Wenn Sie Monat für Monat für dieselben Kunden arbeiten, bedeutet die Abrechnung Projekt für Projekt unnötigen Verwaltungsaufwand und unplanbare Liquidität. Wiederkehrende Rechnungen und Retainer lösen beides: Der Kunde zahlt einen festen, vereinbarten Betrag in regelmäßigen Abständen, und Sie verbringen weniger Zeit mit Nachfassen und Schätzen. Dieser Ratgeber erklärt die verschiedenen Modelle, wie Sie sie einrichten und wie Sie sie sauber abrechnen.
Wiederkehrende Rechnung vs. Retainer
Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe:
- Eine wiederkehrende Rechnung ist jede Rechnung, die regelmäßig für denselben (oder einen ähnlichen) Betrag gestellt wird – eine monatliche Wartungspauschale, ein Abonnement, Miete, ein fester Buchhaltungsbeitrag.
- Ein Retainer ist eine Vereinbarung, bei der ein Kunde im Voraus für Zugriff auf Ihre Zeit, Ihre Verfügbarkeit oder einen festgelegten Leistungsumfang über einen Zeitraum zahlt. Retainer werden üblicherweise mit wiederkehrenden Rechnungen abgerechnet.
Gängige Retainer-Modelle
| Modell | So funktioniert es | Geeignet für | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Retainer mit festem Stundenkontingent | Der Kunde kauft z. B. 20 Stunden pro Monat zu einem festen Preis | Design, Entwicklung, Marketing-Support | Ungenutzte Stunden und Mehraufwand brauchen klare Regeln |
| Retainer mit festen Leistungen | Festgelegte Ergebnisse pro Monat (z. B. 4 Blogartikel + 1 Newsletter) | Content, Social Media, Reporting | Scope Creep – jede Leistung genau definieren |
| Verfügbarkeits-Retainer | Der Kunde zahlt dafür, dass Sie bereitstehen, mit oder ohne Zeitkontingent | Recht, Beratung, technischer Support | Reaktionszeiten und Leistungsumfang klären |
| Vorauszahlungsguthaben | Der Kunde zahlt ein Guthaben im Voraus; Sie rechnen dagegen ab und er füllt auf | Agenturen, Kanzleien, projektbasierte Arbeit | Guthaben genau verfolgen; Rückerstattungsregeln |
| Feste wiederkehrende Gebühr | Gleiche Gebühr für eine laufende Leistung | Wartung, Hosting, Buchhaltung | Preise jährlich überprüfen |
Was in die Retainer-Vereinbarung gehört
Vereinbaren Sie vor der ersten Rechnung schriftlich:
- Honorar und Zeitraum: „2.000 € pro Kalendermonat.“
- Leistungsumfang: Stunden, Leistungen, Reaktionszeiten, Kanäle.
- Abrechnungszeitpunkt: im Voraus (Beginn des Zeitraums) oder im Nachhinein (Ende des Zeitraums). Die Abrechnung im Voraus ist bei Retainern üblich und für Ihre Liquidität deutlich besser.
- Zahlungsbedingungen: z. B. fällig innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsdatum. Siehe Zahlungsbedingungen erklärt.
- Ungenutzte Zeit: Verfällt sie, wird sie übertragen (und für wie lange) oder gutgeschrieben?
- Mehraufwand: Was passiert, wenn der Kunde mehr braucht – z. B. zusätzliche Stunden zu 100 €/Stunde im Nachhinein, ab einer bestimmten Anzahl nur nach Freigabe?
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist: z. B. 3 Monate Mindestlaufzeit, 30 Tage Kündigungsfrist.
- Preisanpassungen: z. B. jährlich, mit 60 Tagen Vorankündigung.
So rechnen Sie einen Retainer ab
Jede wiederkehrende Rechnung ist weiterhin eine normale Rechnung: Sie braucht eine eigene eindeutige Nummer, Datumsangaben, Kundendaten und Steuerangaben. Siehe Pflichtangaben auf der Rechnung. Der Unterschied: Sie sollten immer den abgedeckten Zeitraum angeben.
Beispiel: monatliche Retainer-Rechnung, im Voraus gestellt
| Beschreibung | Menge | Preis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Marketing-Retainer – November 2026 (bis zu 20 Stunden) | 1 | 2.000,00 € | 2.000,00 € |
| Zusatzstunden – Oktober 2026 (freigegeben am 22.10.) | 3 | 100,00 € | 300,00 € |
| Zwischensumme | 2.300,00 € | ||
| Umsatzsteuer 19 % | 437,00 € | ||
| Rechnungsbetrag | 2.737,00 € |
Rechnungsdatum: 1.11.2026 · Fällig: 8.11.2026 · Leistungszeitraum: 1.–30.11.2026. Verbrauchte Retainer-Stunden im Oktober: 23 von 20 (3 Zusatzstunden oben abgerechnet).
Beachten Sie: Diese Rechnung stellt den Retainer dieses Monats im Voraus und den Mehraufwand des Vormonats im Nachhinein in Rechnung. Diese Kombination hält die Grundgebühr planbar und erfasst trotzdem zusätzliche Arbeit.
