Una fattura a cui manca un dato fondamentale può essere rifiutata dall’ufficio amministrativo del cliente, contestata da un’autorità fiscale o semplicemente lasciata in un mucchio finché qualcuno non ti scrive per chiedere chiarimenti. Questa guida elenca tutto ciò che una fattura dovrebbe contenere, distingue ciò che è richiesto per legge nei sistemi più diffusi da ciò che è buona prassi e si chiude con una lista di controllo stampabile.
Se vuoi partire avvantaggiato, il generatore di fatture BillKit ha già un campo per ciascuno degli elementi qui sotto.
La risposta breve
Quasi ogni fattura nel mondo dovrebbe includere:
- La parola «Fattura» (o la dicitura equivalente dove si usa un termine diverso)
- Un numero di fattura univoco e progressivo
- La data della fattura (e la data dell’operazione, se diversa)
- Il tuo nome, l’indirizzo e il numero di identificazione fiscale (se registrato)
- Il nome e l’indirizzo del cliente (e il suo numero fiscale, dove richiesto)
- La descrizione di ogni voce: quantità, prezzo unitario e totale riga
- Imponibile, aliquota e importo dell’imposta e totale da pagare, in una valuta indicata
- Data di scadenza del pagamento e istruzioni per pagare
Tutto il resto dipende da dove ti trovi, a chi fatturi e se sei registrato ai fini IVA o di un’imposta equivalente.
Obbligatorio o consigliato: l’elenco completo
| Elemento | Perché è importante | Di solito obbligatorio? |
|---|---|---|
| Dicitura «Fattura» / «Tax Invoice» | La distingue da un preventivo o da una ricevuta | Sì (la dicitura varia) |
| Numero di fattura | Identificazione univoca, tracciabilità | Sì, per le fatture con IVA |
| Data della fattura (di emissione) | Fa partire i termini di pagamento, determina il periodo d’imposta | Sì |
| Data dell’operazione / di consegna | Determina quando è dovuta l’imposta se diversa dalla data di emissione | Spesso, per le fatture IVA |
| Ragione sociale e indirizzo del venditore | Identifica chi deve essere pagato e chi deve l’imposta | Sì |
| Partita IVA del venditore | Permette all’acquirente di detrarre l’imposta | Sì, se registrato |
| Dati di registrazione dell’impresa | Alcuni Paesi li richiedono sui documenti commerciali | Dipende dal Paese e dal tipo di soggetto |
| Nome e indirizzo dell’acquirente | Identifica chi deve il denaro | Sì per le fatture IVA complete |
| Partita IVA dell’acquirente | Necessaria per l’inversione contabile e per alcune fatture B2B | A volte |
| Descrizione di beni/servizi | Mostra cosa si sta pagando | Sì |
| Quantità e prezzo unitario | Permette all’acquirente di verificare il totale | Sì per le fatture IVA nell’UE e nel Regno Unito |
| Imponibile per aliquota | Corretto calcolo dell’imposta | Sì per le fatture IVA |
| Aliquota e importo dell’imposta | Permette all’acquirente di detrarre l’imposta | Sì, se si addebita l’imposta |
| Importo totale e valuta | Quanto va pagato | Sì |
| Diciture di esenzione o inversione contabile | Spiegano perché non si addebita l’imposta | Sì, quando applicabili |
| Scadenza / condizioni di pagamento | Fissa il termine per il pagamento | Fortemente consigliato |
| Metodi di pagamento e coordinate bancarie | Elimina gli attriti | Fortemente consigliato |
| Numero d’ordine / riferimento del cliente | Molte aziende non possono approvare le fatture senza | Se il cliente usa ordini d’acquisto |
| Logo, nota di ringraziamento | Professionalità | Facoltativo |
I tuoi dati (il venditore)
Indica la tua denominazione legale: il nome della persona o della società che fornisce legalmente il servizio. Se operi con un nome commerciale diverso, riportali entrambi («Mario Rossi, insegna Rossi Copywriting»). Aggiungi l’indirizzo, un’e-mail che qualcuno legga davvero e, se ce l’hai, la partita IVA.
Se sei una società di capitali, verifica le regole del tuo Paese: il Regno Unito, ad esempio, impone alle società di indicare la denominazione registrata, e i documenti commerciali riportano di consueto il numero di registrazione e la sede legale. Molti Paesi dell’UE hanno regole simili sull’indicazione dei dati societari su lettere commerciali e fatture.
I dati del cliente (l’acquirente)
Usa la denominazione legale del cliente, non un marchio o il nome di una persona, a meno che tu non fatturi a un privato. Le grandi organizzazioni hanno spesso più persone giuridiche e le fatture intestate a quella sbagliata vengono respinte.
Indica la partita IVA dell’acquirente quando applichi l’inversione contabile a una vendita B2B transfrontaliera nell’UE e ovunque le norme locali lo richiedano. Le regole australiane sulla GST, ad esempio, richiedono che le tax invoice da 1.000 AUD in su riportino l’identità o l’ABN dell’acquirente.
In Italia, per le fatture elettroniche va indicato anche il codice destinatario (codice SDI) oppure l’indirizzo PEC del cliente; per i privati si indica il codice fiscale.
Date e numerazione
- Data della fattura: la data in cui la emetti.
- Data dell’operazione: la data in cui i beni sono stati consegnati o i servizi completati, se diversa.
- Scadenza: quando il pagamento deve arrivare. Vedi i termini di pagamento spiegati.
