Werken met klanten in andere landen opent een grotere markt en brengt vragen met zich mee die een binnenlandse factuur nooit oproept. Welke valuta? Reken je btw? Houdt de klant belasting in? Waarom kwam er $ 3.955 binnen in plaats van $ 4.000? Deze gids brengt de antwoorden samen en verwijst naar diepere gidsen over elk onderwerp.
Internationale belastingregels zijn complex en hangen af van waar jij en je klant gevestigd zijn en wat je verkoopt. Deze gids is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies.
1. Maak afspraken vóór de eerste factuur
| Vraag | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Op welke juridische entiteit en welk adres factureren we? | Multinationals hebben veel entiteiten; verkeerde entiteit betekent een afgewezen factuur |
| Welke valuta? | Bepaalt wie het wisselkoersrisico draagt |
| Hebben jullie ons belastingnummer, een W-8-formulier of een leveranciersregistratie nodig? | Veel bedrijven kunnen niet betalen aan niet-geregistreerde leveranciers |
| Is een inkoopordernummer op facturen nodig? | Gebruikelijk bij grote organisaties |
| Wat zijn jullie betaalvoorwaarden en betaalruns? | Internationale betalingen kunnen dagen extra kosten |
| Eisen jullie e-facturen of een leveranciersportaal? | Sommige landen en bedrijven accepteren geen pdf |
2. Valuta
Factureer in een valuta die jullie allebei hebben afgesproken en toon de ISO-code (USD, EUR, GBP) naast de bedragen: “$” alleen is dubbelzinnig. Prijzen in de valuta van de klant kan opdrachten opleveren, maar stelt je bloot aan koersschommelingen; prijzen in de jouwe verschuift het risico naar de klant. Ben je btw-geregistreerd en factureer je in een vreemde valuta, dan eisen veel stelsels (waaronder de EU en het VK) ook het btw-bedrag in je lokale valuta. Details: factureren in een vreemde valuta.
3. Btw, GST en sales tax
De kernvraag is waar de levering wordt belast: de plaats van dienst. Globale patronen voor diensten (regels voor goederen verschillen):
| Jij bent… | Klant is… | Gebruikelijke behandeling (vereenvoudigd) |
|---|---|---|
| EU, btw-geregistreerd | Bedrijf in een ander EU-land | Geen btw gerekend; verlegging: vermeld het en toon beide btw-nummers |
| EU, btw-geregistreerd | Bedrijf buiten de EU | Vaak buiten het bereik van de EU-btw; vermeld de reden op de factuur |
| EU, btw-geregistreerd | Consument in een ander EU-land | Jouw btw tot de EU-brede drempel van € 10.000 voor bepaalde diensten en verkopen op afstand; daarna de btw van het land van de klant (vaak via OSS) |
| VK, btw-geregistreerd | Bedrijf buiten het VK | Vaak buiten het bereik van de Britse btw voor zakelijke diensten volgens de algemene regel |
| Buiten de EU | Bedrijf in de EU | Meestal geen EU-btw op jouw factuur; de klant verantwoordt zelf via verlegging |
| Buiten de EU | Consumenten in de EU (digitale diensten) | Mogelijk moet je je registreren en EU-btw rekenen vanaf de eerste verkoop (non-Union OSS) |
| Amerikaans bedrijf | Buitenlandse klant | Geen Amerikaanse sales tax op de meeste geëxporteerde diensten; buitenlandse btw kan de verantwoordelijkheid van de klant zijn |
Er zijn veel uitzonderingen: diensten die met grond samenhangen, evenementen, vervoer en digitale diensten aan consumenten volgen bijzondere regels. Zie btw op facturen en, voor de Amerikaanse kant, sales tax op facturen.
4. Bronbelasting
Sommige landen verplichten klanten om inkomstenbelasting in te houden op betalingen aan buitenlandse dienstverleners en die af te dragen aan hun belastingdienst, waardoor jij minder ontvangt dan het factuurtotaal. Een belastingverdrag tussen de twee landen kan dit verlagen of opheffen, meestal als je vooraf een verklaring van fiscale woonplaats of een specifiek formulier overlegt.
