Una fattura proforma (scritta anche «pro forma» o «pro-forma») è una fattura preliminare inviata prima della consegna dei beni o dell’esecuzione dei servizi. Somiglia a una fattura, ma non è una richiesta di pagamento in senso contabile o fiscale. Serve invece a mostrare all’acquirente esattamente cosa conterrà la fattura definitiva, così da poter approvare l’acquisto, organizzare il pagamento o preparare la documentazione di importazione.
Proforma, fattura e preventivo a confronto
| Preventivo | Fattura proforma | Fattura (commerciale / fiscale) | |
|---|---|---|---|
| Fase | Trattativa | Accordo raggiunto, prima della consegna | Beni/servizi forniti o pagamento dovuto |
| Scopo | Offrire un prezzo | Mostrare il conto finale previsto; consentire pagamenti anticipati o approvazioni | Chiedere il pagamento; registrare la vendita |
| Registra il ricavo? | No | No | Sì |
| Documento fiscale? | No | No: l’acquirente non può detrarre l’IVA su di essa | Sì (se si applica l’imposta) |
| Numerazione | Serie dei preventivi | Serie separata delle proforma | Serie ufficiale progressiva delle fatture |
| Si può modificare? | Sì | Sì, finché non viene emessa la fattura definitiva | No: le correzioni richiedono una nota di credito |
In breve: la proforma è un preventivo in formato fattura, inviato quando l’acquirente è pronto a impegnarsi, con tutti i dettagli che avrà la fattura definitiva. In Italia non è un documento fiscale e non va trasmessa tramite SDI: la fattura elettronica si emette solo per l’operazione effettiva.
Quando usare una fattura proforma
1. Per chiedere un pagamento anticipato
Molti venditori richiedono il pagamento anticipato ai nuovi clienti o per ordini su misura. L’ufficio amministrativo dell’acquirente può aver bisogno di «una fattura» per sbloccare i fondi, ma tu non vuoi registrare una vendita non ancora avvenuta. La proforma risolve il problema: il cliente paga sulla base della proforma, poi tu emetti la fattura vera quando consegni (oppure subito all’incasso, a seconda delle norme fiscali locali).
2. Commercio internazionale e dogana
Gli importatori hanno spesso bisogno di una proforma per:
- Richiedere una licenza o un permesso di importazione
- Aprire una lettera di credito con la propria banca
- Organizzare pagamenti in valuta estera
- Fornire agli spedizionieri doganali informazioni preliminari su valore, peso e codici HS
Per le spedizioni, la proforma dovrebbe contenere le stesse informazioni della futura fattura commerciale: Incoterms (ad es. FOB, CIF, DAP), Paese di origine, codici doganali HS, pesi netti e lordi e dettagli di imballaggio.
3. Approvazioni interne
Le grandi organizzazioni hanno spesso bisogno di un documento per emettere un ordine d’acquisto o ottenere l’approvazione del budget. Una proforma fornisce una cifra precisa, imposte e spedizione comprese, da approvare.
4. Campioni e spedizioni gratuite
Quando si inviano campioni all’estero, una proforma (o una fattura commerciale con la dicitura «Nessun valore commerciale: campioni») indica un valore ai fini doganali anche se non si vende nulla.
Cosa indicare in una fattura proforma
- Il titolo «Fattura proforma», ben visibile, così nessuno la registra come fattura vera
- Un numero di riferimento della proforma da una serie separata (ad es.
PF-2026-007): vedi la numerazione delle fatture - Data di emissione e data di validità («Valida fino al 30 nov 2026»)
- Dati di venditore e acquirente, compresi i numeri fiscali
- Descrizioni, quantità, prezzi unitari e totali
- Imposte previste (IVA/GST/imposta sulle vendite), spedizione, assicurazione e altri addebiti
- La valuta, fondamentale per gli affari transfrontalieri (vedi fatturare in valuta estera)
- Condizioni di pagamento e coordinate bancarie se ti aspetti un pagamento anticipato
- Per le merci: Incoterms, data stimata di spedizione, pesi, codici HS e Paese di origine
- Una nota come «Questo documento non è una fattura fiscale. Una fattura definitiva sarà emessa alla spedizione.»
Esempio di fattura proforma
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Titolo | FATTURA PROFORMA |
| Numero | PF-2026-007 |
| Data / validità | 28 ott 2026 / 27 nov 2026 |
| Venditore | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Italia · P. IVA IT01234567890 |
| Acquirente | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| Incoterms | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| Descrizione | Codice HS | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Piatto piano smaltato a mano, 27 cm | 6912.00 | 400 | 14,50 € | 5.800,00 € |
| Scodella smaltata a mano, 16 cm | 6912.00 | 300 | 11,00 € | 3.300,00 € |
| Imballaggio per l’export (pallet) | — | 2 | 120,00 € | 240,00 € |
| Totale (EUR) | 9.340,00 € |
IVA: 0%, esportazione fuori dall’UE (la fattura definitiva riporterà il riferimento all’esportazione). Pagamento: 50% anticipato con bonifico, saldo prima della spedizione. Questo documento non è una fattura fiscale.
(Nomi di società, numeri e codici qui sopra sono puramente illustrativi.)
Cosa succede dopo la proforma?
- L’acquirente accetta e paga (in tutto o in parte) sulla base della proforma.
- Tu consegni i beni o esegui il servizio.
- Emetti la fattura definitiva con un numero della tua serie ufficiale. Dovrebbe corrispondere alla proforma, salvo cambiamenti: se quantità o prezzi sono diversi, la fattura definitiva riporta le cifre effettive.
- Indica i pagamenti ricevuti: «Meno anticipo versato il 05 nov 2026: −4.670,00 €». Saldo da pagare: 4.670,00 €.
- Emetti una ricevuta se l’acquirente ne ha bisogno (vedi fattura e ricevuta).
Aspetti fiscali e contabili
- Non registrare la proforma come ricavo. Non è ancora una vendita. Tienila fuori dal registro delle vendite e dalla sequenza di numerazione delle fatture.
- Gli anticipi possono far scattare l’imposta. In molti sistemi IVA (compresi UE e Regno Unito), ricevere un pagamento prima della fornitura può far sorgere il momento impositivo per l’importo incassato, il che può comportare l’obbligo di emettere una fattura IVA per l’anticipo. Le regole variano da Paese a Paese e a seconda che si tratti di beni o servizi: verifica prima di affidarti alla sola proforma. Vedi come addebitare l’IVA in fattura.
- Gli acquirenti non possono detrarre IVA/GST con una proforma. Serve la fattura fiscale definitiva.
- La dogana potrebbe non accettare una proforma come documento della dichiarazione finale: alla spedizione delle merci di norma serve una fattura commerciale.
Errori comuni
- Usare la numerazione normale delle fatture: crea buchi o duplicati quando viene emessa la fattura definitiva.
- Omettere la data di validità quando i prezzi dipendono da materiali o tassi di cambio.
- Dimenticare spedizione, assicurazione o dazi, così la fattura definitiva sorprende l’acquirente.
- Intitolare il documento «Fattura» senza «proforma»: il sistema dell’acquirente potrebbe registrare un debito due volte.
Creare una proforma
Il generatore di preventivi di BillKit è il modo più rapido per creare una proforma: aggiungi le voci, intitola il documento «Fattura proforma», imposta una data di validità e inserisci la nota «non è una fattura fiscale». Quando l’ordine è confermato, crea il documento definitivo con il generatore di fatture.
Le regole su fatture proforma, pagamenti anticipati e documenti doganali variano da Paese a Paese. Questa guida contiene informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale, fiscale o doganale.