- Numero di fattura: univoco e progressivo. Leggi la guida alla numerazione delle fatture per i formati che mettono al riparo da problemi in caso di controllo.
Voci di dettaglio
Per ogni riga indica una descrizione chiara, la quantità, il prezzo unitario (al netto delle imposte) e il totale riga. Se applichi aliquote diverse a voci diverse, mostra l’aliquota per riga oppure raggruppa le righe per aliquota.
Le buone descrizioni sono specifiche: «Copywriting: 5 pagine prodotto (circa 300 parole ciascuna), incluso 1 giro di revisioni» è meglio di «Scrittura». Se il cliente deve chiederti cos’è una voce, hai appena aggiunto giorni ai tempi di pagamento.
Totali e imposte
Mostra il calcolo in modo trasparente:
| Riga | Esempio |
|---|---|
| Imponibile (netto) | 2.000,00 € |
| Sconto (10%) | −200,00 € |
| Importo imponibile | 1.800,00 € |
| IVA 22% | 396,00 € |
| Totale da pagare (EUR) | 2.196,00 € |
Se non addebiti l’imposta, spiega perché. Esempi comuni:
- Non registrato perché sotto la soglia: alcuni Paesi richiedono una dicitura specifica (la norma tedesca sulle piccole imprese, ad esempio, si richiama di solito al «§ 19 UStG»; in Italia chi è in regime forfettario riporta in fattura il riferimento normativo previsto).
- Inversione contabile su un servizio B2B transfrontaliero: indica «inversione contabile» e riporta le due partite IVA. Vedi come addebitare l’IVA in fattura.
- Operazione esente: cita l’esenzione dove le norme locali lo richiedono.
- Esportazione fuori dall’area d’imposta: indica che non è soggetta a imposta o che è ad aliquota zero, secondo il caso.
- Imposta di bollo: in Italia, sulle fatture esenti IVA di importo superiore a 77,47 € è dovuta l’imposta di bollo di 2 € (marca da bollo), da indicare in fattura.
I venditori statunitensi dovrebbero leggere l’imposta sulle vendite nelle fatture USA, dove le regole sono stabilite a livello di singolo Stato.
Informazioni di pagamento
Le fatture pagate più in fretta dicono al cliente esattamente come pagare:
- Nome della banca, intestatario, IBAN/numero di conto e BIC/SWIFT (o routing number negli Stati Uniti)
- Un link di pagamento se accetti carte o pagamenti online
- La causale da usare (il numero di fattura)
- La valuta accettata, e chi sostiene le commissioni bancarie per i bonifici internazionali. Se fatturi all’estero, vedi fatturare in valuta estera.
Condizioni e note
Mantieni il testo del piè di pagina breve e utile: condizioni di pagamento, interessi o penali per ritardato pagamento (solo se concordati nel contratto o ammessi dalla legge), diciture richieste per legge e un ringraziamento. Se lavori con canoni o fatturazione ricorrente, indica il periodo coperto («Servizi di novembre 2026»).
Fatture semplificate
Diversi sistemi fiscali ammettono una fattura «semplificata» più breve per piccoli importi, tipicamente per le vendite al dettaglio. La direttiva IVA dell’UE consente agli Stati membri di permettere fatture semplificate per importi fino a 100 € (alcuni fissano limiti diversi) e il Regno Unito ammette fatture IVA semplificate per forniture fino a 250 £ IVA inclusa. Una fattura semplificata può omettere dettagli come l’indirizzo dell’acquirente, ma non può essere usata in ogni situazione (ad esempio per le cessioni intra-UE). Nel dubbio, emetti una fattura completa.
Casi particolari
- Le fatture proforma non sono fatture fiscali, ma preventivi in forma di fattura. Vedi fattura proforma.
- Le correzioni vanno gestite con una nota di credito, non modificando l’originale.
- Fatturazione elettronica: Paesi come l’Italia (e, sempre più, Germania, Francia, Polonia e altri) richiedono formati elettronici strutturati per alcune fatture. Vedi cos’è una fattura elettronica.
- Le ricevute confermano il pagamento e contengono dati diversi: vedi fattura e ricevuta oppure creane una con il generatore di ricevute.
Lista di controllo stampabile
- Dicitura «Fattura» (o equivalente)
- Numero di fattura univoco e progressivo
- Data della fattura, data dell’operazione (se diversa) e scadenza
- Tua denominazione legale, indirizzo, recapiti e partita IVA
- Denominazione legale e indirizzo del cliente (e partita IVA o codice fiscale se richiesti)
- Codice destinatario o PEC per la fattura elettronica, se applicabile
- Numero d’ordine o riferimento del cliente, se ne usa uno
- Voci chiare con quantità, prezzo unitario e totale riga
- Imponibile, sconti, aliquota/e e importo/i dell’imposta
- Totale da pagare con la valuta
- Motivo dell’assenza di imposta, se applicabile
- Metodi di pagamento, coordinate bancarie e causale
- Condizioni di pagamento ed eventuali condizioni concordate per i ritardi
Per i requisiti specifici di ogni Paese, consulta i nostri modelli di fattura per Paese.
Questa lista rispecchia regole e buone pratiche molto diffuse. I requisiti differiscono da Paese a Paese e cambiano nel tempo; non costituisce consulenza legale o fiscale. Verifica la tua situazione con l’autorità fiscale o con un commercialista.