Une facture pro forma (ou « facture proforma ») est une facture préliminaire envoyée avant la livraison des biens ou la réalisation des services. Elle ressemble à une facture, mais ce n’est pas une demande de paiement au sens comptable ou fiscal. Elle indique à l’acheteur ce que contiendra exactement la facture définitive, afin qu’il puisse valider l’achat, organiser le paiement ou préparer ses documents d’importation.
Pro forma, facture et devis
| Devis | Facture pro forma | Facture (commerciale / fiscale) | |
|---|---|---|---|
| Étape | Négociation | Accord conclu, avant la livraison | Biens/services fournis ou paiement dû |
| Objectif | Proposer un prix | Montrer la facture finale attendue ; permettre un prépaiement ou des validations | Demander le paiement ; enregistrer la vente |
| Enregistre un revenu ? | Non | Non | Oui |
| Document fiscal ? | Non | Non : l’acheteur ne peut pas y récupérer la TVA/GST | Oui (si une taxe s’applique) |
| Numérotation | Série des devis | Série pro forma distincte | Série officielle et chronologique des factures |
| Modifiable ? | Oui | Oui, jusqu’à l’émission de la facture finale | Non : les corrections passent par un avoir |
En bref : une facture pro forma est un devis présenté sous forme de facture, envoyé lorsque l’acheteur est prêt à s’engager, avec tous les éléments que comportera la facture définitive.
Quand utiliser une facture pro forma
1. Demander un paiement à l’avance
De nombreux vendeurs exigent un prépaiement de la part des nouveaux clients ou pour les commandes sur mesure. Le service financier de l’acheteur peut avoir besoin d’« une facture » pour débloquer les fonds, mais vous ne voulez pas enregistrer une vente qui n’a pas encore eu lieu. Une pro forma résout ce problème : le client paie sur la base de la pro forma, puis vous émettez la vraie facture à la livraison (ou dès réception du paiement, selon vos règles fiscales locales).
2. Commerce international et douane
Les importateurs ont fréquemment besoin d’une pro forma pour :
- Demander une licence ou une autorisation d’importation
- Ouvrir un crédit documentaire auprès de leur banque
- Organiser des paiements en devises étrangères
- Fournir à leur transitaire en douane des informations préalables sur la valeur, le poids et les codes SH
Pour les expéditions, la pro forma doit contenir les mêmes informations que la future facture commerciale : les Incoterms (p. ex. FOB, CIF, DAP), le pays d’origine, les codes tarifaires SH, les poids net et brut et les détails d’emballage.
3. Validations internes
Les grandes organisations ont souvent besoin d’un document pour émettre un bon de commande ou faire valider un budget. Une pro forma leur fournit un chiffre précis, taxes et transport compris, à approuver.
4. Échantillons et envois gratuits
Pour l’envoi d’échantillons à l’étranger, une pro forma (ou une facture commerciale portant la mention « Sans valeur commerciale : échantillons ») indique une valeur à des fins douanières, même si rien n’est vendu.
Ce qu’une facture pro forma doit contenir
- Le titre « Facture pro forma », bien visible, pour que personne ne l’enregistre comme une vraie facture
- Un numéro de référence pro forma issu d’une série distincte (p. ex.
PF-2026-007) : voir la numérotation des factures - La date d’émission et la date de validité (« Valable jusqu’au 30 nov. 2026 »)
- Les informations du vendeur et de l’acheteur, numéros fiscaux compris
- Les désignations, quantités, prix unitaires et totaux
- La taxe attendue (TVA/GST/taxe de vente), le transport, l’assurance et les autres frais
- La devise, essentielle pour les opérations transfrontalières (voir facturer en devise étrangère)
- Les conditions de paiement et les coordonnées bancaires si vous attendez un prépaiement
- Pour les biens : les Incoterms, la date d’expédition estimée, les poids, les codes SH et le pays d’origine
- Une mention du type « Ceci n’est pas une facture fiscale. Une facture définitive sera émise à l’expédition. »
Exemple de facture pro forma
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Titre | FACTURE PRO FORMA |
| Numéro | PF-2026-007 |
| Date / valable jusqu’au | 28 oct. 2026 / 27 nov. 2026 |
| Vendeur | Atelier Céramique Martin SARL, 10 rue de la Poterie, 71000 Mâcon · TVA FR12 345678901 |
| Acheteur | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, États-Unis |
| Incoterms | FCA Mâcon (Incoterms® 2020) |
| Désignation | Code SH | Qté | Prix unitaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| Assiette plate émaillée à la main, 27 cm | 6912.00 | 400 | 14,50 € | 5 800,00 € |
| Bol émaillé à la main, 16 cm | 6912.00 | 300 | 11,00 € | 3 300,00 € |
| Emballage export (palettes) | — | 2 | 120,00 € | 240,00 € |
| Total (EUR) | 9 340,00 € |
TVA : 0 % : exportation hors UE (la facture définitive fera référence à l’exportation). Paiement : 50 % d’acompte par virement bancaire, solde avant expédition. Ceci n’est pas une facture fiscale.
(Les noms d’entreprises, numéros et codes ci-dessus sont fictifs.)
Que se passe-t-il après la pro forma ?
- L’acheteur accepte et paie (en totalité ou en partie) sur la base de la pro forma.
- Vous livrez les biens ou réalisez la prestation.
- Vous émettez la facture définitive avec un numéro de votre série officielle de factures. Elle doit correspondre à la pro forma, sauf changement : si les quantités ou les prix diffèrent, la facture définitive reprend les chiffres réels.
- Indiquez les paiements reçus : « Moins acompte versé le 05 nov. 2026 : −4 670,00 € ». Solde à payer : 4 670,00 €.
- Émettez un reçu si l’acheteur en a besoin (voir facture ou reçu).
Points fiscaux et comptables
- N’enregistrez pas une pro forma en chiffre d’affaires. Ce n’est pas encore une vente. Gardez les pro forma hors de votre journal des ventes et hors de votre séquence de numéros de factures.
- Les acomptes peuvent déclencher la taxe. Dans de nombreux systèmes de TVA (dont l’UE et le Royaume-Uni), la réception d’un paiement avant la livraison peut créer un fait générateur pour le montant reçu, ce qui peut vous obliger à émettre une facture de TVA pour l’acompte. Les règles diffèrent selon les pays et selon qu’il s’agit de biens ou de services : vérifiez avant de vous fier à une simple pro forma. Voir comment facturer la TVA.
- Les acheteurs ne peuvent pas récupérer la TVA/GST avec une pro forma. Il leur faut la facture fiscale définitive.
- La douane peut ne pas accepter une pro forma comme document de déclaration définitif ; une facture commerciale est généralement exigée lors de l’expédition des marchandises.
Erreurs courantes
- Utiliser votre numérotation de factures habituelle : cela crée des trous ou des doublons à l’émission de la facture définitive.
- Omettre la date de validité lorsque les prix dépendent des matières premières ou des taux de change.
- Oublier le transport, l’assurance ou les droits de douane, de sorte que la facture définitive surprend l’acheteur.
- L’intituler « Facture » sans « pro forma » : le système de l’acheteur peut enregistrer deux fois une dette.
Créer une facture pro forma
Le générateur de devis de BillKit est le moyen le plus rapide d’établir une pro forma : ajoutez vos lignes, intitulez le document « Facture pro forma », indiquez une date de validité et ajoutez la mention « n’est pas une facture fiscale ». Lorsque la commande est confirmée, créez le document définitif avec le générateur de facture.
Les règles relatives aux factures pro forma, aux acomptes et aux documents douaniers varient selon les pays. Ce guide présente des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou douanier.