Bekerja dengan klien di luar negeri sering berarti menagih dalam mata uang yang bukan milik Anda. Itu menimbulkan pertanyaan praktis: mata uang apa yang sebaiknya dipakai, apakah kurs perlu ditampilkan, bagaimana PPN ditangani, dan mengapa jumlah yang Anda terima lebih kecil dari yang ditagihkan? Panduan ini menjawabnya dengan contoh.
Bolehkah menagih dalam mata uang asing?
Di sebagian besar negara, ya. Anda umumnya dapat menerbitkan invoice dalam mata uang apa pun yang disepakati dengan klien. Pengecualian utama berkaitan dengan pajak: dalam sistem PPN seperti UE dan Inggris, Anda boleh menagih dalam mata uang asing, tetapi jumlah PPN juga harus ditampilkan dalam mata uang lokal Anda (dibahas lebih lanjut di bawah). Sebagian negara juga membatasi mata uang yang boleh dipakai untuk menyelesaikan transaksi domestik, jadi periksa aturan setempat jika Anda menagih klien domestik dalam mata uang asing. Di Indonesia, misalnya, transaksi di dalam negeri pada umumnya diwajibkan memakai Rupiah dengan pengecualian tertentu — konfirmasikan ketentuan terbaru dengan bank atau konsultan Anda.
Memilih mata uang
| Opsi | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| Mata uang Anda | Anda tahu persis berapa yang akan diterima; tidak ada risiko kurs bagi Anda | Klien menanggung risikonya dan mungkin merasa kurang praktis; bisa membuat Anda kehilangan kesepakatan |
| Mata uang klien | Lebih mudah bagi klien untuk menyetujui dan membayar; kompetitif | Pendapatan Anda berfluktuasi mengikuti kurs |
| Mata uang ketiga yang utama (USD, EUR) | Umum dalam perdagangan internasional; diterima luas | Kedua pihak mungkin mengeluarkan biaya konversi |
Beberapa patokan praktis:
- Sepakati mata uang dalam kontrak atau penawaran harga, bukan baru pada invoice.
- Jika Anda menetapkan harga dalam mata uang klien, sediakan penyangga untuk pergerakan kurs dan biaya konversi pada proyek yang lebih panjang.
- Untuk kontrak yang panjang atau besar, pertimbangkan klausul kurs — mis. harga ditinjau jika kurs bergerak lebih dari 5%.
Cara menampilkan mata uang pada invoice
Ambiguitas itu mahal. “$” bisa berarti dolar AS, Kanada, Australia, Singapura, atau banyak dolar lainnya. Gunakan kode tiga huruf ISO 4217 setidaknya sekali, idealnya di samping total:
USD 2.400,00atauUS$2.400,00EUR 1.850,00(di banyak negara Eropa, koma menandai desimal dan titik menandai ribuan — sama seperti kebiasaan di Indonesia; di negara lain sebaliknya)GBP 3,000.00JPY 250,000(tanpa desimal)IDR 15.000.000atauRp15.000.000
Nyatakan mata uang pada setiap kolom jumlah, atau sekali dalam judul yang diberi label jelas (“Semua jumlah dalam EUR”).
PPN dan mata uang asing
UE
Berdasarkan Direktif PPN UE, invoice boleh diterbitkan dalam mata uang apa pun, tetapi PPN yang terutang harus dinyatakan dalam mata uang nasional negara anggota tempat PPN terutang (misalnya złoty Polandia, krona Swedia, atau koruna Ceko untuk PPN lokal di negara-negara itu). Konversi memakai kurs terbaru di pasar valuta yang paling representatif, dan negara anggota dapat mengizinkan kurs terbaru Bank Sentral Eropa. Usaha zona euro yang menagih dalam USD, misalnya, menampilkan PPN dalam EUR.
Inggris
Jika Anda terdaftar PPN Inggris dan menagih dalam mata uang asing, invoice harus menampilkan total PPN dalam poundsterling. HMRC menerima beberapa metode konversi, termasuk kurs pasar pada saat penyerahan dan kurs periode yang dipublikasikan HMRC, yang diterapkan secara konsisten.
Reverse charge dan ekspor
Ketika PPN tidak dipungut — misalnya berdasarkan reverse charge atau untuk ekspor — tidak ada jumlah PPN yang perlu dikonversi, tetapi Anda tetap memerlukan nilai penjualan dalam mata uang lokal untuk SPT PPN dan catatan akuntansi Anda.