- Amerikaanse klanten vragen niet-Amerikaanse opdrachtnemers meestal om een Form W-8BEN (personen) of W-8BEN-E (entiteiten) om de buitenlandse status en een eventueel beroep op een verdrag vast te leggen.
- Landen als India, Mexico, Brazilië en de Filipijnen, onder andere, passen bronbelasting toe op bepaalde grensoverschrijdende betalingen voor diensten.
Vraag er vroeg naar en leg in je contract vast of je prijs netto of bruto is ten opzichte van de inhouding.
5. Over de grens betaald krijgen
- Geef volledige internationale gegevens: IBAN, BIC/SWIFT, naam en adres van de bank; voor de VS het rekeningnummer en ABA-routingnummer.
- Vraag de klant om te betalen met kostencode OUR als je het volledige bedrag nodig hebt, of reken de kosten in je prijs door.
- Overweeg een meervalutarekening die je lokale gegevens in de valuta van de klant geeft: goedkoper en sneller voor de klant om te betalen.
- Kaart- of online betaallinks zijn handig voor kleinere klanten; controleer omwissel- en verwerkingskosten.
6. Taal, datums en formaten
- Taal: Engels wordt breed geaccepteerd voor zakelijke facturen, maar sommige landen eisen voor de lokale btw een factuur in de officiële taal, of een vertaling op verzoek.
- Datums: schrijf maanden voluit (“3 nov 2026”):
03/11/2026betekent voor een Amerikaanse lezer maart. - Getallen:
1.250,00en1,250.00betekenen hetzelfde in verschillende landen; de valutacode voorkomt verwarring. - Adressen: vermeld land en postcode in het formaat van de klant.
7. E-facturatie en portalen
Een groeiend aantal landen eist gestructureerde e-facturen voor binnenlandse zakelijke verkopen (Italië, Polen, België, waarbij Duitsland en Frankrijk gefaseerd volgen), en grote klanten vragen vaak om uploaden naar een leveranciersportaal. Als buitenlandse leverancier val je mogelijk buiten een binnenlandse verplichting, maar de systemen van je klant kunnen toch een bepaald formaat vragen. Zie wat is een e-factuur.
8. Goederen naar het buitenland verkopen
Het verzenden van fysieke producten brengt douanepapieren met zich mee: een handelsfactuur met HS-codes, land van oorsprong, Incoterms en gewichten, plus paklijsten en vervoersdocumenten. Zie handelsfactuur voor export en proformafactuur.
Voorbeeld: freelancer in Spanje factureert een Amerikaans bedrijf
| Veld | Voorbeeld |
|---|---|
| Klant | Lumen Software Inc., 500 Market St, San Francisco, CA, VS |
| Valuta | USD |
| Dienst | Productontwerp, oktober 2026: 32 uur × USD 85 |
| Totaal | USD 2.720,00 |
| Btw | Niet gerekend: dienst aan een bedrijf buiten de EU (vermelding volgens de Spaanse btw-regels) |
| Betaling | Via gegevens van een meervalutarekening in USD; kosten: OUR |
| Documenten | Klant heeft W-8BEN in het dossier |
(Alleen ter illustratie: controleer de exacte formulering die jouw lokale regels vereisen.)
Checklist
- Juiste juridische entiteit, adres en eventueel belastingnummer van de klant
- Valuta afgesproken; ISO-code getoond
- Btw/GST-behandeling bepaald en op de factuur vermeld
- Jouw btw-nummer (en dat van de klant bij verlegging)
- Btw-bedrag in lokale valuta indien vereist
- Bronbelasting besproken; formulieren (bijv. W-8BEN) geleverd
- Internationale bankgegevens en instructie over kosten
- Datums ondubbelzinnig geschreven
- Inkoopordernummer / leveranciersnummer / portaaleisen vervuld
De factuureisen per land staan samengevat in onze factuursjablonen per land, bijvoorbeeld Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Stel valuta en belasting in de factuurgenerator in als je zover bent.