Eine kurze Leistungsübersicht beifügen
Kunden verlängern Retainer, wenn sie den Wert sehen. Eine kurze Zusammenfassung der Aktivitäten des letzten Zeitraums – auf der Rechnung, in der E-Mail oder als beigefügter Bericht – hilft:
Zusammenfassung Oktober: 20 Retainer-Stunden + 3 freigegebene Zusatzstunden. Geliefert: 4 Blogartikel, Oktober-Newsletter, Optimierung der Google-Ads-Kampagnen, Monatsbericht.
Wiederkehrende Rechnungen nummerieren
Wiederkehrende Rechnungen folgen Ihrer normalen Rechnungsnummernfolge – verwenden Sie nicht jeden Monat dieselbe Nummer und führen Sie keinen eigenen Nummernkreis ein, sofern die lokalen Regeln das nicht erlauben und Sie die Eindeutigkeit sichern. Ein typisches Muster: RE-2026-0101 (Oktober), RE-2026-0118 (November) – jeweils die nächste freie Nummer. Siehe Rechnungsnummern.
Wiederkehrende Rechnungen ohne Retainer
Viele Unternehmen rechnen schlicht dieselbe Leistung immer wieder ab: monatliche Buchhaltung, Website-Wartung, Gerätemiete, Unterricht, Reinigung. Es gelten dieselben Grundsätze:
- Rechnen Sie jede Periode am selben Tag ab, damit Kunden sich darauf einstellen.
- Halten Sie die Beschreibung konstant, aktualisieren Sie aber den Zeitraum.
- Kündigen Sie Preisänderungen vorab an, nicht erst auf der Rechnung.
- Erwägen Sie automatische Zahlungsverfahren (SEPA-Lastschrift, hinterlegte Karte, Dauerauftrag), sofern Ihre Kunden und Ihr Zahlungsanbieter sie unterstützen – die größte Einzelverbesserung für wiederkehrende Zahlungseingänge. Bei SEPA-Lastschriften brauchen Sie ein gültiges Mandat des Kunden.
Vorauszahlungsguthaben: eine Anzahlung aufbrauchen
Bei einem Vorauszahlungsguthaben weisen Sie auf jeder Rechnung den laufenden Stand aus:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anfangsguthaben (vorausbezahlt) | 5.000,00 € |
| Leistung diesen Monat: 18 Stunden zu 150 € | −2.700,00 € |
| Restguthaben | 2.300,00 € |
| Angeforderte Aufstockung auf 5.000 € | 2.700,00 € |
Wie Sie Vorauszahlungen steuerlich und bei der Ertragserfassung behandeln, hängt von Ihrem Land und Ihrer Buchführungsmethode ab. In Umsatzsteuersystemen kann beispielsweise bereits eine Vorauszahlung bei Zahlungseingang die Steuer entstehen lassen. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Änderungen und Kündigungen
- Pausieren: Vereinbaren Sie schriftlich, was während einer Pause mit der Retainer-Gebühr geschieht.
- Beenden: Stellen Sie die Schlussrechnung für die Kündigungsfrist und offenen Mehraufwand.
- Erstattung nicht genutzter Vorauszahlungen: Sieht Ihre Vereinbarung eine Erstattung oder Gutschrift vor, stellen Sie eine Gutschrift zur betreffenden Rechnung aus, statt diese zu ändern.
- Zahlungsverzug bei einem Retainer: Pausieren Sie die Arbeit nach einer klar benannten Frist und nutzen Sie unsere Vorlagen für Zahlungserinnerungen.
Vor- und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Planbares Einkommen und planbare Liquidität | Sie müssen jeden Monat zuverlässig liefern |
| Zahlung im Voraus – weniger Nachfassen | Ungenutzte Stunden führen bei unklaren Regeln zu Reibung |
| Weniger Zeit für Angebote und Rechnungen | Lange Kündigungsfristen schrecken manche Kunden ab |
| Tiefere Kundenbeziehungen | Leicht zu niedrig kalkuliert, wenn der Umfang wächst |
Checkliste
- Schriftliche Vereinbarung zu Honorar, Umfang, Zeitpunkt, Mehraufwand, ungenutzter Zeit und Kündigung
- Rechnungen jeweils am selben Tag der Periode, im Voraus gestellt
- Jede Rechnung nennt den Leistungszeitraum
- Mehraufwand separat aufgeführt, mit Verweis auf die Freigaben
- Jede Rechnung hat eine neue, eindeutige Nummer
- Leistungsübersicht wird regelmäßig geteilt
- Termin für die Preisüberprüfung im Kalender
Mit dem Rechnungsgenerator erstellen Sie die Rechnung jedes Monats in einer Minute – und BillKit Pro kann Kunden und Positionen speichern, damit wiederkehrende Rechnungen noch weniger Zeit kosten. Weitere Tipps für bessere Liquidität finden Sie unter Schneller bezahlt werden.
Steuer- und Ertragsrealisierungsregeln für Vorauszahlungen und Retainer unterscheiden sich je nach Land. Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen, keine Rechts-, Steuer- oder Buchführungsberatung.