Uma fatura é um pedido formal de pagamento. Ela diz ao cliente o que ele comprou, quanto deve, quando o pagamento vence e como pagar. Uma fatura clara é paga mais rápido, passa pelo crivo de um contador e protege você caso surja alguma disputa.
Este guia mostra como fazer uma fatura a partir de uma página em branco, passo a passo, com um exemplo completo no final. Se você prefere preencher um formulário, o gerador de fatura grátis segue exatamente a mesma estrutura e entrega um PDF no fim.
O que uma fatura precisa fazer
Antes de entrar em campos e layout, vale saber o que uma boa fatura realmente consegue. Ela deve permitir que qualquer pessoa (seu cliente, o setor financeiro dele, seu contador ou um fiscal) responda a cinco perguntas sem precisar mandar e-mail para você:
- Quem está cobrando de quem? (vendedor e comprador, com dados legais)
- O quê foi fornecido? (produtos ou serviços, quantidades, preços)
- Quando foi fornecido e quando foi faturado?
- Quanto é devido, incluindo eventuais impostos?
- Como e até quando deve ser pago?
Cada passo abaixo atende a uma dessas perguntas.
Passo 1: Coloque os dados da sua empresa no topo
Comece pelas suas próprias informações, geralmente no canto superior esquerdo ou direito:
- O nome da sua empresa ou nome fantasia (e a razão social ou o seu nome, se for diferente: um autônomo que atua como “Studio Samambaia” normalmente deve mostrar também o próprio nome)
- Endereço
- E-mail e telefone
- Seu CNPJ ou CPF e, se houver, os números de inscrição (municipal, estadual) que as regras locais pedirem
- Seu logotipo, se tiver: é opcional, mas deixa o documento imediatamente reconhecível
Passo 2: Adicione os dados do cliente
Logo abaixo ou ao lado dos seus dados, informe a quem a fatura é endereçada:
- A razão social do cliente (e não apenas o nome da pessoa de contato)
- O endereço de cobrança
- O nome de um contato ou departamento (“Contas a Pagar”), se o cliente tiver pedido
- O CNPJ ou CPF dele, se você estiver faturando para uma empresa em um sistema que exija esse dado. Por exemplo, as faturas com reverse charge intra-UE devem mostrar o número de IVA do comprador
Dica: peça aos novos clientes os dados exatos de cobrança antes de enviar a primeira fatura. Uma empresa grande pode recusar uma fatura em nome da pessoa jurídica errada ou sem o número do pedido de compra (PO).
Passo 3: Identifique o documento e dê a ele um número único
Escreva a palavra “Fatura” em destaque no topo. Se for um documento fiscal em um país que usa esse termo (como “Tax Invoice” na Austrália, na Nova Zelândia e na Índia), use o nome local.
Depois, dê à fatura um número. Os números de fatura devem ser únicos e sequenciais; a maioria das autoridades fiscais espera uma série sem interrupções. Um formato simples e robusto é FAT-2026-0001, FAT-2026-0002, e assim por diante. Nosso guia de numeração de faturas explica os formatos, as várias séries e o que fazer se você pular ou cancelar um número.
Passo 4: Informe as datas
A maioria das faturas precisa de pelo menos duas datas:
| Data | O que significa |
|---|---|
| Data da fatura (emissão) | O dia em que você emite a fatura. As condições de pagamento geralmente contam a partir dela. |
| Vencimento | A data em que o pagamento deve chegar. Escrever uma data real (“Vencimento: 27/11/2026”) é mais claro do que apenas “30 dias”. |
| Data do fornecimento (se for diferente) | Quando os produtos foram entregues ou o serviço foi prestado. Exigida em faturas de IVA em muitos países quando difere da data da fatura. |
Se você não tem certeza de quais condições usar, leia condições de pagamento explicadas.
Passo 5: Liste os produtos ou serviços como itens
Este é o coração da fatura. Cada linha deve ter:
- Descrição: específica o bastante para que alguém que não estava na conversa entenda. “Trabalho no site” é fraco; “Redesign da página inicial: 3 conceitos de layout + 2 rodadas de revisão” é forte.
- Quantidade: horas, dias, unidades, palavras ou simplesmente 1 para um item de preço fechado
- Preço unitário: o valor por unidade, antes dos impostos
- Total da linha: quantidade × preço unitário
Agrupe trabalhos relacionados, mas não reúna tudo em uma única linha vaga. Linhas detalhadas respondem às perguntas antes que elas sejam feitas, e perguntas são o motivo mais comum para uma fatura ficar sem pagamento.
Passo 6: Calcule subtotal, descontos, impostos e total
Parta dos itens e vá descendo:
- Subtotal: a soma de todos os totais das linhas
- Desconto: se houver, mostrado como uma linha negativa separada, para ficar visível
- Imposto: IVA, GST ou imposto sobre vendas, calculado sobre o valor tributável e exibido com a alíquota (por exemplo, “IVA 20%”)
- Frete ou outras cobranças, se houver
- Total a pagar: o valor que o cliente deve pagar, com a moeda claramente indicada
Se você não é registrado para o IVA/GST, não o cobre. Muitos países exigem que pequenas empresas não registradas incluam uma nota explicando por que nenhum imposto é cobrado (por exemplo, uma declaração de isenção para pequenas empresas). Veja como cobrar IVA nas faturas e imposto sobre vendas em faturas nos EUA para os detalhes.
