Trabajar con clientes de otros países abre un mercado más grande y plantea preguntas que una factura nacional nunca suscita. ¿En qué moneda? ¿Se cobra IVA? ¿El cliente retendrá impuestos? ¿Por qué 4.000 $ llegaron como 3.955 $? Esta guía reúne las respuestas y enlaza con guías más detalladas de cada tema.
Las normas fiscales internacionales son complejas y dependen de dónde estéis tú y tu cliente y de lo que vendas. Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico.
1. Acordad lo básico antes de la primera factura
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿A qué entidad jurídica facturamos y con qué dirección? | Las multinacionales tienen muchas entidades; entidad equivocada = factura rechazada |
| ¿En qué moneda? | Determina quién asume el riesgo de tipo de cambio |
| ¿Necesitáis nuestro número fiscal, un formulario W-8 o un alta de proveedor? | Muchas empresas no pueden pagar a proveedores no registrados |
| ¿Necesitáis un número de pedido en las facturas? | Habitual en las grandes organizaciones |
| ¿Cuáles son vuestras condiciones de pago y fechas de pago? | Los pagos internacionales pueden añadir días |
| ¿Exigís facturas electrónicas o un portal de proveedores? | Algunos países y empresas no aceptan PDF |
2. Moneda
Factura en una moneda que hayáis acordado y muestra el código ISO (USD, EUR, GBP) junto a los importes: «$» por sí solo es ambiguo. Poner precio en la moneda del cliente puede ayudarte a conseguir el trabajo, pero te expone a las oscilaciones del cambio; hacerlo en la tuya traslada el riesgo al cliente. Si estás registrado a efectos de IVA y facturas en moneda extranjera, muchos sistemas (incluidos los de la UE y el Reino Unido) exigen también el importe del IVA en tu moneda local. Detalles: cómo facturar en moneda extranjera.
3. IVA, GST e impuesto sobre ventas
La cuestión clave es dónde tributa la operación: el «lugar de realización». Patrones generales para servicios (las normas de los bienes son distintas):
| Tú eres… | El cliente es… | Tratamiento habitual (simplificado) |
|---|---|---|
| De la UE, registrado a efectos de IVA | Empresa de otro país de la UE | No se cobra IVA; inversión del sujeto pasivo: indícalo y muestra ambos números de IVA |
| De la UE, registrado a efectos de IVA | Empresa de fuera de la UE | A menudo no sujeta al IVA de la UE; indica el motivo en la factura |
| De la UE, registrado a efectos de IVA | Consumidor de otro país de la UE | Tu IVA hasta el umbral de 10.000 € para toda la UE en ciertos servicios y ventas a distancia; después, el IVA del país del cliente (a menudo mediante la ventanilla única, OSS) |
| Del Reino Unido, registrado a efectos de IVA | Empresa de fuera del Reino Unido | A menudo no sujeta al IVA británico en servicios entre empresas, según la regla general |
| De fuera de la UE | Empresa de la UE | Normalmente sin IVA de la UE en tu factura; el cliente lo autorrepercute mediante la inversión del sujeto pasivo |
| De fuera de la UE | Consumidores de la UE (servicios digitales) | Puede que debas registrarte y cobrar IVA de la UE desde la primera venta (OSS para no establecidos en la Unión) |
| Empresa de EE. UU. | Cliente extranjero | Sin impuesto sobre ventas de EE. UU. en la mayoría de los servicios exportados; el IVA extranjero puede ser responsabilidad del cliente |
Las excepciones son numerosas: los servicios vinculados a inmuebles, eventos, transporte y servicios digitales a consumidores siguen normas especiales. Consulta cómo cobrar IVA en facturas y, para el lado estadounidense, el impuesto sobre ventas en facturas.
4. Retenciones
Algunos países obligan a los clientes a retener el impuesto sobre la renta de los pagos a prestadores de servicios extranjeros y a ingresarlo en su administración tributaria, de modo que tú recibes menos que el total de la factura. Un convenio fiscal entre los dos países puede reducir o eliminar la retención, normalmente si aportas antes un certificado de residencia fiscal o un formulario específico.
