Una factura proforma (también escrita «pro forma» o «pro-forma») es una factura preliminar que se envía antes de entregar los bienes o de prestar los servicios. Se parece a una factura, pero no es una reclamación de pago en sentido contable ni fiscal. Su función es mostrar al comprador exactamente qué contendrá la factura definitiva, para que pueda aprobar la compra, gestionar el pago o preparar la documentación de importación.
Proforma vs. factura vs. presupuesto
| Presupuesto | Factura proforma | Factura (comercial / fiscal) | |
|---|---|---|---|
| Fase | Negociación | Acuerdo cerrado, antes de la entrega | Bienes o servicios suministrados, o pago exigible |
| Finalidad | Ofrecer un precio | Mostrar la factura final prevista; permitir el pago anticipado o las aprobaciones | Reclamar el pago; registrar la venta |
| ¿Registra ingresos? | No | No | Sí |
| ¿Documento fiscal? | No | No: el comprador no puede deducir el IVA/GST con ella | Sí (si se aplican impuestos) |
| Numeración | Serie de presupuestos | Serie de proformas aparte | Serie oficial de facturas correlativas |
| ¿Se puede modificar? | Sí | Sí, hasta que se emita la factura definitiva | No: las correcciones requieren una nota de crédito |
En resumen: una proforma es un presupuesto con formato de factura, que se envía cuando el comprador está listo para comprometerse, con todos los datos que tendrá la factura final.
Cuándo usar una factura proforma
1. Pedir un pago por adelantado
Muchos vendedores exigen el pago anticipado a los clientes nuevos o en los pedidos personalizados. Puede que el departamento financiero del comprador necesite «una factura» para liberar los fondos, pero tú no quieres registrar una venta que aún no se ha producido. La proforma lo resuelve: el cliente paga contra la proforma y tú emites la factura real al entregar (o inmediatamente al recibir el pago, según las normas fiscales locales).
2. Comercio internacional y aduanas
Los importadores suelen necesitar una proforma para:
- Solicitar una licencia o permiso de importación.
- Abrir una carta de crédito en su banco.
- Gestionar pagos en moneda extranjera.
- Dar a los agentes de aduanas información anticipada sobre el valor, el peso y los códigos HS.
En los envíos, la proforma debe contener la misma información que la futura factura comercial: Incoterms (p. ej., FOB, CIF, DAP), país de origen, códigos arancelarios HS, pesos netos y brutos y datos del embalaje.
3. Aprobaciones internas
Las grandes organizaciones suelen necesitar un documento para generar un pedido de compra u obtener la aprobación del presupuesto. Una proforma les da una cifra exacta, con impuestos y transporte incluidos, para aprobar.
4. Muestras y envíos sin cargo
Cuando se envían muestras a través de fronteras, una proforma (o una factura comercial marcada como «Sin valor comercial: muestras») indica un valor a efectos aduaneros aunque no se venda nada.
Qué incluir en una factura proforma
- El título «Factura proforma», bien visible para que nadie la contabilice como una factura real.
- Un número de referencia de proforma de una serie independiente (p. ej.,
PF-2026-007); consulta la numeración de facturas. - Fecha de emisión y fecha de validez («Válida hasta el 30 nov. 2026»).
- Datos del vendedor y del comprador, incluidos los números de identificación fiscal.
- Descripción de los conceptos, cantidades, precios unitarios y totales.
- Impuestos previstos (IVA/GST/impuesto sobre ventas), transporte, seguro y otros cargos.
- La moneda, crucial en las operaciones transfronterizas (consulta facturar en moneda extranjera).
- Condiciones de pago y datos bancarios si esperas un pago anticipado.
- Para mercancías: Incoterms, fecha prevista de envío, pesos, códigos HS y país de origen.
- Una nota como «Este documento no es una factura fiscal. Se emitirá una factura definitiva al realizar el envío».
Ejemplo de factura proforma
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Título | FACTURA PROFORMA |
| Número | PF-2026-007 |
| Fecha / válida hasta | 28 oct. 2026 / 27 nov. 2026 |
| Vendedor | Cerámica Ruiz, S.L., Calle Alfarería 10, Talavera de la Reina, España · NIF/IVA ESB12345678 |
| Comprador | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, EE. UU. |
| Incoterms | FCA Talavera de la Reina (Incoterms® 2020) |
| Descripción | Código HS | Cant. | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|---|
| Plato llano esmaltado a mano, 27 cm | 6912.00 | 400 | 14,50 € | 5.800,00 € |
| Cuenco esmaltado a mano, 16 cm | 6912.00 | 300 | 11,00 € | 3.300,00 € |
| Embalaje de exportación (palés) | — | 2 | 120,00 € | 240,00 € |
| Total (EUR) | 9.340,00 € |
IVA: 0 %, exportación fuera de la UE (la factura definitiva hará referencia a la exportación). Pago: 50 % por adelantado mediante transferencia bancaria y el resto antes del envío. Este documento no es una factura fiscal.
(Los nombres de empresas, números y códigos anteriores son ilustrativos.)
¿Qué ocurre después de la proforma?
- El comprador acepta y paga (total o parcialmente) con base en la proforma.
- Tú entregas los bienes o prestas el servicio.
- Emites la factura definitiva con un número de tu serie oficial de facturas. Debe coincidir con la proforma salvo que algo haya cambiado: si las cantidades o los precios difieren, la factura definitiva muestra las cifras reales.
- Muestra los pagos recibidos: «Menos anticipo pagado el 5 nov. 2026: −4.670,00 €». Saldo pendiente: 4.670,00 €.
- Emite un recibo si el comprador lo necesita (consulta factura vs. recibo).
Puntos fiscales y contables
- No registres una proforma como ingreso. Todavía no es una venta. Mantén las proformas fuera de tu libro de ventas y de tu serie de números de factura.
- Los pagos anticipados pueden generar impuestos. En muchos sistemas de IVA (incluidos los de la UE y el Reino Unido), recibir un pago antes de la entrega puede dar lugar a un devengo por el importe recibido, lo que puede obligarte a emitir una factura con IVA por el anticipo. Las normas difieren según el país y según se trate de bienes o servicios: compruébalo antes de basarte solo en una proforma. Consulta cómo cobrar el IVA en las facturas.
- Los compradores no pueden deducir el IVA/GST con una proforma. Necesitan la factura fiscal definitiva.
- Es posible que la aduana no acepte una proforma como documento de declaración definitivo; por lo general se exige una factura comercial cuando la mercancía se envía.
Errores frecuentes
- Usar tu numeración de facturas habitual: genera huecos o duplicados cuando se emite la factura definitiva.
- Omitir una fecha de validez cuando los precios dependen de los materiales o de los tipos de cambio.
- Olvidar el transporte, el seguro o los aranceles, de modo que la factura definitiva sorprenda al comprador.
- Titularla «Factura» sin «Proforma»: el sistema del comprador podría registrar una deuda dos veces.
Cómo crear una proforma
El generador de presupuestos de BillKit es la forma más rápida de crear una proforma: añade tus conceptos, titula el documento «Factura proforma», fija una fecha de validez e incluye la nota de «no es una factura fiscal». Cuando se confirme el pedido, crea el documento definitivo con el generador de facturas.
Las normas sobre facturas proforma, pagos anticipados y documentos aduaneros varían según el país. Esta guía es información general, no asesoramiento legal, fiscal ni aduanero.