Se você atua no Brasil, lembre-se de que a fatura gerada aqui é um documento comercial de cobrança e não substitui a nota fiscal (NF-e ou NFS-e), quando ela for exigida para a sua atividade. Em caso de dúvida, consulte o seu contador.
Passo 7: Explique como pagar
Facilite ao máximo o seu pagamento:
- Dados para transferência bancária (titular, banco, agência e conta; para pagamentos internacionais, IBAN e BIC/SWIFT)
- Chave Pix, se você aceita esse meio de pagamento
- Qualquer link de pagamento ou opção aceita de cartão/PayPal
- A referência que o cliente deve usar, normalmente o número da fatura
- Quem paga as tarifas de transferência em pagamentos internacionais, se for o caso
Passo 8: Acrescente condições e observações
O rodapé é o lugar para:
- Condições de pagamento (“Pagamento em até 14 dias a partir da data da fatura”)
- Condições para atraso, se o seu contrato ou a lei local permitirem (juros ou multa fixa)
- Declarações legais exigidas (por exemplo, notas de “reverse charge” ou texto de isenção de imposto)
- Um breve agradecimento: não custa nada e cai bem
Passo 9: Confira, salve em PDF e envie
Antes de enviar, passe por esta lista de verificação:
- Razão social e endereço do cliente corretos
- Número da fatura único e na sequência da anterior
- Datas corretas e vencimento explícito
- Cada linha tem quantidade, preço unitário e total, e as contas fecham
- Alíquota e valor do imposto corretos (ou o motivo de não haver imposto está informado)
- Moeda informada
- Dados de pagamento completos e corretos
- Número do pedido ou referência solicitada pelo cliente incluído
Envie as faturas em PDF, e não em um documento editável: ele tem aparência profissional, imprime de forma consistente e não pode ser alterado por acidente. Dê um nome útil ao arquivo, como FAT-2026-0042_StudioSamambaia.pdf, e envie para a pessoa ou o endereço responsável pelo pagamento, e não apenas para o seu contato do dia a dia.
Exemplo completo
Aqui está uma fatura completa de uma designer sediada em Portugal, registrada para o IVA, cobrando um cliente português:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| De | Studio Samambaia, Lda., Rua do Mercado, 12, Porto · NIF PT123456789 |
| Cobrar de | Café Norte, Lda., Rua do Porto, 5, Lisboa |
| Fatura nº | FAT-2026-0042 |
| Data da fatura | 28 de outubro de 2026 |
| Vencimento | 27 de novembro de 2026 (30 dias) |
| Nº do pedido | CN-PO-7781 |
| Descrição | Qtd. | Preço unit. | Total da linha |
|---|---|---|---|
| Identidade visual: conceitos de logotipo + 2 rodadas de revisão | 1 | € 1.200,00 | € 1.200,00 |
| Design de rótulos de embalagem (3 produtos) | 3 | € 250,00 | € 750,00 |
| Preparação de arquivos para impressão (horas) | 4 | € 60,00 | € 240,00 |
| Subtotal | € 2.190,00 | ||
| IVA 23% | € 503,70 | ||
| Total a pagar (EUR) | € 2.693,70 |
Rodapé: “Pague por transferência bancária para Studio Samambaia, Lda., IBAN PT50 0000 0000 0000 0000 0000 0, usando a referência FAT-2026-0042. Obrigado pela preferência.”
(Os números bancários e fiscais acima são fictícios.)
Erros comuns a evitar
- Descrições vagas. Elas geram perguntas e atrasam o pagamento.
- Ausência de vencimento. “Pagável no recebimento” muitas vezes é tratado como “quando der”. Informe uma data.
- Reutilizar ou pular números sem registro. Isso causa dor de cabeça em auditorias.
- Cobrar imposto para o qual você não é registrado, ou esquecer um imposto que você deve cobrar.
- Editar uma fatura depois de enviada. Se algo estava errado, emita uma nota de crédito e uma fatura corrigida, em vez de alterar o original em silêncio.
- Enviar para a pessoa errada. Pergunte quem processa as faturas no cliente.
Fatura, orçamento e recibo
Uma fatura é enviada depois do trabalho (ou em etapas combinadas), pedindo o pagamento. Um orçamento é enviado antes, propondo um preço; um recibo é enviado depois do pagamento, confirmando que ele foi recebido. Se você precisa de um desses, use o gerador de orçamento ou o gerador de recibo, e veja fatura x recibo para entender as diferenças.
Os requisitos de fatura variam por país, especialmente para empresas registradas para IVA/GST. Este guia reúne boas práticas amplamente usadas e não constitui orientação jurídica ou fiscal; consulte as regras locais ou um contador. Nossos modelos de fatura por país resumem os requisitos locais mais comuns.