Die Arbeit mit Kunden in anderen Ländern erschließt einen größeren Markt – und wirft Fragen auf, die eine Inlandsrechnung nie stellt. Welche Währung? Berechnen Sie Umsatzsteuer? Behält der Kunde Steuern ein? Warum kamen von 4.000 $ nur 3.955 $ an? Dieser Ratgeber bündelt die Antworten und verweist auf vertiefende Ratgeber zu jedem Thema.
Internationale Steuerregeln sind komplex und hängen davon ab, wo Sie und Ihr Kunde ansässig sind und was Sie verkaufen. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
1. Grundlagen vor der ersten Rechnung klären
| Frage | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| An welche juristische Person und Adresse stellen wir die Rechnung? | Konzerne haben viele Gesellschaften; falsche Gesellschaft = abgelehnte Rechnung |
| Welche Währung? | Bestimmt, wer das Wechselkursrisiko trägt |
| Brauchen Sie unsere Steuernummer, ein W-8-Formular oder eine Lieferantenregistrierung? | Viele Unternehmen können nicht registrierte Lieferanten nicht bezahlen |
| Brauchen Sie eine Bestellnummer auf Rechnungen? | Üblich in großen Organisationen |
| Wie lauten Ihre Zahlungsbedingungen und Zahlläufe? | Internationale Zahlungen können Tage dauern |
| Verlangen Sie E-Rechnungen oder ein Lieferantenportal? | Manche Länder und Unternehmen akzeptieren kein PDF |
2. Währung
Rechnen Sie in einer Währung ab, auf die Sie sich geeinigt haben, und zeigen Sie den ISO-Code (USD, EUR, GBP) neben den Beträgen – „$“ allein ist mehrdeutig. Die Preisstellung in der Währung des Kunden kann Aufträge bringen, setzt Sie aber Wechselkursschwankungen aus; die Preisstellung in Ihrer Währung verschiebt das Risiko auf ihn. Sind Sie umsatzsteuerlich registriert und rechnen in Fremdwährung ab, verlangen viele Systeme (darunter EU und Vereinigtes Königreich) den Umsatzsteuerbetrag zusätzlich in Landeswährung. Details: Rechnung in Fremdwährung.
3. Umsatzsteuer, GST und Sales Tax
Die zentrale Frage lautet, wo die Leistung besteuert wird – der „Ort der Leistung“. Grobe Muster für Dienstleistungen (für Waren gelten andere Regeln):
| Sie sind … | Der Kunde ist … | Übliche Behandlung (vereinfacht) |
|---|---|---|
| EU, umsatzsteuerlich registriert | Unternehmen in einem anderen EU-Land | Keine Umsatzsteuer berechnet; Reverse Charge – vermerken und beide USt-IdNr. angeben |
| EU, umsatzsteuerlich registriert | Unternehmen außerhalb der EU | Oft außerhalb des Anwendungsbereichs der EU-Umsatzsteuer; Grund auf der Rechnung vermerken |
| EU, umsatzsteuerlich registriert | Verbraucher in einem anderen EU-Land | Ihre Umsatzsteuer bis zur EU-weiten Schwelle von 10.000 € für bestimmte Leistungen/Fernverkäufe; danach die Umsatzsteuer des Verbraucherlandes (oft über OSS) |
| UK, umsatzsteuerlich registriert | Unternehmen außerhalb des UK | Nach der Grundregel für B2B-Dienstleistungen oft außerhalb des Anwendungsbereichs der britischen Umsatzsteuer |
| Außerhalb der EU | EU-Unternehmen | In der Regel keine EU-Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung; der Kunde schuldet sie selbst per Reverse Charge |
| Außerhalb der EU | EU-Verbraucher (digitale Leistungen) | Sie müssen sich ggf. ab dem ersten Verkauf registrieren und EU-Umsatzsteuer berechnen (Nicht-EU-OSS) |
| US-Unternehmen | Ausländischer Kunde | Keine US-Sales-Tax auf die meisten exportierten Dienstleistungen; ausländische Umsatzsteuer kann Sache des Kunden sein |
Es gibt viele Ausnahmen – Leistungen mit Grundstücksbezug, Veranstaltungen, Beförderung und digitale Leistungen an Verbraucher folgen Sonderregeln. Siehe Umsatzsteuer auf Rechnungen und, für die US-Seite, Sales Tax auf Rechnungen.
4. Quellensteuer
Manche Länder verlangen, dass Kunden bei Zahlungen an ausländische Dienstleister Ertragsteuer einbehalten und an ihre Steuerbehörde abführen – Sie erhalten dann weniger als den Rechnungsbetrag. Ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen beiden Ländern kann sie senken oder ausschließen, meist gegen Vorlage einer Ansässigkeitsbescheinigung oder eines bestimmten Formulars vorab.
