領収書は、支払いがあったことを証明する短い書類です。誰が、誰に、いくらを、いつ、どのように、何のために支払ったかを示します。お客様は、経費の精算、家賃の支払いの証明、返金の請求、税の控除の裏づけに領収書を必要とします。販売する側にとっては、受け取った現金の記録になります。このガイドでは、領収書に何を書くべきかを、そのまま使える例とともに解説します。
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領収書と請求書の違いを一言で
請求書はお金を求める書類で、領収書はお金を受け取ったことを確認する書類です。お客様がまだ支払っていない場合に必要なのは請求書です。詳しくは請求書の書き方をご覧ください。さらに詳しい比較は、請求書と領収書の違いで解説しています。
領収書に必ず記載する項目
| 項目 | 例 | 重要な理由 |
|---|---|---|
| 「領収書」の表記 | 領収書 | 請求書や見積書と区別できる |
| 領収書番号 | RCT-2026-0105 | 双方が参照でき、記録を整理しやすい |
| 支払日（受領日） | 2026年10月28日 | お金が動いた日を証明する |
| ご自身の氏名・屋号と連絡先 | 朴リナ個別指導、[email protected] | 誰が代金を受け取ったかを示す |
| 支払者の宛名 | ロメロ ダニエル 様 | 誰が支払ったかを示す（匿名の小売では省略可） |
| 但し書き（支払いの内容） | 数学の個別指導 10月分4回 | 支払いを商品やサービスに結びつける |
| 受領金額と通貨 | 24,000円 | 書類の中心となる事実 |
| 含まれる税額（ある場合） | 消費税（10％）2,181円 | 買主が税の控除や申告に使う場合に必要 |
| 支払方法 | 銀行振込、参照番号 88412 | 支払いを追跡しやすくする |
| 関連する請求書の番号 | 請求書 INV-2026-0311 分 | 支払者の経理担当者が書類を照合できる |
| 残高 | 0円 | 一部入金の場合は必須 |
| 受領者の署名または氏名 | 朴リナ | 特に現金の場合、信頼性が増す |
すべての状況で全項目が必要なわけではありません（喫茶店のレシートに顧客名がないように）。しかし、サービス、家賃、手付金、個人間の売買では、すべて記載しましょう。
書き方の手順
- 「領収書」と書き、番号を付ける。 請求書とは別の番号体系にします（例：
RCT-2026-0001）。形式については請求書番号の付け方をご覧ください。 - 支払日を記載する。 領収書を書いた日ではなく、お金を受け取った日を書きます（異なる場合）。
- ご自身と支払者の情報を記載する。 法人のお客様には、正式な会社名を使います。
- 何の代金かを書く。 具体的に書きます。「手付金」よりも「キッチンキャビネットの手付金、注文番号1043」のほうが適切です。
- 金額を記載する。 複数の項目がある場合は明細を作り、合計を書きます。税を請求した場合は、別に表示します。
- 支払方法を明記し、参照情報（カードの下4桁、振込の参照番号、小切手番号）を添えます。
- 残高を示す。 「支払い済み」または「残高：50,000円」と書きます。
- 署名または氏名を記載し、PDFを送付するか、印刷した控えを渡します。ご自身の控えも保管してください。
記入例
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 表題・番号 | 領収書 ・ RCT-2026-0105 |
| 受領者 | マーティン設備株式会社、〒150-0001 東京都渋谷区神宮前4-1-2 ・ 03-0000-2290 |
| 宛名 | ロペス アナ 様 |
| 支払日 | 2026年10月28日 |
| 支払方法 | カード（下4桁 4412） |
| 関連する請求書 | INV-2026-0311 |
| 品名・内容 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 給湯器の年次点検 | 1 | 16,000円 | 16,000円 |
| 交換用の点火電極（部品） | 1 | 4,500円 | 4,500円 |
| お支払合計 | 20,500円 | ||
| 残高 | 0円 |
ありがとうございました。全額を受領しました。
（名称や数字はイメージ例です。）
特別なケース
一部入金と手付金
実際に受け取った金額の領収書を発行し、請求書や契約を参照して、未払いの残りを示します。「請求書 INV-0042（合計300,000円）の一部として100,000円を受領。残高：200,000円」のように記載します。前払いの手付金については、手付金の請求書と手付金領収書のテンプレートをご覧ください。
現金での支払い
現金は銀行に記録が残らないため、領収書が唯一の証拠になります。金額を数字と文字の両方で書き、支払者の目の前で現金を数え、領収書に署名して、番号を付けた控えを保管します。現金領収書のテンプレートには、必要な項目が揃っています。なお、日本では、金額や内容によって収入印紙が必要になる場合があります。詳細は税務署や税理士にご確認ください。
家賃
借主は、各種給付、税額控除、申請のために家賃の領収書が必要になることが多く、現金での家賃については領収書の発行を貸主に義務づけている地域もあります。物件と、家賃の対象期間を記載してください。家賃領収書のテンプレートをご覧ください。
寄付
寄付金の領収書には、多くの国で特別な税のルールが適用されます。たとえば、米国の慈善団体は、1回250ドル以上の寄付について書面による確認書を発行する必要があります。寄付金領収書のテンプレートを使い、現地の要件を確認してください。
返金
お金を返す場合の書類は、通常、マイナスの領収書ではなくクレジットノートです。
領収書は請求書の代わりになりますか？
実務上は代わりになることがあります。その場で支払いが済む販売では、詳細な領収書が唯一の書類になる場合もあります。ただし、買主が消費税やVAT・GSTの登録事業者で、税の控除や還付を受けたい場合、通常は、お住まいの国の（正式または簡易な）請求書の要件を満たす書類が必要です。日本では、適格請求書（インボイス）の要件が関わる場合があります。迷った場合は、「支払い済み」と記した請求書と、領収書の両方を発行してください。
よくある間違い
- 番号や日付がない。 領収書を探しにくくなり、争いの原因にもなります。
- 内容が曖昧。 「サービス代」では、経費の申請に使えません。
- 登録していない税を請求・表示する。
- 一部入金の場合に残高の行がない。 後で食い違いが生じます。
- 控えを保管しない。 ご自身が発行した領収書も、財務記録の一部です。
簡易チェックリスト
- 「領収書」の表記と、重複しない番号
- 支払日
- ご自身と支払者の情報
- 支払いの具体的な内容（但し書き）
- 金額、通貨、税額
- 支払方法と参照情報
- 関連する請求書の番号（ある場合）
- 残高、または「支払い済み」
- 署名または氏名
よくある状況に合わせた既製のひな形は領収書テンプレートでご覧いただけます。または、領収書作成ツールを開いて、入力を始めてください。
領収書の要件は、国や目的（税務、家賃、寄付など）によって異なります。このガイドは一般的な情報であり、法律や税務上の助言ではありません。