Die meisten verspäteten Rechnungen sind nicht deshalb verspätet, weil der Kunde die Zahlung verweigert. Sie sind es, weil die Rechnung im falschen Postfach landete, auf eine Freigabe wartet oder schlicht in Vergessenheit geriet. Eine höfliche, gut getimte Zahlungserinnerung löst die meisten dieser Fälle. Dieser Ratgeber liefert einen Nachfass-Zeitplan und sechs einsatzbereite E-Mail-Vorlagen, die sich schrittweise steigern – von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung –, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen.
Der Erinnerungs-Zeitplan
| Wann | Ton | Ziel |
|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | Freundlich, hilfsbereit | Sicherstellen, dass die Rechnung im System ist |
| Am Fälligkeitstag | Neutral | Zahlung noch heute anstoßen |
| 7 Tage überfällig | Höflich, aber direkt | Klären, was die Zahlung blockiert |
| 14 Tage überfällig | Bestimmt | Verbindliches Zahlungsdatum erhalten |
| 30 Tage überfällig | Förmlich | Folgen ankündigen (Gebühren, pausierte Arbeit) |
| 45+ Tage überfällig | Letzte Mahnung | Letzte Chance vor förmlicher Beitreibung |
Passen Sie die Zeiten an Ihre Zahlungsbedingungen an. Bei langjährigen Kunden können Sie die Erinnerung vor Fälligkeit weglassen; bei Neukunden ist sie die wertvollste.
Bevor Sie eine Erinnerung senden
- Prüfen Sie Ihre eigenen Unterlagen. Ist die Zahlung unter anderem Verwendungszweck eingegangen? Ist die Rechnung korrekt?
- Hängen Sie die Rechnung jedes Mal erneut an. Lassen Sie den Kunden nicht danach suchen.
- Nennen Sie die wichtigsten Fakten im Betreff: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum oder Tage der Überfälligkeit.
- Senden Sie an die richtige Person. Antwortet Ihr Ansprechpartner nicht, setzen Sie die Adresse der Kreditorenbuchhaltung in Kopie.
- Fassen Sie sich kurz. Eine klare Bitte pro E-Mail.
Vorlage 1: Freundliche Erinnerung vor Fälligkeit (3 Tage vorher)
Betreff: Rechnung RE-2026-0047 – 1.850,00 € fällig am 14. November
Guten Tag Frau Becker,
kurzer Hinweis: Die Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 € ist am Freitag, den 14. November, fällig. Zur Sicherheit hänge ich eine Kopie an.
Brauchen Sie noch etwas von mir – eine Bestellnummer oder ein Lieferantenformular –, damit die Rechnung bearbeitet werden kann?
Vielen Dank und freundliche Grüße Daniel Weber
Warum es funktioniert: Es bringt administrative Hürden zutage, bevor die Rechnung überfällig ist, wenn sie sich leicht beheben lassen.
Vorlage 2: Erinnerung am Fälligkeitstag
Betreff: Rechnung RE-2026-0047 heute fällig – 1.850,00 €
Guten Tag Frau Becker,
ich erinnere daran, dass die Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 € heute fällig ist. Die Zahlungsangaben stehen auf der beigefügten Rechnung (Verwendungszweck: RE-2026-0047).
Falls die Zahlung bereits angewiesen ist, vielen Dank – bitte ignorieren Sie diese Nachricht.
Freundliche Grüße Daniel Weber
Vorlage 3: 7 Tage überfällig
Betreff: Überfällig: Rechnung RE-2026-0047 (7 Tage) – 1.850,00 €
Guten Tag Frau Becker,
für die Rechnung RE-2026-0047 (1.850,00 €), die am 14. November fällig war, habe ich noch keinen Zahlungseingang festgestellt. Ich hänge sie noch einmal an.
Können Sie mir mitteilen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann oder ob bei Ihnen etwas die Bearbeitung aufhält? Gern helfe ich, falls Angaben korrigiert werden müssen.
Vielen Dank Daniel Weber
Warum es funktioniert: Die offene Frage („Was hält es auf?“) führt eher zu einer Antwort als zu Schweigen.
Vorlage 4: 14 Tage überfällig (2. Mahnung)
Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung RE-2026-0047 ist seit 14 Tagen überfällig
Guten Tag Frau Becker,
die Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 € ist nun 14 Tage über dem Fälligkeitsdatum vom 14. November, und auf meine letzte Nachricht habe ich keine Antwort erhalten.
Bitte veranlassen Sie die Zahlung noch diese Woche oder nennen Sie mir ein Datum, bis zu dem sie erfolgt. Ich habe Ihre Buchhaltung in Kopie gesetzt, falls diese sie leichter bearbeiten kann.
Rechnung im Anhang. Vielen Dank Daniel Weber
Tipp: Jetzt ist ein guter Moment, zum Hörer zu greifen (siehe Leitfaden unten) und die Finanzabteilung Ihres Ansprechpartners in Kopie zu setzen.
Vorlage 5: 30 Tage überfällig (förmlich, 3. Mahnung)
Betreff: Rechnung RE-2026-0047 – 30 Tage überfällig – Handlungsbedarf
Sehr geehrte Frau Becker,
trotz meiner früheren Erinnerungen vom 11., 14., 21. und 28. November ist die Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 € (fällig am 14. November 2026) weiterhin unbezahlt.
Wie in unserer Vereinbarung vorgesehen, können bei überfälligen Rechnungen Verzugszinsen und Beitreibungskosten anfallen. Ich möchte dies lieber vermeiden und bitte Sie daher, den Betrag bis zum 19. Dezember 2026 vollständig zu zahlen oder sich vorher bei mir zu melden, um einen Zahlungsplan zu vereinbaren.
