Wanneer goederen een grens oversteken, is de handelsfactuur het document waarmee douaneautoriteiten vaststellen wat er wordt verzonden, wat het waard is en waar het vandaan komt. Het is de basis voor rechten en invoerbelastingen, handelsstatistieken en exportcontroles. Fouten erop zijn een van de meest voorkomende redenen dat zendingen worden vastgehouden, vertraagd of opnieuw beoordeeld. Deze gids legt uit wat erop moet staan en hoe het zich verhoudt tot de andere exportdocumenten.
Douane-eisen verschillen per land, product en vervoerswijze en veranderen in de loop van de tijd. Deze gids is algemene informatie, geen douane-, juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg bij gereguleerde goederen een douane-expediteur of vrachtvervoerder.
Handelsfactuur versus andere facturen
| Document | Doel | Wanneer |
|---|---|---|
| Proformafactuur | Voorlopige rekening zodat de koper kan betalen, een vergunning kan krijgen of een kredietbrief kan openen | Vóór verzending |
| Handelsfactuur | Ondersteuning van de douaneaangifte; de feitelijke verkoopvoorwaarden | Bij verzending |
| Btw-factuur | Je binnenlandse boekhoud- en belastingadministratie | Bij levering: soms hetzelfde document als de handelsfactuur |
| Paklijst | Inhoud van elk collo, gewichten en afmetingen | Bij verzending |
In veel gevallen dient de handelsfactuur ook als je verkoopfactuur, zolang hij voldoet aan je binnenlandse factuurregels (bijv. nummering, btw-vermelding voor export tegen nultarief).
Wat moet erop staan?
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Titel “Handelsfactuur” (Commercial Invoice), nummer en datum | Gebruik je gewone factuurnummering als hij ook je verkoopfactuur is |
| Exporteur / verkoper | Naam, adres, telefoon, belastingnummer; in de EU en het VK je EORI-nummer |
| Importeur / koper | Naam, adres, contact en hun belasting- of importeursnummer waar vereist |
| Geadresseerde | Als die afwijkt van de koper (bijv. een magazijn) |
| Incoterms®-regel en plaats | bijv. “FCA Faenza, Incoterms® 2020”: bepaalt wie vervoer, verzekering en rechten betaalt en het risico draagt |
| Gedetailleerde omschrijving van de goederen | Gewone, specifieke taal: materiaal, gebruik, model, niet alleen “onderdelen” of “monsters” |
| HS- / tariefcode | Minstens de 6-cijferige code van het Geharmoniseerd Systeem; veel landen gebruiken 8 tot 10 cijfers |
| Land van oorsprong | Waar de goederen zijn gemaakt volgens de oorsprongsregels, niet waar ze vandaan zijn verzonden |
| Hoeveelheid en maateenheid | Stuks, kg, liters enz. |
| Prijs per eenheid en totale waarde | Transactiewaarde van de goederen |
| Valuta | ISO-code, bijv. EUR, USD |
| Verzending, verzekering, overige kosten | Apart getoond waar van toepassing |
| Netto- en brutogewicht, aantal colli | Moet overeenkomen met de paklijst en vervoersdocumenten |
| Betaalvoorwaarden | bijv. “50% vooruit, 50% tegen documenten” |
| Reden van export | Verkoop, monster, reparatie, retour, geschenk |
| Exportvergunning / controleverwijzingen | Als de goederen die nodig hebben |
| Verklaring en handtekening | bijv. “Ik verklaar dat de gegevens juist en volledig zijn”, met naam, functie, datum |
Voorbeeld
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Handelsfactuur | CI-2026-0031 · 3 nov 2026 |
| Exporteur | Ceramica Rossi S.r.l., Faenza, Italië · btw IT… · EORI IT… |
| Koper / geadresseerde | Harbor Home Goods Inc., Portland, OR, VS |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Oorsprong | Italië |
| Colli | 2 pallets · bruto 640 kg · netto 590 kg |
| Omschrijving | HS-code | Aantal | Prijs per stuk | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Keramische (steengoed) dinerborden, 27 cm, handgeglazuurd | 6912.00 | 400 | EUR 14,50 | EUR 5.800,00 |
| Keramische (steengoed) kommen, 16 cm, handgeglazuurd | 6912.00 | 300 | EUR 11,00 | EUR 3.300,00 |
| Totaal (EUR) | EUR 9.100,00 |
Export uit de EU: btw 0% (export tegen nultarief; formulering volgens de Italiaanse regels). Reden van export: verkoop. Betaling: 50% vooruit ontvangen, saldo vóór verzending. (Ter illustratie; identificatienummers ingekort.)
