多數請款單逾期，並不是因為客戶拒絕付款，而是因為請款單寄到了錯的信箱、正在等待簽核，或單純被遺忘了。一封有禮貌、時間點恰當的提醒，就能解決大部分狀況。這份指南提供一套追蹤時程，以及六封逐步升級、可直接使用的電子郵件範本 — 從友善的提醒到最後通知 — 並且不傷害彼此的關係。
催款時程
| 時間點 | 語氣 | 目標 |
|---|---|---|
| 付款期限前 3 天 | 友善、樂於協助 | 確認請款單已進入對方系統 |
| 付款期限當天 | 中性 | 促成當天付款 |
| 逾期 7 天 | 有禮但直接 | 了解卡在哪裡 |
| 逾期 14 天 | 堅定 | 取得確切的付款日期承諾 |
| 逾期 30 天 | 正式 | 表明後果（費用、暫停工作） |
| 逾期 45 天以上 | 最後通知 | 正式追討前的最後機會 |
請依你的付款條件調整時間。對長期客戶，你或許可以省略到期前的提醒；對新客戶，則這是最有價值的一次。
寄出任何催款信之前
- **先檢查自己的紀錄。**款項是否以不同的匯款備註入帳了？請款單本身是否正確？
- **每次都重新附上請款單。**別讓客戶自己去翻找。
- **把關鍵資訊放在主旨：**請款單編號、金額、付款期限或逾期天數。
- **寄給對的人。**如果聯絡人沒回應，請把應付帳款的信箱加入副本。
- **簡短。**每封信只提出一個明確的請求。
範本 1：友善的到期前提醒（到期前 3 天）
**主旨：**請款單 INV-2026-0047 — NT$55,500 將於 11/14 到期
您好，雅婷：
提醒您，請款單 INV-2026-0047（金額 NT$55,500）將於 11 月 14 日到期，隨信附上副本供您參考。
想請問是否還需要我提供其他資料，例如採購單號或供應商表單，以便順利處理？
謝謝， 大衛
為什麼有效：它在請款單逾期之前就揭露行政上的阻礙，那時還很容易解決。
範本 2：到期當天提醒
**主旨：**請款單 INV-2026-0047 今日到期 — NT$55,500
您好，雅婷：
提醒您，請款單 INV-2026-0047（金額 NT$55,500）今天到期。付款資訊請見附件的請款單（匯款備註：INV-2026-0047）。
若您已經付款，謝謝您，請忽略這封信。
順頌時祺， 大衛
範本 3：逾期 7 天
**主旨：**逾期通知：請款單 INV-2026-0047（逾期 7 天）— NT$55,500
您好，雅婷：
我尚未收到請款單 INV-2026-0047（NT$55,500）的款項，該筆款項應於 11 月 14 日到期。我在此再次附上請款單。
想請問大約何時可以收到款項，或是貴公司那邊是否有什麼事情卡住了？若有任何資料需要更正，我很樂意協助。
謝謝， 大衛
**為什麼有效：**它提出開放式的問題（「是不是卡在哪裡？」），通常比較容易得到回覆，而不是沉默。
範本 4：逾期 14 天
**主旨：**第二次提醒：請款單 INV-2026-0047 已逾期 14 天
您好，雅婷：
請款單 INV-2026-0047（NT$55,500）已超過 11 月 14 日的付款期限 14 天，而我上一封信也尚未收到回覆。
懇請本週安排付款，或回覆預計付款的日期。我已將貴公司會計部門加入副本，或許由他們處理會更方便。
隨信附上請款單。謝謝您， 大衛
小提醒：這是打電話（見下方話術）並將聯絡人的財務部門加入副本的好時機。
範本 5：逾期 30 天（正式）
**主旨：**請款單 INV-2026-0047 — 逾期 30 天 — 請盡速處理
雅婷 您好：
雖然我已於 11 月 11 日、14 日、21 日與 28 日寄出提醒，請款單 INV-2026-0047（NT$55,500，付款期限 2026 年 11 月 14 日）仍未付款。
依雙方協議所載，逾期的請款單可能產生逾期利息及追討費用。我希望能在不走到那一步的情況下解決，因此請於 2026 年 12 月 19 日前全額付款，或在此日期前與我聯絡，商議付款計畫。
另需告知，在帳款結清之前，我將暫停專案的後續工作。
敬祝 順心， 魏大衛 [公司名稱、電話]
只提及你有權收取的費用或利息 — 也就是根據你的合約，或你所在地的法定逾期付款規定。不要威脅你不會執行的行動。
範本 6：最後通知（逾期 45 天以上）
**主旨：**最後通知：請款單 INV-2026-0047 — NT$55,500
雅婷 您好：
這是有關請款單 INV-2026-0047（NT$55,500）的最後通知，該筆款項應於 2026 年 11 月 14 日付款，目前已逾期超過 45 天。隨信附上請款單及先前提醒信件的副本。
若在 2027 年 1 月 9 日前仍未收到全額款項，我將依正式程序追討，其中可能包括委託債務催收公司或小額訴訟等程序，並於適用時請求法定利息與追討費用。
若有爭議或付款上的困難，請於該日期之前與我聯絡 — 我願意商議分期付款。
此致， 魏大衛
在寄出最後通知之前，請確認你備有合約或書面接受紀錄、請款單、交付證明，以及之前的催款信件。這些證據才是讓正式追討可行的關鍵。
逾期請款單的電話話術
一通簡短的電話，常常能在五分鐘內達成五封電子郵件做不到的事。
「您好，雅婷，我是魏工作室的大衛。我打來是想問 11/14 到期、NT$55,500 的 0047 號請款單 — 想確認您是否有收到，以及有沒有什麼地方卡住？」
（傾聽。如果有問題，當場解決 — 重寄、更正資料、找對的聯絡窗口。）
「好的 — 請問預計什麼時候會排入付款？」
（取得明確的日期，以及負責的人。）
「太好了，我再寄一封簡短的電子郵件向您確認。謝謝您的協助。」
每通電話後都要寄一封一句話的確認信：「謝謝您來電 — 如同我們所討論，INV-2026-0047 的款項 NT$55,500 預定於 12 月 3 日付款。」
處理常見回應
| 客戶說 | 你的回覆 |
|---|---|
| 「我們從未收到。」 | 立即重寄，並請對方確認收到。詢問還有誰應該收到請款單。 |
| 「需要採購單號。」 | 請對方提供採購單，必要時開立更正的請款單（若你的規定需要，則透過折讓單與新請款單），並詢問核准需要多久。 |
| 「已排入下一批付款。」 | 詢問該批付款的日期，並以書面確認。 |
| 「我們對其中一部分有爭議。」 | 請對方先支付無爭議的部分，同時你處理其餘部分。 |
| 「我們現金流有困難。」 | 以書面提出短期分期付款方案 — 部分付款勝過完全沒有。 |
讓催款不再那麼必要
催款只是處理症狀。若要從根本減少逾期付款：
我們的如何更快收到款項指南詳細涵蓋了這些做法。同時也請確保你最初的請款單完整無缺 — 請款單產生器包含付款期限、付款資訊與備註，讓對方沒有任何地方可以質疑。
逾期付款的利息、費用與債務追討規定，取決於你的合約與管轄地。這些範本是常見做法的範例，並非法律建議。