프로포마 인보이스(proforma invoice, “pro forma” 또는 “pro-forma”로도 표기, 우리말로는 흔히 견적 송장)는 상품을 인도하거나 서비스를 수행하기 전에 보내는 예비 인보이스입니다. 인보이스처럼 보이지만 회계나 세무상으로는 대금 청구가 아닙니다. 대신 최종 인보이스에 어떤 내용이 담길지를 구매자에게 정확히 알려 줘서, 구매자가 구매를 승인하거나, 결제를 준비하거나, 수입 서류를 준비할 수 있게 해 줍니다.
프로포마 vs. 인보이스 vs. 견적서
| 견적서 | 프로포마 인보이스 | 인보이스(상업/세금 송장) | |
|---|---|---|---|
| 단계 | 협상 | 거래 합의 후, 인도 전 | 상품·서비스 공급 또는 결제 시점 |
| 목적 | 가격 제안 | 예상되는 최종 청구액 제시, 선결제나 승인을 가능하게 함 | 대금 요청, 판매 기록 |
| 수입으로 기록? | 아니요 | 아니요 | 예 |
| 세무 문서인가? | 아니요 | 아니요 — 구매자가 이것으로 VAT/GST를 공제받을 수 없음 | 예(세금이 적용되는 경우) |
| 번호 부여 | 견적서 번호 체계 | 별도의 프로포마 번호 체계 | 공식 순차 인보이스 번호 체계 |
| 변경 가능? | 예 | 예, 최종 인보이스를 발행하기 전까지 | 아니요 — 정정은 크레딧 노트 필요 |
한마디로, 프로포마는 구매자가 구매를 확정할 준비가 되었을 때 보내는 인보이스 형식의 견적서이며, 최종 인보이스에 들어갈 모든 정보를 담고 있습니다.
프로포마 인보이스를 쓰는 경우
1. 선결제를 요청할 때
많은 판매자가 신규 고객이나 맞춤 주문에 선결제를 요구합니다. 구매자의 재무팀은 자금을 집행하려면 “인보이스”가 필요할 수 있지만, 아직 일어나지 않은 판매를 매출로 기록하고 싶지는 않습니다. 프로포마가 이 문제를 해결합니다. 구매자는 프로포마에 따라 결제하고, 판매자는 인도할 때(또는 현지 세법에 따라 결제를 받는 즉시) 정식 인보이스를 발행합니다.
2. 국제 무역과 통관
수입업자는 다음을 위해 프로포마가 자주 필요합니다.
- 수입 허가나 승인 신청
- 은행에서 신용장 개설
- 외화 결제 준비
- 관세사에게 가격, 중량, HS 코드 등 사전 정보 제공
화물의 경우 프로포마에는 나중에 발행할 상업 송장(commercial invoice)과 동일한 정보가 들어 있어야 합니다. 인코텀즈(예: FOB, CIF, DAP), 원산지, HS 관세 코드, 순중량과 총중량, 포장 내역 등입니다.
3. 내부 승인
대기업은 발주서를 올리거나 예산 승인을 받기 위해 문서가 필요한 경우가 많습니다. 프로포마는 세금과 배송비를 포함한 정확한 금액을 제시해 승인을 받을 수 있게 해 줍니다.
4. 샘플 및 무상 발송
샘플을 국경 너머로 보낼 때는 판매가 이루어지지 않더라도 통관용 가격을 명시하는 프로포마(또는 “상업적 가치 없음 — 샘플”로 표시한 상업 송장)가 필요합니다.
