“Fatura eletrônica” parece significar qualquer fatura enviada por e-mail. Na legislação tributária, não é assim. Governos do mundo todo estão tornando obrigatórias as faturas eletrônicas estruturadas, muitas vezes encaminhadas por uma plataforma do governo, ou reportadas a ela em tempo real. Se você vende para empresas em países como Itália, México, Índia, Polônia, Alemanha ou França, essas regras já afetam ou em breve afetarão você. Este guia explica o que é uma fatura eletrônica, os formatos mais comuns e a situação nos principais países.
As regras de fatura eletrônica mudam rapidamente, e os cronogramas são adiados ou ajustados com frequência. As datas abaixo refletem as regras adotadas ou anunciadas no momento da redação; confira sempre a orientação oficial atual. São informações gerais, e não orientação jurídica ou fiscal.
Fatura eletrônica x fatura em PDF
| Fatura em PDF / enviada por e-mail | Fatura eletrônica estruturada | |
|---|---|---|
| Formato | Um documento visual (PDF, imagem, Word) | Dados legíveis por máquina (geralmente XML, às vezes JSON) |
| Lida por | Pessoas | Software: o sistema do comprador pode processá-la automaticamente |
| Campos padronizados | Não | Sim: segue um esquema definido (por exemplo, EN 16931, UBL, CII) |
| Transmissão | E-mail, upload, correio | Muitas vezes por uma rede (como a Peppol) ou por uma plataforma do governo |
| Participação do governo | Nenhuma | Em muitos países: validada, autorizada ou reportada à autoridade fiscal |
Um PDF simples, mesmo enviado por e-mail, geralmente não é uma fatura eletrônica segundo as regras obrigatórias. Um formato híbrido, como o ZUGFeRD / Factur-X (um PDF com XML estruturado embutido), pode se qualificar onde for aceito, porque o XML é a parte juridicamente relevante.
Os principais modelos
- Modelo de auditoria posterior / troca: as empresas trocam faturas eletrônicas estruturadas (muitas vezes pela Peppol) e a autoridade fiscal audita depois. Exemplo: a obrigatoriedade B2B da Bélgica e a da Alemanha.
- Modelo de autorização prévia (clearance): cada fatura deve ser enviada a uma plataforma do governo e validada por ela antes de (ou ao) chegar ao comprador. Exemplos: Itália (SdI), México (CFDI), Polônia (KSeF), Índia (IRP, para as empresas obrigadas).
- Reporte em tempo real: a fatura é trocada entre as partes, mas os dados são reportados à autoridade em um prazo curto. Muitos países combinam o reporte com um dos modelos acima.
Formatos e padrões comuns
| Padrão / formato | Onde você vai encontrá-lo |
|---|---|
| EN 16931 | Padrão semântico europeu para faturas eletrônicas; base da maioria dos formatos da UE |
| UBL e UN/CEFACT CII | Sintaxes XML que implementam a EN 16931 |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Formato de fatura da rede Peppol (Bélgica, países nórdicos, Países Baixos, Singapura, Austrália/Nova Zelândia e outros) |
| XRechnung | Formato alemão do setor público (CIUS da EN 16931) |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF + XML híbrido, usado na Alemanha e na França |
| FatturaPA | Formato XML italiano para o SdI |
| CFDI 4.0 | Formato XML do México |
União Europeia: ViDA
O pacote VAT in the Digital Age (ViDA), da UE, foi adotado em 2025. Seus elementos de fatura eletrônica, em resumo:
- Os Estados-membros agora podem introduzir obrigações nacionais de fatura eletrônica B2B sem precisar de uma autorização especial da UE.
- A partir de 1º de julho de 2030, a fatura eletrônica e o reporte digital quase em tempo real passam a ser obrigatórios nas operações B2B intra-UE, com base no padrão europeu (EN 16931).
- Espera-se que os sistemas nacionais de fatura eletrônica e de reporte convirjam com o modelo da UE nos anos seguintes.
