Un buon preventivo fa due cose insieme: ti fa vincere il lavoro e ti tutela una volta iniziato. Un preventivo vago apre la porta a lavori extra non pagati, trattative al ribasso e contestazioni al momento della fattura. Uno chiaro rende facile la decisione del cliente e si trasforma subito in fattura. Questa guida passa in rassegna ogni parte di un preventivo professionale, con un esempio.
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Preventivo, stima o proposta?
- Preventivo: un prezzo fisso per un ambito definito. Una volta accettato, ci si aspetta in genere che tu lo rispetti.
- Stima: un prezzo approssimativo quando l’ambito non è del tutto noto.
- Proposta: un documento commerciale più lungo (approccio, team, casi di studio) che spesso contiene un preventivo.
Se potresti dover chiedere di più una volta visto il lavoro, scrivi una stima, non un preventivo. Le differenze sono spiegate in preventivo, stima e fattura.
Le parti di un preventivo professionale
| Sezione | Cosa scrivere |
|---|---|
| Intestazione | «Preventivo», un numero (ad es. P-2026-021), data di emissione |
| I tuoi dati | Ragione sociale, recapiti, abilitazioni e partita IVA dove servono |
| Dati del cliente | Denominazione legale, referente, indirizzo del lavoro |
| Sintesi | Una o due frasi sul risultato che ottiene il cliente |
| Voci | Ogni deliverable o attività con quantità, prezzo unitario e totale |
| Totali | Imponibile, sconto, imposta, totale, con la valuta |
| Presupposti | Su cosa conti («Il cliente fornisce tutti i testi») |
| Esclusioni | Cosa non è incluso («Spese di pratica», «Fotografie stock») |
| Tempi | Data di inizio, milestone principali, stima di completamento |
| Condizioni di pagamento | Acconto, pagamenti per fasi, scadenze |
| Validità | «Valido fino al 30 novembre 2026» |
| Accettazione | Come accettare: firma, risposta via e-mail, ordine d’acquisto |
Passo 1: capisci il lavoro prima di prezzarlo
Fai le domande che cambiano il prezzo: quantità, scadenze, materiali, accessi, chi fornisce cosa, quante revisioni. Per i lavori manuali, fai un sopralluogo o chiedi foto. Per i lavori creativi, chiedi esempi di ciò che piace al cliente. Dieci minuti di domande evitano l’errore più comune: prezzare un lavoro diverso da quello che il cliente ha in mente.
Passo 2: scomponi il lavoro in voci
I preventivi dettagliati si approvano più facilmente e si contrattano meno, perché il cliente vede dove vanno i soldi. Raggruppa per deliverable o fase:
| Descrizione | Q.tà | Prezzo unitario | Totale |
|---|---|---|---|
| Workshop di analisi (mezza giornata) | 1 | 900 € | 900 € |
| Design del sito — fino a 6 template, 2 cicli di revisione | 1 | 3.600 € | 3.600 € |
| Sviluppo e configurazione del CMS | 1 | 4.800 € | 4.800 € |
| Migrazione dei contenuti (a pagina) | 30 | 25 € | 750 € |
| Imponibile | 10.050 € |
Metti i limiti dentro la descrizione («fino a 6 template», «2 cicli di revisione»): è lì che si definisce l’ambito.
Se non sai quanto chiedere, vedi come stabilire i prezzi dei tuoi servizi da freelance e il calcolo della tariffa oraria.
Passo 3: offri opzioni (facoltativo, ma efficace)
Due o tre pacchetti, ad es. Base, Standard, Premium, permettono al cliente di scegliere invece di decidere sì o no. Rendi significative le differenze e fai in modo che l’opzione centrale sia quella che consiglieresti. Le opzioni aggiuntive («Ciclo di revisione extra: 150 €») funzionano bene come righe separate.
Passo 4: indica presupposti ed esclusioni
È la sezione che ti salva più avanti. Esempi:
- «Si presume che l’impianto esistente sia a norma; eventuali interventi correttivi saranno quotati a parte.»
- «Il cliente fornisce tutti i testi e le immagini entro il 15 novembre.»
- «Esclusi hosting, dominio e licenze di terze parti.»
- «I cicli di revisione aggiuntivi sono addebitati a 150 € ciascuno.»
Passo 5: aggiungi imposta, totali e valuta
Mostra l’imponibile, l’eventuale sconto, l’imposta (se sei registrato per applicarla) e il totale. Indica la valuta, soprattutto per i clienti esteri. Per il trattamento fiscale vedi come addebitare l’IVA in fattura oppure sales tax nelle fatture USA.
Passo 6: fissa condizioni di pagamento e tempi
Per tutto ciò che supera un piccolo lavoro, chiedi un acconto e lega il resto alle milestone: ad esempio 40% all’accettazione, 30% all’approvazione del design, 30% alla pubblicazione. Il preventivo dovrebbe dire quando emetterai ogni fattura e di quanto tempo dispone il cliente per pagare. Vedi le fatture di acconto e i termini di pagamento spiegati.
Passo 7: aggiungi data di validità e modalità di accettazione
Prezzi, materiali e disponibilità cambiano. Trenta giorni è una validità comune; meno quando i costi dei materiali sono volatili. Chiudi con un invito all’azione chiaro: «Per accettare, firma qui sotto o rispondi “Approvato” a questa e-mail. I lavori saranno pianificati al ricevimento dell’acconto.»
Sintesi di un esempio completo
Preventivo P-2026-021 · Emesso il 28 ott 2026 · Valido fino al 27 nov 2026 Per: Northwind Coffee S.r.l. — nuovo sito e-commerce Totale: 10.050 € + imposte applicabili Pagamento: 40% all’accettazione, 30% all’approvazione del design, 30% alla pubblicazione, ciascuno a 14 giorni Tempi: design 3 settimane, sviluppo 4 settimane dopo la ricezione dei contenuti Esclusi: hosting, dominio, fotografia dei prodotti, copywriting Accettazione: firma qui sotto o risposta «Approvato»
Invio e follow-up
- Invia il preventivo in PDF con una breve e-mail che riassuma totale, data di validità e prossimo passo.
- Fai un follow-up dopo 3–5 giorni lavorativi se non hai notizie: chiedi se hanno domande, non se hanno «deciso».
- Se il cliente vuole un prezzo più basso, riduci l’ambito, non la tariffa: togli una voce, non scontare tutto.
Dal preventivo accettato alle fatture
Una volta accettato, emetti fatture dalla tua serie che citano il numero del preventivo. Fattura prima l’acconto, poi le milestone; nella fattura finale detrai quanto già fatturato. I lavori extra richiesti dopo l’accettazione vanno prezzati in una breve variante e approvati prima di eseguirli.
Checklist del preventivo
- Numero, data e validità del preventivo
- I tuoi dati e la denominazione legale del cliente
- Ambito dettagliato con limiti (pagine, revisioni, quantità)
- Presupposti ed esclusioni
- Imponibile, imposta e totale con la valuta
- Tempi e piano dei pagamenti
- Come accettare
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Se un preventivo sia legalmente vincolante dipende dalla sua formulazione, dal contratto e dalla legge locale. Questa guida contiene informazioni generali, non consulenza legale.