Fatura em Moeda Estrangeira e Taxa de Câmbio

Trabalhar com clientes no exterior muitas vezes significa faturar em uma moeda que não é a sua. Isso levanta perguntas práticas: qual moeda usar, é preciso mostrar a taxa de câmbio, como o IVA é tratado e por que você recebeu menos do que faturou? Este guia responde a essas perguntas com exemplos.

É possível faturar em moeda estrangeira?

Na maioria dos países, sim. Em geral, você pode emitir faturas em qualquer moeda combinada com o cliente. As principais exceções são de natureza fiscal: em sistemas de IVA como o da UE e o do Reino Unido, você pode faturar em moeda estrangeira, mas o valor do IVA também deve ser mostrado na sua moeda local (mais sobre isso abaixo). Alguns países também restringem em que moeda as operações internas podem ser liquidadas; por isso, confira as regras locais se você fatura clientes nacionais em moeda estrangeira. No Brasil, por exemplo, as operações entre residentes no país em geral são feitas em reais; confirme com o seu contador antes de faturar um cliente brasileiro em outra moeda.

Escolha da moeda

Algumas regras práticas:

• Combine a moeda no contrato ou no orçamento, e não pela primeira vez na fatura.
• Se você precifica na moeda do cliente, inclua uma margem para variações cambiais e tarifas de conversão em projetos mais longos.
• Em contratos longos ou grandes, considere uma cláusula cambial, por exemplo, os preços são revistos se a taxa variar mais de 5%.

Como mostrar a moeda na fatura

A ambiguidade custa dinheiro. “$” pode significar dólar americano, canadense, australiano, de Singapura ou de muitos outros países. Use o código ISO 4217 de três letras pelo menos uma vez, de preferência ao lado do total:

• USD 2.400,00 ou US$ 2.400,00
• EUR 1.850,00 (em muitos países europeus, a vírgula marca os decimais e o ponto marca os milhares)
• GBP 3.000,00
• JPY 250.000 (sem decimais)

Informe a moeda em todas as colunas de valor, ou uma única vez em um cabeçalho bem identificado (“Todos os valores em EUR”).

IVA e moedas estrangeiras

UE

Pela Diretiva do IVA da UE, uma fatura pode ser emitida em qualquer moeda, mas o IVA a pagar deve ser expresso na moeda nacional do Estado-membro onde o IVA é devido (por exemplo, o zloty polonês, a coroa sueca ou a coroa tcheca para o IVA local nesses países). A conversão usa a taxa mais recente do mercado cambial mais representativo, e os Estados-membros podem permitir a taxa mais recente do Banco Central Europeu. Empresas da zona do euro que faturam em USD, por exemplo, mostram o IVA em EUR.

Reino Unido

Se você é registrado para o IVA no Reino Unido e fatura em moeda estrangeira, a fatura deve mostrar o IVA total em libras esterlinas. A HMRC aceita vários métodos de conversão, incluindo a taxa de mercado no momento do fornecimento e as taxas periódicas publicadas pela HMRC, aplicados de forma consistente.

Reverse charge e exportações

Quando nenhum IVA é cobrado, por exemplo no reverse charge ou em uma exportação, não há valor de IVA a converter, mas você ainda precisa do valor da venda na moeda local para a declaração de IVA e para os registros contábeis.

Exemplo: fornecedor polonês registrado para IVA faturando em EUR

(A taxa de câmbio mostrada é ilustrativa. Use a taxa e a fonte que as regras do seu país exigem; na Polônia, por exemplo, as regras se referem às taxas do Banco Nacional da Polônia.)

Receber: tarifas bancárias e formas de pagamento

As transferências bancárias internacionais podem chegar com valor menor por causa das tarifas de bancos intermediários. Nas transferências SWIFT, quem envia escolhe quem paga as tarifas:

Para se proteger:

• Informe na fatura: “Pague em EUR com tarifas do tipo OUR, ou garanta que o valor integral da fatura seja recebido.”
• Informe dados bancários locais na moeda do cliente, se você tiver uma conta multimoeda: assim o cliente pode pagar como uma transferência doméstica, que é mais barata e mais rápida.
• Em pagamentos SEPA em euros dentro da área SEPA, as tarifas em geral são compartilhadas, e as transferências costumam ser de baixo custo.
• Provedores de pagamento por cartão e online facilitam pagamentos do exterior, mas cobram tarifas de conversão e processamento; confira o custo total.

Inclua os códigos IBAN e BIC/SWIFT para transferências internacionais; clientes dos EUA podem precisar também do endereço do seu banco, e contas dos EUA recebem com o número da conta e o número de roteamento ABA.

Diferenças cambiais na sua contabilidade

Se você fatura em moeda estrangeira, o valor que recebe na sua própria moeda normalmente será diferente do que você registrou na data da fatura. Essa diferença é um ganho ou perda cambial realizado.

Exemplo: um freelancer do Reino Unido fatura USD 2.000 em 1º de outubro, quando a taxa é 1,30 USD/GBP, registrados como £ 1.538,46. O cliente paga em 31 de outubro, quando a taxa é 1,33; o banco converte USD 2.000 em £ 1.503,76 (antes das tarifas). A diferença de £ 34,70 é uma perda cambial na contabilidade. A fatura em si não muda, e o cliente continuou devendo, e pagou, USD 2.000.

Como exatamente registrar isso depende do seu método contábil e do país; pergunte ao seu contador se você fatura em moeda estrangeira com regularidade.

Checklist para faturas em moeda estrangeira

• Moeda combinada por escrito antes de faturar
• Código ISO da moeda ao lado do total
• Formato numérico claro (separadores de decimais e de milhares)
• IVA mostrado na moeda local, com a alíquota e a fonte, quando exigido
• Tratamento correto do IVA (nacional, reverse charge, exportação) anotado
• Dados de pagamento internacional (IBAN, BIC/SWIFT ou dados locais na moeda do cliente)
• Instrução sobre tarifas bancárias (por exemplo, OUR), se você espera o valor integral
• Taxa de câmbio da data da fatura registrada nos seus livros

Como fazer no BillKit

O gerador de fatura do BillKit aceita uma ampla gama de moedas do mundo e formata os valores para a moeda selecionada. Escolha a moeda do cliente, adicione seus dados bancários internacionais e use o campo de observações para o valor do IVA na moeda local e a fonte da taxa de câmbio, quando as suas regras exigirem. Em pedidos de exportação pontuais em que o comprador precisa de documentos antes de pagar, comece com uma fatura proforma.

As regras de câmbio, IVA e contabilidade variam por país. Este guia traz informações gerais e não constitui orientação jurídica, fiscal ou contábil.