Pelo ViDA, a definição de fatura eletrônica da UE é um formato estruturado que permite o processamento automático: um PDF sozinho não se qualifica.
Alemanha
A Alemanha introduziu a fatura eletrônica B2B nas operações nacionais entre empresas estabelecidas no país, em fases:
- A partir de 1º de janeiro de 2025: todas as empresas devem ser capazes de receber faturas eletrônicas.
- Até o fim de 2026: faturas em papel e eletrônicas não estruturadas (por exemplo, PDF) ainda podem ser emitidas; o destinatário deve concordar em receber PDFs.
- A partir de 1º de janeiro de 2027: empresas com faturamento do ano anterior acima de € 800.000 devem emitir faturas eletrônicas.
- A partir de 1º de janeiro de 2028: todas as empresas devem emitir faturas eletrônicas nas vendas B2B nacionais.
Os formatos aceitos incluem XRechnung e ZUGFeRD (versão 2.0.1 ou posterior, excluídos os perfis mais básicos), ou outros formatos compatíveis com a EN 16931, se as duas partes concordarem. Há exceções para algumas operações, como faturas de pequeno valor (até € 250) e certos bilhetes. As faturas B2C não são abrangidas.
França
A reforma da fatura eletrônica B2B da França já foi adiada antes. Pelo cronograma estabelecido na lei de finanças de 2024:
- A partir de 1º de setembro de 2026: todas as empresas devem ser capazes de receber faturas eletrônicas, e as grandes e médias empresas devem emiti-las.
- A partir de 1º de setembro de 2027: as pequenas e microempresas também devem emitir faturas eletrônicas.
As faturas são trocadas por plataformas certificadas (plataformas privadas credenciadas), e as empresas também devem fazer o e-reporting dos dados de transações e pagamentos em vendas B2C e internacionais. Confira a orientação oficial mais recente sobre o estágio da implantação.
Itália (SdI)
A Itália foi o primeiro país da UE com uma obrigação B2B geral. Desde 1º de janeiro de 2019, a maioria das faturas B2B e B2C nacionais deve ser emitida como arquivos XML FatturaPA pelo Sistema di Interscambio (SdI) do governo, que as valida e as entrega. A fatura eletrônica B2G é obrigatória desde 2014–2015. A obrigação foi estendida à maioria dos pequenos contribuintes do regime de tributação fixa (forfettario) a partir de 2024. Faturas que não passam pelo SdI geralmente são consideradas não emitidas.
Polônia (KSeF)
O Sistema Nacional de Fatura Eletrônica (KSeF) da Polônia é uma plataforma de autorização prévia. Conforme anunciado, o uso obrigatório foi implantado por fases ao longo de 2026:
- A partir de 1º de fevereiro de 2026: os grandes contribuintes (vendas acima de PLN 200 milhões em 2024) devem emitir faturas no KSeF; todas as empresas devem ser capazes de recebê-las.
- A partir de 1º de abril de 2026: a obrigação se estende às demais empresas.
- Até 1º de janeiro de 2027: alívio para as menores empresas (as de baixo valor mensal faturado) e flexibilização transitória de algumas penalidades.
Cada fatura recebe um número KSeF quando é aceita pelo sistema.
Bélgica
A Bélgica tornou obrigatória a fatura eletrônica B2B estruturada nas operações nacionais entre empresas registradas para IVA a partir de 1º de janeiro de 2026, com o Peppol BIS como formato padrão, e anunciou o reporte em tempo real a partir de 2028.
Índia
A fatura eletrônica do GST da Índia exige que as empresas obrigadas registrem cada fatura B2B em um Invoice Registration Portal (IRP), que devolve um Invoice Reference Number (IRN) e um QR code assinado. O limite de faturamento foi reduzido em etapas desde 2020 e se aplica, desde 1º de agosto de 2023, a empresas com faturamento anual agregado acima de ₹ 5 crore. Alguns setores são isentos. Uma fatura que deveria ter sido registrada e não foi não é tratada como uma fatura fiscal válida.
