Gli errori capitano: un prezzo sbagliato, un articolo reso, un ordine annullato, uno sconto concordato a posteriori. Una volta inviata una fattura, la correzione giusta non è quasi mai modificarla. Si emette invece una nota di credito (chiamata credit memo negli USA e adjustment note nella GST australiana; in Italia si parla spesso anche di nota di variazione). Questa guida spiega quando serve, cosa inserirvi e come incide su imposte e rimborsi.
Cos’è una nota di credito?
Una nota di credito è un documento emesso da un venditore che riduce o annulla l’importo dovuto in base a una fattura precedente. È in sostanza una fattura negativa: richiama l’originale, indica cosa viene accreditato e perché e rettifica di conseguenza l’imposta.
| Fattura | Nota di credito | |
|---|---|---|
| Effetto | Il cliente ti deve del denaro | Riduce ciò che il cliente deve (o ciò che tu devi restituire) |
| Importi | Positivi | Indicati come credito (spesso valori negativi) |
| Riferimenti | Preventivo / ordine | Il numero della fattura originale |
| Imposta | Addebita IVA/GST/sales tax | Storna l’imposta corrispondente |
| Numerazione | Serie delle fatture | Serie delle note di credito (o serie delle fatture, dove consentito) |
Perché non modificare semplicemente la fattura?
Una volta emessa, una fattura fa parte dei tuoi registri contabili e di quelli del cliente. Potrebbe averla già registrata, approvata o aver detratto l’IVA. Se la modifichi e la reinvii con lo stesso numero, le due contabilità non coincidono più e un revisore vedrà una fattura alterata in silenzio. Nei sistemi IVA le correzioni sono in genere attese tramite un documento che richiama la fattura originale: è ciò che fa una nota di credito.
La regola pratica: se una fattura non è stata inviata a nessuno, puoi ancora correggerla (o annullarla e registrare il motivo). Una volta inviata, correggila con una nota di credito.
Quando emettere una nota di credito
- Errore di prezzo o di quantità: hai addebitato troppo.
- Merce resa: il cliente ha restituito tutti o alcuni articoli.
- Ordine o servizio annullato: il lavoro non è proseguito dopo la fatturazione.
- Sconto o gesto commerciale dopo la fattura: hai concordato di ridurre il prezzo.
- Merce danneggiata o problema nel servizio: credito parziale come compensazione.
- Dati del cliente errati: ad es. fattura emessa alla persona giuridica sbagliata. Accredita per intero l’originale ed emetti una nuova fattura all’ente corretto.
- Trattamento fiscale errato: ad es. IVA addebitata quando si sarebbe dovuta applicare l’inversione contabile.
Se invece hai addebitato troppo poco, di solito emetti una fattura aggiuntiva (o, in alcuni Paesi, una nota di debito) per la differenza anziché una nota di credito.
Cosa deve contenere una nota di credito
- Il titolo «Nota di credito» (o «Credit Memo», «Adjustment Note» a seconda del caso)
- Un numero univoco della nota di credito (ad es.
NC-2026-0004): vedi la numerazione delle fatture - La data di emissione
- I tuoi dati e la tua partita IVA, e i dati del cliente: gli stessi della fattura originale
- Un riferimento chiaro alla fattura originale (numero e data)
- Il motivo dell’accredito
- Descrizione, quantità e importi accreditati
- L’aliquota e l’importo dell’imposta accreditata
- Il totale accreditato
- Cosa accade dopo: rimborso, accredito sul conto del cliente o compensazione con un’altra fattura
Le norme IVA dell’UE trattano un documento che modifica una fattura come una fattura a sé stante, e questo deve richiamare in modo specifico e inequivocabile l’originale. Il Regno Unito, l’Australia e la maggior parte degli altri sistemi IVA/GST hanno requisiti simili.