- US-Kunden verlangen von Auftragnehmern außerhalb der USA typischerweise ein Formular W-8BEN (Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (Unternehmen), um den ausländischen Status und eine etwaige Abkommensberufung zu dokumentieren.
- Länder wie Indien, Mexiko, Brasilien und die Philippinen wenden unter anderem auf bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungszahlungen Quellensteuer an.
Fragen Sie früh nach und legen Sie im Vertrag fest, ob Ihr Preis netto oder brutto vor Quellensteuer gilt.
5. Grenzüberschreitend bezahlt werden
- Geben Sie vollständige internationale Daten an: IBAN, BIC/SWIFT, Bankname und -adresse; für die USA Kontonummer und ABA-Routing-Number.
- Bitten Sie den Kunden, mit Gebührencode OUR zu zahlen, wenn Sie den vollen Betrag brauchen, oder kalkulieren Sie Gebühren in Ihren Preis ein.
- Erwägen Sie ein Mehrwährungskonto, das Ihnen lokale Kontodaten in der Währung des Kunden gibt – für ihn günstiger und schneller zu bezahlen.
- Karten- oder Online-Zahlungslinks sind für kleinere Kunden praktisch; prüfen Sie Umtausch- und Bearbeitungsgebühren.
6. Sprache, Datum und Formate
- Sprache: Englisch wird bei B2B-Rechnungen weithin akzeptiert, doch manche Länder verlangen für lokale Umsatzsteuerzwecke Rechnungen in der Amtssprache oder auf Anfrage Übersetzungen.
- Datum: Schreiben Sie Monate aus („3. Nov. 2026“) –
03/11/2026bedeutet für US-Leser den 11. März. - Zahlen:
1.250,00und1,250.00bedeuten in verschiedenen Ländern dasselbe; der Währungscode verhindert Verwechslungen. - Adressen: Nennen Sie Land und Postleitzahl im Format des Kunden.
7. E-Rechnung und Portale
Immer mehr Länder verlangen für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen (Italien, Polen, Belgien, mit Deutschland und Frankreich in der Einführung), und große Kunden verlangen oft Uploads in ein Lieferantenportal. Als ausländischer Lieferant liegen Sie möglicherweise außerhalb einer inländischen Pflicht, doch die Systeme Ihres Kunden können dennoch ein bestimmtes Format verlangen. Siehe Was ist eine E-Rechnung.
8. Warenverkauf ins Ausland
Der Versand physischer Produkte bringt Zollpapiere mit sich: eine Handelsrechnung mit HS-Codes, Ursprungsland, Incoterms und Gewichten sowie Packlisten und Transportdokumente. Siehe Handelsrechnung für den Export und Proforma-Rechnungen.
Beispiel: Freelancer in Deutschland rechnet an ein US-Unternehmen ab
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Kunde | Lumen Software Inc., 500 Market St, San Francisco, CA, USA |
| Währung | USD |
| Leistung | Produktdesign, Oktober 2026 – 32 Stunden × USD 85 |
| Gesamt | USD 2.720,00 |
| Umsatzsteuer | Nicht berechnet – Leistung an ein Unternehmen außerhalb der EU (Hinweis nach den Regeln Ihres Landes, z. B. Verweis auf die Leistungsortregel) |
| Zahlung | Über Mehrwährungskonto mit USD-Kontodaten; Gebühren: OUR |
| Unterlagen | W-8BEN des Kunden liegt vor |
(Nur zur Veranschaulichung – bestätigen Sie den genauen Wortlaut, den Ihre lokalen Regeln verlangen.)
Checkliste
- Richtige juristische Person, Adresse und ggf. Steuernummer des Kunden
- Währung vereinbart; ISO-Code angegeben
- Umsatzsteuerliche Behandlung bestimmt und auf der Rechnung vermerkt
- Ihre USt-IdNr. (und die des Kunden bei Reverse Charge)
- Umsatzsteuerbetrag in Landeswährung, falls erforderlich
- Quellensteuer besprochen; Formulare (z. B. W-8BEN) bereitgestellt
- Internationale Bankdaten und Gebührenanweisung
- Datumsangaben eindeutig geschrieben
- Bestellnummer / Lieferanten-ID / Portalanforderungen erfüllt
Die Rechnungsanforderungen nach Ländern fassen wir in unseren Rechnungsvorlagen nach Land zusammen – zum Beispiel Deutschland, das Vereinigte Königreich und die USA. Wenn Sie so weit sind, stellen Sie Währung und Steuer im Rechnungsgenerator ein.