Contoh: pemasok terdaftar PPN di Polandia yang menagih dalam EUR
| Deskripsi | Jumlah |
|---|---|
| Pengembangan perangkat lunak, Oktober 2026 | EUR 5.000,00 |
| PPN 23% | EUR 1.150,00 |
| Total tagihan | EUR 6.150,00 |
| PPN dalam PLN dengan kurs 4,2500 PLN/EUR (sumber: NBP, 27 Okt 2026) | PLN 4.887,50 |
(Kurs yang ditampilkan hanya ilustrasi. Gunakan kurs dan sumber yang disyaratkan aturan negara Anda — di Polandia, misalnya, aturan merujuk pada kurs National Bank of Poland.)
Catatan untuk Indonesia
Untuk keperluan perpajakan di Indonesia, nilai transaksi dalam mata uang asing umumnya dikonversi ke Rupiah dengan kurs yang ditetapkan otoritas pajak/Menteri Keuangan untuk periode tertentu (sering disebut kurs pajak). Karena kurs dan ketentuannya dapat berubah, periksa kurs yang berlaku di situs resmi Direktorat Jenderal Pajak atau tanyakan kepada konsultan pajak Anda, terutama jika Anda seorang PKP.
Dibayar: biaya bank dan metode pembayaran
Transfer bank internasional bisa tiba kurang dari tagihan karena biaya bank perantara. Pada transfer SWIFT, pengirim memilih siapa yang menanggung biaya:
| Kode | Siapa yang menanggung biaya | Yang Anda terima |
|---|---|---|
| OUR | Pengirim menanggung semua biaya | Biasanya jumlah penuh |
| SHA | Dibagi — masing-masing pihak menanggung biaya banknya sendiri | Sering sedikit kurang dari tagihan |
| BEN | Penerima (Anda) menanggung semua biaya | Kurang dari tagihan |
Untuk melindungi diri:
- Nyatakan pada invoice: “Mohon bayar dalam EUR dengan jenis biaya OUR, atau pastikan jumlah penuh invoice diterima.”
- Sediakan detail bank lokal dalam mata uang klien jika Anda memiliki rekening multi-mata uang — klien kemudian dapat membayar sebagai transfer domestik, yang lebih murah dan cepat.
- Untuk pembayaran SEPA dalam euro di dalam wilayah SEPA, biaya umumnya dibagi, dan transfer biasanya murah.
- Penyedia pembayaran kartu dan online memudahkan pembayaran asing tetapi mengenakan biaya konversi dan pemrosesan; periksa total biayanya.
Sertakan kode IBAN dan BIC/SWIFT untuk transfer internasional; klien AS mungkin juga memerlukan alamat bank Anda, dan rekening AS dibayar dengan nomor rekening dan nomor routing ABA.
Selisih kurs dalam pembukuan Anda
Jika Anda menagih dalam mata uang asing, jumlah yang Anda terima dalam mata uang sendiri biasanya berbeda dari yang tercatat pada tanggal invoice. Selisih itu adalah laba atau rugi selisih kurs yang terealisasi.
Contoh: seorang freelancer Inggris menagih USD 2.000 pada 1 Oktober ketika kurs 1,30 USD/GBP — tercatat £1.538,46. Klien membayar pada 31 Oktober ketika kurs 1,33; bank mengonversi USD 2.000 menjadi £1.503,76 (sebelum biaya). Selisih £34,70 adalah rugi selisih kurs dalam pembukuan. Invoice itu sendiri tidak berubah, dan klien tetap berutang — dan membayar — USD 2.000.
Bagaimana persisnya Anda mencatat hal ini bergantung pada metode akuntansi dan negara Anda; tanyakan kepada akuntan jika Anda rutin menagih dalam mata uang asing.
Daftar periksa invoice mata uang asing
- Mata uang disepakati secara tertulis sebelum menagih
- Kode mata uang ISO ditampilkan di samping total
- Format angka jelas (pemisah desimal dan ribuan)
- PPN ditampilkan dalam mata uang lokal, dengan tarif dan sumbernya, bila diwajibkan
- Perlakuan PPN yang benar (domestik, reverse charge, ekspor) dicatat
- Detail pembayaran internasional (IBAN, BIC/SWIFT, atau detail lokal dalam mata uang klien)
- Instruksi biaya bank (mis. OUR) jika Anda mengharapkan jumlah penuh
- Kurs pada tanggal invoice dicatat untuk pembukuan Anda
Melakukannya di BillKit
Generator invoice BillKit mendukung beragam mata uang dunia dan memformat nominal sesuai mata uang yang dipilih. Pilih mata uang klien, tambahkan detail bank internasional Anda, dan gunakan kolom catatan untuk angka PPN dalam mata uang lokal dan sumber kurs bila aturan Anda mengharuskannya. Untuk pesanan ekspor sekali jalan di mana pembeli memerlukan dokumen sebelum membayar, mulailah dengan proforma invoice.
Aturan mata uang, PPN, dan akuntansi berbeda-beda menurut negara. Panduan ini informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau akuntansi.