如果你日復一日、月復一月地與同樣的客戶合作，逐案請款會帶來不必要的行政作業與不穩定的現金流。定期請款單與**月費制委託（retainer）**可以同時解決這兩個問題：客戶依固定的時程支付議定好的固定金額，而你可以減少追款與估價的時間。這份指南說明各種模式、如何設定，以及如何乾淨俐落地開立請款單。
定期請款單與月費制委託
兩者相關，但並不相同：
- 定期請款單是任何依固定時程、針對相同（或相近）金額開立的請款單 — 每月的維護費、訂閱費、租金、固定的記帳費。
- **月費制委託（retainer）**是一種協議：客戶預先付費，換取你在一段期間內的時間、可聯繫性，或一組明確的交付項目。委託通常以定期請款單來收費。
常見的委託模式
| 模式 | 運作方式 | 最適合 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 固定時數委託 | 客戶購買例如每月 20 小時，價格固定 | 設計、開發、行銷支援 | 未使用的時數與超額需有明確規則 |
| 固定交付項目委託 | 每月固定產出（例如 4 篇部落格文章＋1 份電子報） | 內容、社群媒體、報告 | 範圍蔓延 — 請定義每個交付項目 |
| 待命／可聯繫性委託 | 客戶付費讓你隨時待命，有或沒有時數額度 | 法律、顧問、技術支援 | 釐清回應時間與包含的內容 |
| 預付款項 | 客戶預付一筆餘額；你從中扣抵並補充 | 代理商、律師、專案型工作 | 仔細追蹤餘額；退款規則 |
| 固定定期費用 | 持續性服務收取相同費用 | 維護、主機、記帳 | 每年檢視價格 |
委託協議該寫什麼
在第一張請款單之前，以書面談定：
- 費用與期間：「每個曆月 NT$60,000。」
- **包含內容：**時數、交付項目、回應時間、聯絡管道。
- 計費時間：預收（期間開始時）還是後收（期間結束時）。委託通常預收，對你的現金流好得多。
- **付款條件：**例如請款單日期起 7 天內付款。請見付款條件詳解。
- **未使用的時間：**會失效、順延（以及順延多久），還是折抵？
- **超額：**客戶需要更多時怎麼辦 — 例如額外時數以每小時 NT$3,000 後收，超過一定數量需先核准。
- **最短期限與通知：**例如最短 3 個月，提前 30 天通知終止。
- **價格檢討：**例如每年一次，提前 60 天通知。
如何為委託開請款單
每一張定期請款單仍然是一般的請款單：需要自己唯一的編號、日期、客戶資料與稅額。請見請款單要寫什麼。不同的是，你應該一律註明涵蓋的期間。
範例：預收的每月委託請款單
| 說明 | 數量 | 費率 | 小計 |
|---|---|---|---|
| 行銷委託 — 2026 年 11 月（最多 20 小時） | 1 | NT$60,000 | NT$60,000 |
| 額外時數 — 2026 年 10 月（10/22 核准） | 3 | NT$3,000 | NT$9,000 |
| 小計 | NT$69,000 | ||
| 營業稅 5% | NT$3,450 | ||
| 應付總額 | NT$72,450 |
請款單日期：2026 年 11 月 1 日 · 付款期限：2026 年 11 月 8 日 · 服務期間：2026 年 11 月 1–30 日。10 月委託時數使用情形：已用 23 小時，委託含 20 小時（上述額外 3 小時已另行計費）。
請注意，這張請款單同時預收本月的委託費，以及後收上個月的超額。這種組合既能讓基本費用可預期，又能收取額外的工作。
附上簡短的使用摘要
客戶看得到價值，才會續約。簡短彙整上一期的活動 — 寫在請款單上、郵件中，或以附件報告提供 — 會有幫助：
10 月摘要：20 小時委託時數＋3 小時經核准的額外時數。已交付：4 篇部落格文章、10 月電子報、Google Ads 優化、月報。
為定期請款單編號
定期請款單使用你一般的請款單序列 — 不要每個月重複使用同一個編號，也不要為定期請款單設立特殊序列，除非當地規定允許且你維持其唯一性。典型的模式如：INV-2026-0101（10 月）、INV-2026-0118（11 月）— 就是下一個編號。請見請款單編號。
沒有委託協議的定期請款單
許多企業只是重複為相同的服務請款：每月記帳、網站維護、設備租賃、課程、清潔。同樣的原則適用：
- 每一期都在同一天開立請款單，讓客戶習慣。
- 說明保持一致，但更新期間。
- 價格變動要事先告知，而不是只在請款單上才提及。
- 在客戶與你的支付服務支援時，考慮自動付款方式（自動扣款、綁定信用卡、定期轉帳）— 這是改善定期現金流最大的單一做法。
預付餘額：從訂金中扣抵
對於預付餘額，請在每張請款單上顯示目前的餘額：
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 期初餘額（預付） | NT$150,000 |
| 本月工作：18 小時 × NT$4,500 | −NT$81,000 |
| 剩餘餘額 | NT$69,000 |
| 為恢復 NT$150,000 餘額所需的補充款 | NT$81,000 |
預付款在稅務與收入認列上如何處理，取決於你的國家與會計方法。例如在 VAT 制度下，預付款在收到時可能形成稅務時點。請向會計師確認。
處理變更與終止
- **暫停：**以書面約定暫停期間內，委託費用如何處理。
- **終止：**針對通知期間與任何未結的超額，開立最後一張請款單。
- **退還未用完的預付款：**如果協議中規定退款或折抵，請針對相關請款單開立折讓單，而不是直接修改請款單。
- **委託款項逾期：**在明確約定的期限後暫停工作，並使用我們的逾期付款催款信範本。
優缺點
| 優點 | 缺點 |
|---|---|
| 收入與現金流可預期 | 你每個月都必須穩定交付 |
| 預先收款 — 減少追款 | 規則模糊時，未使用的時數可能造成摩擦 |
| 花在報價與請款的時間較少 | 較長的通知期間可能嚇跑部分客戶 |
| 與客戶的關係更深入 | 範圍蔓延時容易低估價格 |
檢查清單
- 書面協議涵蓋費用、範圍、計費時間、超額、未使用時間與通知期
- 每期同一天開立請款單，並採預收
- 每張請款單都註明服務期間
- 超額另列，並註明核准的依據
- 每張請款單都有新的唯一編號
- 定期分享使用摘要
- 把價格檢討日期放進行事曆
你可以用請款單產生器在一分鐘內建立每個月的請款單 — BillKit Pro 還能儲存客戶與品項，讓定期請款單更省時間。想了解更多現金流策略，請閱讀如何更快收到款項。
預付款與月費制委託的稅務及收入認列規定因國家而異。本指南為一般性資訊，並非法律、稅務或會計建議。