錯誤難免發生：價格錯了、商品退貨、訂單取消、事後談定的折扣。請款單一旦寄出，正確的修正方式幾乎從來不是直接修改。你要開立的是折讓單（Credit Note，在美國稱為 credit memo，在澳洲 GST 下稱為 adjustment note）。這份指南說明何時需要、要寫什麼，以及它如何影響稅務與退款。
台灣讀者注意：本文談的是國際通用的「折讓單／貸項通知單」概念，用來更正或取消請款單。在台灣，若已開立統一發票，發生銷貨退回或折讓時，通常須依稅務機關規定辦理發票折讓的程序，細節請向稅務機關或會計師確認。
什麼是折讓單？
折讓單是賣方開立的文件，用來減少或取消先前請款單上應付的金額。它本質上是一張負數的請款單：它參照原始請款單、載明要折讓的內容與原因，並相應地調整稅額。
| 請款單 | 折讓單 | |
|---|---|---|
| 效果 | 客戶欠你錢 | 減少客戶欠你的金額（或你要退還的金額） |
| 金額 | 正數 | 以折讓顯示（通常為負值） |
| 參照 | 報價單／採購單 | 原始請款單編號 |
| 稅額 | 收取 VAT／GST／銷售稅 | 沖回相應的稅額 |
| 編號 | 請款單序列 | 折讓單序列（或在允許時使用請款單序列） |
為什麼不能直接修改請款單？
請款單一旦開立，就成為你帳務紀錄的一部分 — 也是客戶帳務紀錄的一部分。他們可能已經入帳、核准，或已經扣抵了其中的 VAT。如果你修改後以同一個編號重寄，兩邊的帳冊就不再相符，而稽核人員會看到一張被悄悄更改過的請款單。在 VAT 制度下，更正一般預期要以一份參照原始請款單的文件進行；折讓單正是如此。
**經驗法則：**如果請款單尚未寄給任何人，你還可以修正它（或作廢並記錄原因）。一旦已寄出，就用折讓單來更正。
何時開立折讓單
- **價格或數量錯誤：**你多收了。
- **退貨：**客戶退回部分或全部商品。
- **訂單或服務取消：**請款後工作並未進行。
- **開立請款單後的折扣或善意讓步：**你同意降價。
- **商品損壞或服務問題：**部分折抵作為補償。
- **客戶資料錯誤：**例如請款單開給錯誤的法人。完整折讓原始請款單，並重新開給正確的法人。
- **稅務處理錯誤：**例如本應適用反向課稅，卻收取了 VAT。
如果你是少收了，通常是針對差額開立追加的請款單（部分國家為借項通知單），而不是折讓單。
折讓單應包含什麼
- 標題「折讓單」（Credit Note，或視情況稱為 Credit Memo、Adjustment Note）
- 唯一的折讓單編號（例如
CN-2026-0004）— 見請款單編號 - 開立日期
- 你的資料與稅籍編號，以及客戶的資料 — 與原始請款單相同
- 清楚參照原始請款單（編號與日期）
- 折讓原因
- 要折讓的說明、數量與金額
- 稅率與要折讓的稅額
- 折讓總額
- 後續處理：退款、記入客戶帳戶，或沖抵另一張請款單
歐盟 VAT 規定視修改請款單的文件本身為一份請款單，且必須明確、毫不含糊地參照原始請款單。英國、澳洲及大多數 VAT／GST 制度有類似要求。
範例：多收款的部分折讓
原始請款單 INV-2026-0050（2026 年 10 月 3 日）：
| 說明 | 數量 | 單價 | 小計 |
|---|---|---|---|
| 商品攝影 — 半日拍攝 | 2 | €500.00 | €1,000.00 |
| VAT 21% | €210.00 | ||
| 總計 | €1,210.00 |
客戶實際預訂的是一整天、價格 €800，而不是兩個半天。你開立：
折讓單 CN-2026-0004（2026 年 10 月 28 日）— 關於 2026 年 10 月 3 日請款單 INV-2026-0050。原因：價格更正 — 議定為一整天 €800，而非兩個半天。
| 說明 | 數量 | 單價 | 小計 |
|---|---|---|---|
| 更正商品攝影費用 | 1 | −€200.00 | −€200.00 |
| VAT 21% | −€42.00 | ||
| 折讓總額 | −€242.00 |
淨效果：客戶應付 €968.00（€800＋€168 VAT）。如果他們已付了 €1,210，你退還 €242，或轉為日後的折抵。
範例：整張取消並重開
你把請款單開給了錯誤的法人：
- CN-2026-0005 全額折讓 INV-2026-0061（所有項目、所有稅額），原因：「開給錯誤的法人。」
- INV-2026-0066 開給正確的法人，品項相同。
兩份文件在備註中互相參照，讓任何閱讀的人都能追溯來龍去脈。
折讓單與退款
折讓單是會計文件；退款是付款。兩者常常一起出現，但並不相同：
| 情況 | 你的處理 |
|---|---|
| 客戶尚未付款 | 開立折讓單；客戶支付減少後的金額 |
| 客戶已付款並想要退款 | 開立折讓單，然後退還金額（並保留退款證明） |
| 客戶已付款且將再次下單 | 開立折讓單，在客戶同意下，將折抵額保留在其帳戶 |
| 客戶有另一張未付的請款單 | 開立折讓單，在同意下沖抵那張請款單 |
當你支付退款時，請將付款紀錄與折讓單一併保存。如果客戶需要確認，你可以寄一則簡短說明或一份文件，載明退款金額、日期與方式 — 付款確認的運作方式請見請款單與收據的差別。
稅務影響
- VAT／GST：折讓單會減少你在開立當期（或依當地規定）的銷項稅額。你的企業客戶必須相應減少先前扣抵的進項稅額。請使用與原始請款單相同的稅率。請見如何在請款單上收取 VAT。
- **美國銷售稅：**如果你退還了一筆應稅銷售，一般可依該州規定，減少你應繳的銷售稅，金額為已退還的稅額。請見美國請款單的銷售稅。
- **電子發票國家：**在強制電子發票的地方，折讓單一般必須透過相同的電子發票系統開立。請見什麼是電子發票。
- **時間限制：**有些國家限制在原始請款單開立後多久之內，才能做稅務調整。
常見錯誤
- **刪除或覆寫原始請款單。**請保留它；折讓單與它並列存在。
- 沒有參照原始請款單編號。
- 折讓了淨額卻忘了稅額。
- 使用與原始不同的稅率。
- 開立折讓單卻沒有寫明原因。
- 沒有折讓單就退款，導致帳上顯示你已不再擁有的收入。
快速流程
- 確認需要更正的內容，並與客戶達成共識。
- 建立折讓單，參照原始請款單並說明原因。
- 折讓正確的項目與對應的稅額。
- 寄給收到原始請款單的同一位聯絡人。
- 依約定退款、保留為折抵，或沖抵。
- 如有需要，用請款單產生器開立新的、正確的請款單，並使用新的編號。
折讓單的要求與稅務調整規定因國家而異。本指南為一般性資訊，並非法律或稅務建議。