收據怎麼寫？必備項目與範例

收據是一份簡短的文件，用來證明一筆付款確實發生：誰付款、誰收款、多少錢、何時、如何付款、為了什麼。買方需要收據來報帳、證明已繳房租、申請退款或佐證扣除額；賣方則需要它作為收到款項的紀錄。本文會告訴你收據上該寫什麼，並附上可以直接參考的範例。

台灣讀者注意：在台灣，收據用於證明款項已收，並不等同於政府規定的統一發票。已登記的營業人在銷售貨物或勞務時，是否須開立統一發票，請以財政部及稅捐稽徵機關的最新規定為準；本文談的是一般的收據。

如果你比較想直接填表，免費收據產生器為下列每個項目都準備了欄位，一分鐘內就能產出 PDF。

一句話看懂收據與請款單

請款單是請求付款；收據是確認款項已收到。如果客戶還沒付款，你要開的是請款單 — 請見如何開立請款單。想看更完整的比較，請讀請款單與收據的差別。

每張收據都應包含的項目

並非每種情況都需要列出每一行 — 咖啡店的收據就不會寫顧客姓名 — 但對於服務、租金、訂金與私人買賣，建議全部填寫。

逐步寫法

1. **加上標題與編號。**使用與請款單分開的編號系列，例如 RCT-2026-0001。編號格式請見請款單編號。
2. 填入付款日期 — 是你實際收到款項的那天；若與你寫收據的日期不同，以收款日為準。
3. **填入你與付款人的資料。**對企業客戶，請使用其公司的登記名稱。
4. **說明款項用途。**寫得具體：「廚房櫥櫃訂金，訂單 #1043」比只寫「訂金」好得多。
5. **列出金額。**若有多個項目，逐項列出再加總。如果你有收稅，請將稅額另列。
6. 註明付款方式與參考資料（信用卡末四碼、轉帳帳號末五碼、支票號碼）。
7. 顯示餘額：「已全額付清」或「剩餘餘額：NT$15,000」。
8. 簽名或寫上姓名，然後寄出 PDF 或交付紙本，並自行留存一份。

實際範例

謝謝您 — 款項已全額收訖。

（姓名與數字僅為示意。）

特殊情況

分期付款與訂金

就實際收到的金額開立收據，引用對應的請款單或合約，並顯示尚欠多少：「收到 NT$30,000，用於 INV-0042（總額 NT$90,000）。剩餘餘額：NT$60,000。」預收訂金的做法，請見訂金請款單與訂金收據範本。

現金付款

現金不會留下銀行紀錄，所以收據是唯一的證據。請同時用數字與文字寫出金額（台灣常見做法是加註中文大寫），當面點清現金，在收據上簽名並留存編號副本。我們的現金收據範本已備妥適當欄位。

租金

租客常需要租金收據來申請補助、辦理扣除或各類申請，部分地區也規定房東收現金租金時要開收據。請寫明房屋與所涵蓋的租金期間。請見租金收據範本。

捐款

在許多國家，慈善捐款收據有特殊的稅務規定 — 例如美國的慈善機構，對單筆 250 美元以上的捐款必須提供書面確認。台灣的捐款收據也有相關規定，實際格式與扣除條件請以財政部及主管機關公告為準。請使用捐款收據範本，並確認當地要求。

退款

如果你要把錢退還給對方，正確的文件通常是折讓單（貸項通知單），而不是開一張負數的收據。

收據可以取代請款單嗎？

實務上有時可以：對於當場付清的交易，一張詳細的收據可能就是唯一的文件。但如果買方是營業人，需要憑證入帳或扣抵稅額，通常就需要符合你所在國家規定的完整憑證（在台灣通常是統一發票，實際規定請以主管機關為準）。拿不準時，可以同時開立標示「已付款」的請款單與一張收據。

常見錯誤

• **沒有編號或日期。**收據難以查找，也容易引起爭議。
• 說明含糊。「服務費」對報帳毫無幫助。
• 收取或列示你並未登記的稅額。
• **分期付款卻沒有餘額欄。**日後容易產生歧見。
• **沒有留存副本。**你開出的收據也是財務紀錄的一部分。

快速檢查清單

• 「收據」字樣與唯一編號
• 付款日期
• 你與付款人的資料
• 款項用途的具體說明
• 金額、幣別與任何稅額
• 付款方式與參考資料
• 對應的請款單編號（如有）
• 剩餘餘額或「已全額付清」
• 簽名或姓名

想要常見情境的現成版本，請瀏覽我們的收據範本，或打開收據產生器直接開始填寫。

收據的要求會因國家與用途（稅務、租金、捐款）而異。本文僅為一般性資訊，並非法律或稅務建議。