breed gebruikte regels en goede praktijken weer. De eisen verschillen per land en veranderen in de tijd; dit is geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor jouw situatie advies aan de belastingdienst of een boekhouder.