De belangrijkste velden goed invullen
HS-codes
Het Geharmoniseerd Systeem (HS) classificeert producten voor de douane wereldwijd op 6 cijfers; landen voegen cijfers toe voor hun eigen tarieven. De juiste code bepaalt de rechten en of vergunningen nodig zijn. Zoek hem op in het tariefhulpmiddel van het land van bestemming, vraag het aan de expediteur van je koper of vraag een bindende tariefinlichting aan voor belangrijke producten. Gok niet en gebruik geen code alleen omdat het recht lager is.
Waarde
De douane waardeert goederen meestal op de transactiewaarde: de werkelijk betaalde of te betalen prijs, per land aangepast voor bepaalde kosten (bijvoorbeeld of internationaal vervoer en verzekering zijn inbegrepen). Te laag waarderen om de rechten van de koper te verlagen is illegaal en een veelvoorkomende reden voor inbeslagname en boetes. Vermeld bij gratis monsters een realistische waarde en “Geen commerciële waarde, uitsluitend voor douanedoeleinden”.
Incoterms
De Incoterms®-regel vertelt iedereen wie elk deel van het vervoer regelt en betaalt, wie verzekert en waar het risico overgaat. Gangbare keuzes: EXW, FCA, FOB (zee), CIF (zee), DAP, DDP. Zorg dat de regel op de factuur overeenkomt met je contract en offerte.
Land van oorsprong
Oorsprong is waar de goederen geheel zijn verkregen of voor het laatst wezenlijk zijn be- of verwerkt; de regels kunnen technisch zijn. Voor preferentiële rechten op grond van een handelsovereenkomst is meestal een aparte oorsprongsverklaring of -certificaat nodig.
Andere documenten die meereizen
- Paklijst: inhoud per collo, gewichten en afmetingen
- Vervoersdocument: cognossement (zee), luchtvrachtbrief (lucht) of CMR (weg)
- Uitvoeraangifte: in de VS wordt bijvoorbeeld Electronic Export Information ingediend in AES voor de meeste zendingen boven $ 2.500 per Schedule B-nummer of waarvoor een vergunning nodig is; in de EU wordt een uitvoeraangifte elektronisch ingediend
- Certificaat van oorsprong: wanneer de koper, hun douane of een handelsovereenkomst dat vereist
- Vergunningen: voor gecontroleerde goederen (bijv. goederen voor tweeërlei gebruik, chemicaliën, voedsel, planten)
Veelgemaakte fouten
- Vage omschrijvingen (“geschenken”, “onderdelen”, “monsters”)
- Ontbrekende of onjuiste HS-codes
- Waarden die niet overeenkomen met de betaalgegevens
- Gewichten die niet overeenkomen met de paklijst of luchtvrachtbrief
- Incoterms ontbreken of komen niet overeen met het contract
- Geen valuta, of “$” zonder te zeggen welke dollar
- Vergeten te ondertekenen als het land van bestemming dat vereist
Voor kleine verkopers en koeriers
Verzend je via expreskoeriers, dan vragen die voor elke zending waarover rechten verschuldigd zijn meestal om een handelsfactuur (vaak aangemaakt in hun portaal). Dezelfde regels gelden: duidelijke omschrijving, HS-code, oorsprong, waarde en valuta. Bewaar kopieën bij je exportbewijzen: in btw-landen ondersteunt het bewijs van uitvoer het nultarief op de verkoop.
Je kunt de inhoud van de factuur opstellen in de factuurgenerator: zet HS-codes en oorsprong in de artikelomschrijvingen en Incoterms, gewichten en de verklaring in de opmerkingen. Of begin met een proformafactuur als de koper papieren nodig heeft voordat hij betaalt. Voor btw op export, zie btw op facturen.