- Los clientes de EE. UU. suelen pedir a los contratistas no estadounidenses un formulario W-8BEN (personas físicas) o W-8BEN-E (entidades) para documentar su condición de extranjeros y cualquier derecho derivado de un convenio.
- Países como India, México, Brasil y Filipinas, entre otros, aplican retenciones a determinados pagos transfronterizos por servicios.
Pregúntalo pronto y decide en tu contrato si tu precio es neto o bruto de retenciones.
5. Cobrar a través de fronteras
- Facilita datos internacionales completos: IBAN, BIC/SWIFT, nombre y dirección del banco; para EE. UU., número de cuenta y número de ruta ABA.
- Pide al cliente que pague con la opción de gastos OUR si necesitas recibir el importe íntegro, o incluye las comisiones en tu precio.
- Valora una cuenta multidivisa que te dé datos locales en la moneda del cliente: pagar le resulta más barato y rápido.
- Los enlaces de pago con tarjeta u online son cómodos para clientes pequeños; comprueba las comisiones de conversión y de procesamiento.
6. Idioma, fechas y formatos
- Idioma: el inglés se acepta ampliamente en las facturas entre empresas, pero algunos países exigen, a efectos del IVA local, facturas en el idioma oficial o traducciones si se piden.
- Fechas: escribe los meses con letras («3 nov. 2026»):
03/11/2026significa marzo para un lector estadounidense. - Números:
1.250,00y1,250.00significan lo mismo en países distintos; usar el código de la moneda evita confusiones. - Direcciones: incluye el país y el código postal con el formato del cliente.
7. Facturación electrónica y portales
Cada vez más países exigen facturas electrónicas estructuradas en las ventas nacionales entre empresas (Italia, Polonia, Bélgica, y Alemania y Francia de forma progresiva), y los grandes clientes suelen exigir subir las facturas a un portal de proveedores. Como proveedor extranjero puede que quedes fuera de una obligación nacional, pero los sistemas de tu cliente pueden seguir exigiendo un formato concreto. Consulta qué es una factura electrónica.
8. Venta de bienes al extranjero
Enviar productos físicos añade papeleo aduanero: una factura comercial con códigos HS, país de origen, Incoterms y pesos, además de listas de embalaje y documentos de transporte. Consulta las facturas comerciales para exportación y las facturas proforma.
Ejemplo: freelance en España que factura a una empresa de EE. UU.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Cliente | Lumen Software Inc., 500 Market St, San Francisco, CA, EE. UU. |
| Moneda | USD |
| Servicio | Servicios de diseño de producto, octubre de 2026 — 32 horas × 85 USD |
| Total | 2.720,00 USD |
| IVA | No se cobra: servicio a una empresa de fuera de la UE (indícalo según las normas españolas de IVA) |
| Pago | A los datos de una cuenta multidivisa en USD; gastos: OUR |
| Documentación | El cliente tiene archivado un W-8BEN |
(Solo ilustrativo: confirma la redacción exacta que exige tu normativa.)
Lista de comprobación
- Entidad jurídica, dirección y número fiscal del cliente correctos
- Moneda acordada; código ISO visible
- Tratamiento de IVA/GST determinado e indicado en la factura
- Tu número de IVA (y el del cliente en la inversión del sujeto pasivo)
- Importe del IVA en moneda local si es obligatorio
- Retenciones habladas; formularios (p. ej., W-8BEN) facilitados
- Datos bancarios internacionales e instrucción sobre comisiones
- Fechas escritas sin ambigüedad
- Número de pedido, código de proveedor y requisitos del portal cumplidos
Los requisitos de factura país por país se resumen en nuestras plantillas de factura por país, por ejemplo Alemania, el Reino Unido y Estados Unidos. Cuando estés listo, elige la moneda y el impuesto en el generador de facturas.