México (CFDI)
O México tem um dos sistemas mais maduros. Praticamente todas as faturas devem ser emitidas como arquivos XML CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), validados e carimbados por um provedor de certificação autorizado (PAC) em nome da autoridade fiscal (SAT). O CFDI 4.0 é obrigatório desde 1º de abril de 2023. Cada fatura carimbada recebe um UUID único (folio fiscal), e os pagamentos recebidos depois da emissão são documentados com um complemento de pagamento.
Taiwan (e-GUI)
Taiwan usa Government Uniform Invoices (GUI), faturas numeradas cujas faixas de numeração são alocadas pela autoridade fiscal a cada período de dois meses. As GUIs eletrônicas (e-GUIs) são emitidas e enviadas à plataforma de faturas eletrônicas do Ministério das Finanças em prazos curtos (por exemplo, em 48 horas para e-GUIs B2C). Os consumidores podem guardá-las em um “carrier” (como um código de barras no celular), e elas entram automaticamente na conhecida loteria de faturas de Taiwan. Prestadores estrangeiros de serviços eletrônicos registrados em Taiwan geralmente emitem e-GUIs em nuvem para os consumidores.
Outros sistemas relevantes
- Brasil, Chile, Colômbia, Peru e outros países latino-americanos operam há bastante tempo sistemas de autorização prévia. No Brasil, as notas fiscais eletrônicas (NF-e para mercadorias e NFS-e para serviços) são emitidas por sistemas do governo; as regras variam conforme o município, o estado e a atividade, então confirme com o seu contador.
- A Arábia Saudita implantou a fatura eletrônica (FATOORA) por fases desde dezembro de 2021, com ondas de integração por porte da empresa.
- Singapura, Austrália e Nova Zelândia promovem a fatura eletrônica baseada na Peppol, até agora principalmente para fornecedores do governo.
- O Sistema de Fatura Qualificada do Japão (desde outubro de 2023) define requisitos de fatura para o crédito do imposto sobre consumo, mas não exige faturas eletrônicas estruturadas.
- A Espanha legislou uma obrigação de fatura eletrônica B2B com implantação por fases; confira o cronograma mais recente.
O que isso significa para pequenas empresas
- Descubra se uma obrigação se aplica a você. Geralmente depende de onde você está estabelecido, de onde está o seu cliente, de a venda ser B2B, B2G ou B2C e, às vezes, do seu faturamento.
- Confira as suas obrigações de recebimento. Na Alemanha e na Polônia, por exemplo, você precisa ser capaz de receber faturas eletrônicas antes de ser obrigado a emiti-las.
- Escolha uma ferramenta ou um provedor compatível para as faturas abrangidas: um software de contabilidade, um ponto de acesso Peppol ou uma plataforma certificada, conforme o país.
- Mantenha os seus dados corretos. As faturas eletrônicas são validadas automaticamente; números de IVA errados ou campos ausentes causam rejeições.
- Use o PDF para o que ele serve bem: vendas B2C, países sem obrigatoriedade, muitas faturas B2B internacionais, orçamentos, recibos e proformas.
Onde o BillKit se encaixa
O BillKit cria faturas, orçamentos e recibos profissionais em PDF no seu navegador. Os PDFs continuam válidos e muito usados onde a fatura eletrônica estruturada não é exigida, por exemplo em muitas faturas B2B transfronteiriças, na maioria das faturas B2C e em países sem obrigatoriedade. Quando uma obrigação se aplica a uma operação (como as faturas B2B nacionais na Itália ou na Polônia), você precisará emitir essa fatura por um sistema de fatura eletrônica compatível. Para o conteúdo geral de uma fatura, veja o que incluir em uma fatura e nossos modelos de fatura por país.
Lembrete: os cronogramas e os requisitos de fatura eletrônica mudam com frequência, e este panorama os simplifica. Ele não constitui orientação jurídica ou fiscal; confirme as obrigações atuais em fontes oficiais ou com um consultor tributário.