프로포마 인보이스에 들어갈 내용
- “프로포마 인보이스”(Proforma Invoice)라는 제목. 누구도 실제 인보이스로 장부에 올리지 않도록 분명하게
- 별도 번호 체계의 프로포마 참조 번호(예:
PF-2026-007) — 인보이스 번호 가이드 참고 - 발행일과 유효 기간(“2026년 11월 30일까지 유효”)
- 세금 번호를 포함한 판매자와 구매자 정보
- 품목 설명, 수량, 단가, 합계
- 예상 세금(VAT/GST/판매세), 배송비, 보험료 및 기타 비용
- 통화 — 국경 간 거래에서 매우 중요(외화로 인보이스 발행하기 참고)
- 선결제를 기대한다면 결제 조건과 계좌 정보
- 상품의 경우: 인코텀즈, 예상 선적일, 중량, HS 코드, 원산지
- *“이 문서는 세금 계산서가 아닙니다. 최종 인보이스는 선적 시 발행됩니다.”*와 같은 문구
프로포마 인보이스 예시
| 항목 | 예시 |
|---|---|
| 제목 | PROFORMA INVOICE |
| 번호 | PF-2026-007 |
| 날짜 / 유효 기간 | 2026년 10월 28일 / 2026년 11월 27일 |
| 판매자 | Ceramica Rossi S.r.l., Via Roma 10, Faenza, Italy · VAT IT01234567890 |
| 구매자 | Harbor Home Goods Inc., 220 Pier St, Portland OR, USA |
| 인코텀즈 | FCA Faenza (Incoterms® 2020) |
| 설명 | HS 코드 | 수량 | 단가 | 합계 |
|---|---|---|---|---|
| 수제 유약 디너 접시, 27 cm | 6912.00 | 400 | €14.50 | €5,800.00 |
| 수제 유약 볼, 16 cm | 6912.00 | 300 | €11.00 | €3,300.00 |
| 수출용 포장(팔레트) | — | 2 | €120.00 | €240.00 |
| 합계(EUR) | €9,340.00 |
VAT: 0% — EU 역외 수출(최종 인보이스에 수출 내용이 참조됨). 결제: 계좌이체로 선금 50%, 잔금은 발송 전. 이 문서는 세금 계산서가 아닙니다.
(위의 회사명, 번호, 코드는 예시용입니다.)
프로포마 이후에는 어떻게 되나요?
- 구매자가 프로포마에 따라 수락하고 결제합니다(전액 또는 일부).
- 판매자가 상품을 인도하거나 서비스를 수행합니다.
- 판매자가 최종 인보이스를 발행합니다. 공식 인보이스 번호 체계의 번호를 사용합니다. 변경된 사항이 없다면 프로포마와 일치해야 하며, 수량이나 가격이 다르다면 최종 인보이스에는 실제 수치가 표시됩니다.
- 받은 결제 금액을 표시합니다. “차감: 2026년 11월 5일 선금: −€4,670.00”. 잔액: €4,670.00.
- 구매자가 필요로 하면 영수증을 발행합니다(인보이스 vs. 영수증 참고).
세무와 회계 관련 사항
- 프로포마를 매출로 기록하지 마세요. 아직 판매가 아닙니다. 프로포마는 매출 장부와 인보이스 번호 체계에 넣지 마세요.
- 선금이 납세 의무를 발생시킬 수 있습니다. EU와 영국을 포함한 많은 VAT 제도에서는 공급 전에 대금을 받으면 받은 금액에 대한 납세 시점이 생길 수 있고, 이는 선금에 대한 VAT 인보이스를 발행해야 한다는 뜻일 수 있습니다. 규정은 국가와 상품·서비스 여부에 따라 다르므로 프로포마만 믿기 전에 확인하세요. 인보이스에 부가세 부과하는 방법을 참고하세요.
- 구매자는 프로포마로 VAT/GST를 공제받을 수 없습니다. 최종 세금 계산서가 필요합니다.
- 세관은 프로포마를 최종 신고 서류로 인정하지 않을 수 있습니다. 상품이 선적될 때는 일반적으로 상업 송장이 필요합니다.
한국에서 국내 거래를 하는 경우에는 프로포마 인보이스 대신 견적서를 보내고 거래 후 (전자)세금계산서를 발행하는 방식이 더 일반적입니다. 수출입 거래에는 프로포마 인보이스가 널리 쓰입니다. 세금계산서 발행 시점과 선금 처리는 거래 유형에 따라 다르므로 세무사에게 확인하세요.
흔한 실수
- 일반 인보이스 번호 체계를 사용하는 것 — 최종 인보이스를 발행할 때 번호가 비거나 중복됩니다.
- 가격이 자재나 환율에 좌우되는데 유효 기간을 빠뜨리는 것.
- 배송비, 보험료, 관세를 빠뜨려 최종 인보이스가 구매자를 놀라게 하는 것.
- “프로포마” 없이 “인보이스”라고만 표시하는 것 — 구매자의 시스템에서 채무가 두 번 기록될 수 있습니다.
프로포마 만들기
BillKit의 견적서 작성기가 프로포마를 만드는 가장 빠른 방법입니다. 항목을 추가하고, 문서 제목을 “Proforma Invoice”로 지정하고, 유효 기간을 설정하고, “세금 계산서가 아님” 문구를 넣으세요. 주문이 확정되면 인보이스 작성기로 최종 문서를 만드세요.
프로포마 인보이스, 선금, 통관 서류에 관한 규정은 국가마다 다릅니다. 이 가이드는 일반적인 정보이며 법률, 세무, 통관 자문이 아닙니다.