Bitte beachten Sie, dass ich die weitere Arbeit am Projekt pausieren muss, bis das Konto ausgeglichen ist.
Mit freundlichen Grüßen Daniel Weber [Firmenname, Telefon]
Erwähnen Sie nur Gebühren oder Zinsen, auf die Sie Anspruch haben – nach Ihrem Vertrag oder den gesetzlichen Verzugsregeln Ihres Landes. Drohen Sie nicht mit Schritten, die Sie nicht gehen werden.
Vorlage 6: Letzte Mahnung (45+ Tage überfällig)
Betreff: LETZTE MAHNUNG: Rechnung RE-2026-0047 – 1.850,00 €
Sehr geehrte Frau Becker,
dies ist die letzte Mahnung zur Rechnung RE-2026-0047 über 1.850,00 €, die am 14. November 2026 fällig war und nun mehr als 45 Tage überfällig ist. Kopien der Rechnung und der früheren Erinnerungen sind angehängt.
Geht die vollständige Zahlung nicht bis zum 9. Januar 2027 ein, werde ich die Forderung zur förmlichen Beitreibung weitergeben, was ein Inkassounternehmen oder ein gerichtliches Verfahren (in Deutschland etwa das gerichtliche Mahnverfahren) umfassen kann, und gesetzliche Zinsen sowie Beitreibungskosten geltend machen, soweit anwendbar.
Falls es einen Streit oder Schwierigkeiten bei der Zahlung gibt, melden Sie sich bitte vor diesem Datum bei mir – ich bin offen für eine Ratenzahlung.
Mit freundlichen Grüßen Daniel Weber
Bevor Sie eine letzte Mahnung senden, stellen Sie sicher, dass Sie einen Vertrag oder eine schriftliche Annahme, die Rechnung, einen Liefer- bzw. Leistungsnachweis und Ihre früheren Erinnerungen haben. Diese Belege machen eine förmliche Beitreibung erst möglich.
Telefonleitfaden bei überfälligen Rechnungen
Ein kurzer Anruf erreicht oft in fünf Minuten, was fünf E-Mails nicht schaffen.
„Guten Tag Frau Becker, hier Daniel Weber vom Studio Weber. Ich rufe wegen der Rechnung 0047 über 1.850 Euro an, die am 14. fällig war. Ich wollte nachfragen, ob sie bei Ihnen angekommen ist und ob etwas die Bearbeitung aufhält?“
(Zuhören. Gibt es ein Problem, lösen Sie es sofort – erneut senden, Angaben korrigieren, den richtigen Kontakt erfragen.)
„Prima – können Sie mir sagen, wann die Zahlung eingeplant ist?“
(Ein konkretes Datum und den Verantwortlichen erfragen.)
„Perfekt, ich schicke Ihnen zur Bestätigung kurz eine E-Mail. Vielen Dank für Ihre Hilfe.“
Folgen Sie jedem Anruf mit einer einzeiligen Bestätigungs-E-Mail: „Danke für das Gespräch – wie besprochen wird die Zahlung von 1.850,00 € für RE-2026-0047 am 3. Dezember angewiesen.“
Umgang mit häufigen Antworten
| Der Kunde sagt | Ihre Antwort |
|---|---|
| „Wir haben sie nie erhalten.“ | Sofort erneut senden und Empfangsbestätigung erbitten. Fragen, wer sonst Rechnungen erhalten soll. |
| „Es fehlt eine Bestellnummer.“ | Bestellnummer erfragen, bei Bedarf eine korrigierte Rechnung ausstellen (über Gutschrift und neue Rechnung, wenn Ihre Regeln es verlangen) und fragen, wie lange die Freigabe dauert. |
| „Es kommt in den nächsten Zahlungslauf.“ | Nach dem Datum dieses Laufs fragen und schriftlich bestätigen. |
| „Wir beanstanden einen Teil.“ | Bitten Sie, den unstrittigen Teil jetzt zu zahlen, während Sie den Rest klären. |
| „Wir haben Liquiditätsprobleme.“ | Einen kurzen Zahlungsplan schriftlich anbieten – Teilzahlungen sind besser als nichts. |
Erinnerungen weniger nötig machen
Erinnerungen behandeln das Symptom. Um verspätete Zahlungen von vornherein zu verringern:
- Vereinbaren Sie Bedingungen und Anzahlungen vor Beginn – siehe Als Freelancer Rechnungen schreiben
- Stellen Sie die Rechnung sofort nach Abschluss der Arbeit
- Nennen Sie ein ausdrückliches Fälligkeitsdatum und einfache Zahlungsmöglichkeiten
- Nutzen Sie Anzahlungen und Retainer bei wiederkehrender Arbeit
- Verfolgen Sie die Fälligkeit jeder Rechnung, damit Erinnerungen pünktlich rausgehen
Unser Ratgeber Schneller bezahlt werden behandelt das im Detail. Und achten Sie darauf, dass Ihre ursprüngliche Rechnung vollständig ist – der Rechnungsgenerator enthält Fälligkeitsdaten, Zahlungsangaben und Hinweise, sodass nichts zu hinterfragen bleibt.
Verzugszinsen, Gebühren und Regeln zur Forderungsbeitreibung hängen von Ihrem Vertrag und Ihrer Rechtsordnung ab. Diese Vorlagen sind Beispiele für gängige Praxis, keine Rechtsberatung.