Esempio: credito parziale per un addebito eccessivo
Fattura originale FT-2026-0050 (3 ott 2026):
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|
| Fotografia di prodotto: sessioni di mezza giornata | 2 | 500,00 € | 1.000,00 € |
| IVA 22% | 220,00 € | ||
| Totale | 1.220,00 € |
Il cliente aveva in realtà prenotato una giornata intera al prezzo di 800 €, non due mezze giornate. Emetti:
Nota di credito NC-2026-0004 (28 ott 2026): Rif. fattura FT-2026-0050 del 3 ott 2026. Motivo: correzione del prezzo, concordata una sessione di giornata intera a 800 € anziché due sessioni di mezza giornata.
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|
| Correzione del compenso per fotografia di prodotto | 1 | −200,00 € | −200,00 € |
| IVA 22% | −44,00 € | ||
| Totale accreditato | −244,00 € |
Effetto netto: il cliente deve 976,00 € (800 € + 176 € di IVA). Se ha già pagato 1.220 €, rimborsi 244 € o li riporti come credito.
Esempio: annullamento totale e riemissione
Hai fatturato alla persona giuridica sbagliata:
- NC-2026-0005 accredita per intero FT-2026-0061 (tutte le righe, tutta l’imposta), motivo: «Emessa a ente non corretto.»
- FT-2026-0066 viene emessa all’ente corretto con le stesse voci.
Entrambi i documenti si richiamano a vicenda nelle note, così chiunque li legga può seguire il percorso.
Note di credito e rimborsi
Una nota di credito è un documento contabile; un rimborso è un pagamento. Spesso vanno insieme ma non sono la stessa cosa:
| Situazione | Cosa fai |
|---|---|
| Il cliente non ha ancora pagato | Emetti la nota di credito; il cliente paga l’importo ridotto |
| Il cliente ha pagato e vuole indietro il denaro | Emetti la nota di credito, poi rimborsa l’importo (e conserva la prova del rimborso) |
| Il cliente ha pagato e ordinerà di nuovo | Emetti la nota di credito e mantieni il credito sul suo conto, se è d’accordo |
| Il cliente ha un’altra fattura non pagata | Emetti la nota di credito e compensala con quella fattura, se concordato |
Quando paghi un rimborso, conserva la prova del pagamento insieme alla nota di credito. Se il cliente ha bisogno di una conferma, puoi inviargli una breve nota o un documento che indichi importo, data e metodo del rimborso: vedi fattura e ricevuta per come funzionano le conferme di pagamento.
Effetti fiscali
- IVA/GST: la nota di credito riduce la tua imposta a debito nel periodo in cui viene emessa (o secondo le tue norme locali). Il cliente aziendale deve ridurre l’imposta detratta. Usa la stessa aliquota della fattura originale. Vedi come addebitare l’IVA in fattura.
- Sales tax USA: se rimborsi una vendita imponibile, in genere puoi ridurre la sales tax dovuta dell’imposta rimborsata, seguendo le regole del tuo Stato. Vedi sales tax nelle fatture USA.
- Paesi con fatturazione elettronica: dove la fatturazione elettronica è obbligatoria, le note di credito devono di norma essere emesse tramite lo stesso sistema, come in Italia attraverso lo SDI. Vedi cos’è la fattura elettronica.
- Termini di tempo: alcuni Paesi limitano il tempo massimo, dalla fattura originale, entro cui si può operare una rettifica d’imposta.
Errori comuni
- Eliminare o sovrascrivere la fattura originale. Conservala: la nota di credito la affianca.
- Non richiamare il numero della fattura originale.
- Accreditare l’imponibile dimenticando l’imposta.
- Usare un’aliquota diversa da quella originale.
- Emettere una nota di credito senza motivo.
- Rimborsare senza una nota di credito, lasciando in contabilità un ricavo che non hai più.
Procedura rapida
- Conferma cosa va corretto e concordalo con il cliente.
- Crea una nota di credito che richiami la fattura originale e ne indichi il motivo.
- Accredita le righe giuste e l’imposta corrispondente.
- Invia al contatto che ha ricevuto l’originale.
- Rimborsa, mantieni come credito o compensa, come concordato.
- Se serve, emetti una nuova fattura corretta con un numero nuovo dal generatore di fatture.
I requisiti sulle note di credito e le regole di rettifica fiscale differiscono da Paese a Paese. Questa guida contiene informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale o fiscale.