Uma fatura proforma (também escrita “pro forma” ou “pro-forma”) é uma fatura preliminar enviada antes de os bens serem entregues ou de os serviços serem prestados. Ela se parece com uma fatura, mas não é uma cobrança de pagamento no sentido contábil ou fiscal. Em vez disso, mostra ao comprador exatamente o que a fatura final conterá, para que ele possa aprovar a compra, organizar o pagamento ou preparar a documentação de importação.
Proforma x fatura x orçamento
| Orçamento | Fatura proforma | Fatura (comercial/fiscal) | |
|---|---|---|---|
| Etapa | Negociação | Negócio fechado, antes da entrega | Bens/serviços fornecidos ou pagamento devido |
| Finalidade | Oferecer um preço | Mostrar a cobrança final esperada; permitir pagamento antecipado ou aprovações | Cobrar o pagamento; registrar a venda |
| Registra receita? | Não | Não | Sim |
| Documento fiscal? | Não | Não: o comprador não pode recuperar IVA/GST com ela | Sim (se houver imposto) |
| Numeração | Série de orçamentos | Série própria de proformas | Série oficial e sequencial de faturas |
| Pode ser alterada? | Sim | Sim, até a emissão da fatura final | Não: correções exigem uma nota de crédito |
Em resumo: uma proforma é um orçamento em formato de fatura, enviado quando o comprador está pronto para se comprometer, com todos os dados que a fatura final terá.
Quando usar uma fatura proforma
1. Pedir pagamento antecipado
Muitos vendedores exigem pagamento antecipado de clientes novos ou em pedidos personalizados. O financeiro do comprador pode precisar de “uma fatura” para liberar os fundos, mas você não quer registrar uma venda que ainda não aconteceu. A proforma resolve isso: o cliente paga com base nela, e você emite a fatura real na entrega (ou assim que receber o pagamento, conforme as regras fiscais locais).
2. Comércio internacional e alfândega
Importadores com frequência precisam de uma proforma para:
- Solicitar uma licença ou autorização de importação
- Abrir uma carta de crédito no banco
- Organizar pagamentos em moeda estrangeira
- Dar aos despachantes aduaneiros informações antecipadas sobre valor, peso e códigos HS
Em remessas, a proforma deve conter as mesmas informações da futura fatura comercial: Incoterms (por exemplo, FOB, CIF, DAP), país de origem, códigos tarifários HS, pesos líquido e bruto e dados da embalagem.
3. Aprovações internas
Grandes organizações costumam precisar de um documento para emitir um pedido de compra ou obter aprovação de orçamento. A proforma entrega um valor preciso, com impostos e frete, para aprovar.
4. Amostras e remessas sem cobrança
Ao enviar amostras entre países, uma proforma (ou uma fatura comercial marcada “Sem valor comercial: amostras”) informa um valor para fins aduaneiros, mesmo que nada esteja sendo vendido.
O que incluir em uma fatura proforma
- O título “Fatura Proforma”, de forma bem visível, para que ninguém a contabilize como uma fatura real
- Um número de referência de proforma de uma série separada (por exemplo,
PF-2026-007). Veja numeração de faturas - Data de emissão e data de validade (“Válida até 30/11/2026”)
- Dados do vendedor e do comprador, incluindo os números fiscais
- Descrição dos itens, quantidades, preços unitários e totais
- Impostos esperados (IVA/GST/imposto sobre vendas), frete, seguro e outras cobranças
- Moeda, essencial em negócios internacionais (veja faturar em moeda estrangeira)
- Condições de pagamento e dados bancários, se você espera pagamento antecipado
- Para mercadorias: Incoterms, data estimada de envio, pesos, códigos HS e país de origem
- Uma observação como “Este documento não é uma fatura fiscal. Uma fatura final será emitida no momento do envio.”
Exemplo de fatura proforma
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Título | FATURA PROFORMA |
| Número | PF-2026-007 |
| Data / validade | 28/10/2026 / 27/11/2026 |
| Vendedor | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Itália · IVA IT01234567890 |
| Comprador | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, EUA |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Descrição | Código HS | Qtd. | Preço unit. | Total |
|---|---|---|---|---|
| Prato raso esmaltado à mão, 27 cm | 6912.00 | 400 | € 14,50 | € 5.800,00 |
| Tigela esmaltada à mão, 16 cm | 6912.00 | 300 | € 11,00 | € 3.300,00 |
| Embalagem para exportação (paletes) | — | 2 | € 120,00 | € 240,00 |
| Total (EUR) | € 9.340,00 |
IVA: 0%, exportação para fora da UE (a fatura final fará referência à exportação). Pagamento: 50% adiantado por transferência bancária e o saldo antes do despacho. Este documento não é uma fatura fiscal.
(Os nomes de empresas, os números e os códigos acima são ilustrativos.)
O que acontece depois da proforma?
- O comprador aceita e paga (total ou parcialmente) com base na proforma.
- Você entrega os bens ou presta o serviço.
- Você emite a fatura final, com um número da sua série oficial de faturas. Ela deve corresponder à proforma, a menos que algo tenha mudado; se quantidades ou preços forem diferentes, a fatura final mostra os valores reais.
- Mostre os pagamentos recebidos: “Menos adiantamento pago em 05/11/2026: −€ 4.670,00”. Saldo a pagar: € 4.670,00.
- Emita um recibo se o comprador precisar (veja fatura x recibo).
Pontos fiscais e contábeis
- Não registre uma proforma como receita. Ela ainda não é uma venda. Mantenha as proformas fora do seu livro de vendas e fora da sua sequência de números de fatura.
- Pagamentos antecipados podem gerar imposto. Em muitos sistemas de IVA (incluindo a UE e o Reino Unido), receber um pagamento antes do fornecimento pode criar um fato gerador sobre o valor recebido, o que pode obrigar você a emitir uma fatura de IVA pelo adiantamento. As regras diferem por país e conforme se trate de bens ou de serviços; confira antes de confiar apenas em uma proforma. Veja como cobrar IVA nas faturas.
- Compradores não podem recuperar IVA/GST com uma proforma. Eles precisam da fatura fiscal final.
- A alfândega pode não aceitar uma proforma como documento da declaração final; em geral, uma fatura comercial é exigida quando as mercadorias são embarcadas.
Erros comuns
- Usar a sua numeração normal de faturas, o que cria lacunas ou duplicidades quando a fatura final é emitida.
- Deixar de fora a data de validade quando os preços dependem de materiais ou do câmbio.
- Esquecer frete, seguro ou tributos, de modo que a fatura final surpreenda o comprador.
- Intitular o documento como “Fatura” sem “Proforma”: o sistema do comprador pode registrar a obrigação duas vezes.
Como criar uma proforma
O gerador de orçamento do BillKit é a forma mais rápida de montar uma proforma: adicione os itens, dê ao documento o título “Fatura Proforma”, defina uma data de validade e inclua a observação de que não é uma fatura fiscal. Quando o pedido for confirmado, crie o documento final com o gerador de fatura.
As regras sobre faturas proforma, pagamentos antecipados e documentos aduaneiros variam por país. Este guia traz informações gerais e não constitui orientação jurídica, fiscal ou aduaneira.