請款單與收據的差別？什麼時候該開哪一種

請款單與收據看起來很像 — 都會列出品項、價格與總額 — 但它們的作用正好相反。請款單是請求付款；收據是已付款的證明。把兩者搞混，可能讓客戶困惑，也會造成帳務問題，所以值得先弄清楚你需要的是哪一種。

台灣讀者注意：在台灣，「發票」通常指政府規定的統一發票，這是已登記營業人在銷售貨物或勞務時依法開立的憑證，與本文所說的「請款單」（Invoice，用來請求付款）是不同的文件。本文談的是一般的請款單與收據；統一發票的開立規定，請以財政部及稅捐稽徵機關的最新規定為準。

一張表看懂差別

什麼時候該寄請款單

只要客戶會在之後才付款 — 交付後、階段成果完成時，或依固定週期 — 你就應該寄請款單。以下是常見情況：

• 按專案或工時向客戶請款的接案者與代理商
• 採賒帳條件的 B2B 銷售（例如 Net 30）
• 訂閱與月費制委託
• 開工前請客戶先付的訂金

請款單應包含付款期限與清楚的付款說明。我們的請款單怎麼寫指南涵蓋了所有細節。

什麼時候該寄收據

當你已經收到款項時，就該寄收據。典型情況包括：

• 客戶付清請款單後，要求確認
• 客戶當場付款 — 在店面、市集攤位，或維修到府之後
• 你收了訂金，想表示收到
• 客戶需要付款證明，用於報支、費用申請或自己的報稅

商店與收銀系統會自動產生收據；接案者與服務業常常沒有，而客戶偏偏會開口要。這時收據產生器就派上用場了。

收據應包含的內容

兩者都需要嗎？

通常是的。在一般的 B2B 專案中：

1. 你寄出報價單來確認價格（請見報價單、估價單與請款單的差別）。
2. 工作完成後，你寄出請款單。
3. 客戶付款。
4. 若客戶需要確認，你寄出收據 — 或在請款單上標示「已付款」。

許多公司會省略第 4 步，因為銀行對帳單加上已付款的請款單就是足夠的證據。但消費者、向雇主申請報支的人，以及某些國家的客戶，可能會明確要求收據。

已付款的請款單可以當收據嗎？

實務上通常可以。標示「已付款」（PAID）並註明付款日期與方式的請款單，在許多情況下都被接受為付款證明。但這並不是到處都通用：有些雇主的報支規定、補助計畫或主管機關，要求的文件標題必須是「收據」。如果對方要收據，就給他一張 — 只要一分鐘。

當場付款的銷售呢？

付款與銷售同時發生時（例如客戶貨到付現），你可以只開一份文件。在許多 VAT 制度下，如果買方是想扣抵 VAT 的企業，這份文件仍須符合請款單的要求。常見做法是開立一張註明「已於［日期］以［方式］全額付清」的請款單。對消費者銷售，通常收據就足夠 — 不過有些國家要求使用登記過的收銀機開立特定的稅務收據。

分期付款與訂金

如果客戶只付了請款單的一部分：

• 針對已收到的金額開立收據，並註明請款單編號
• 顯示剩餘餘額
• 不要更動原本的請款單 — 未付金額仍然記在原請款單之下

範例：請款單 INV-0042 金額 NT$90,000。客戶先付了 NT$30,000 訂金。收據：「已於 2026 年 10 月 28 日以銀行轉帳收到 NT$30,000，抵付 INV-0042。剩餘餘額：NT$60,000。」

退款

如果你退款，無論是開新的請款單或負數收據都不理想。標準的文件是折讓單／貸項通知單，用來減少或取消請款單。請見折讓單與退款。

稅務考量

• VAT／GST 請款單讓企業買方可以扣抵稅款。除非簡單的收據符合該國簡易請款單的要求，否則通常不足以辦理扣抵。請見請款單要寫什麼。
• **紀錄保存：**請保留你開立的所有請款單與收據的副本。保存年限因國而異 — 通常在 5 到 10 年之間。
• **編號：**請讓收據自成一組連號系列（例如 RCT-2026-0001），與請款單分開，帳務才會清楚。請見請款單編號。

快速決策指南

• 還沒收到錢？ → 請款單（立即製作）
• 剛收到錢？ → 收據（立即製作）
• 價格還沒談定？ → 報價單（立即製作）
• 要退款，或請款單開錯了？ → 折讓單／貸項通知單

本指南說明的是一般做法。稅務與文件規定因國家與行業而異；本內容並非法律或稅務建議。