現在大多數請款單都是用 Email 送達 — 而那封信的重要性幾乎不亞於請款單本身。清楚的主旨、正確的收件人，以及簡短而具體的訊息，能讓請款單更快進入付款流程。本文說明實際做法，並提供可以複製的範本。
基本要點
| 項目 | 最佳做法 |
|---|---|
| 格式 | PDF 附件（不要寄可編輯的 Word 或試算表檔案） |
| 檔名 | INV-2026-0047_你的公司名稱.pdf |
| 收件人 | 負責處理請款的人或信箱（通常是應付帳款／會計），再加上你的專案窗口 |
| 主旨 | 請款單編號、金額、到期日 — 若客戶使用採購單，也附上採購單編號 |
| 內文 | 3–5 句：這是什麼、金額、到期日、如何付款、感謝 |
| 時機 | 交付工作或里程碑的當天 |
有效的主旨
主旨應該讓人不必打開信件就能處理請款單：
請款單 INV-2026-0047 — NT$55,500 — 2026/11/14 到期請款單 INV-2026-0047（採購單 7781）— 北風咖啡 — 11/14 到期訂金請款單 INV-2026-0040 — 網站專案 — 收到即付
避免用「請款單附件」或「小事一件」— 它們會淹沒在忙碌的收件匣中，也無法搜尋。
寄給誰
在每段客戶關係開始時就問清楚：「請款單要寄給誰？上面有沒有需要註明的事項？」許多公司有專屬的應付帳款信箱，只寄給專案經理他們不會處理。拿不準時，寄給應付帳款，並副本給你平常的聯絡人，讓對方可以核准。
附上 PDF，還是附連結？
- 多數客戶請附上 PDF。它自成一體、適用於所有電郵系統，也能完整轉寄給會計團隊。
- 若含有付款按鈕，線上請款單的連結很方便，但有些企業系統會移除連結，或需要檔案留存 — 所以可以的話請同時附上 PDF。
- 絕不要把可編輯的檔案當作最終請款單寄出。
請在請款單產生器產生 PDF，再附在信件中。BillKit 在你的瀏覽器中執行，不會替你寄信，所以寄什麼、寄給誰都由你掌控。
可複製的信件範本
1. 一般請款單
**主旨：**請款單 INV-2026-0047 — NT$55,500 — 2026/11/14 到期
小美您好，
附上請款單 INV-2026-0047，金額 NT$55,500，為 10 月內容工作（4 篇文章與電子報）的費用。款項請於 2026 年 11 月 14 日前支付。
銀行帳戶資料已載於請款單上，匯款時請以 INV-2026-0047 作為備註。
謝謝您 — 這次合作很愉快。 大明
2. 寄給新客戶的第一張請款單
**主旨：**請款單 INV-2026-0051 — 標誌專案 — 2026/11/21 到期
小山您好，
附上我為標誌專案開立的第一張請款單（INV-2026-0051，NT$40,500），到期日為 2026 年 11 月 21 日。
由於這是我們合作的第一張請款單，想請教貴公司處理時是否還需要其他資料 — 例如採購單編號、供應商資料表或不同的請款地址？我很樂意更新。
敬祝順心， 阿德
3. 訂金請款單
**主旨：**訂金請款單 INV-2026-0040 — 網站專案 — 收到即付
小傑您好，
感謝您核准報價單。附上 40% 訂金請款單（INV-2026-0040，含稅 NT$126,000）。收到款項後，我會確認開工日期 — 目前暫定 11 月 10 日。
敬祝順心， 小米
訂金請款單的結構請見訂金請款單。
4. 里程碑或定期請款單
**主旨：**請款單 INV-2026-0118 — 11 月月費 — 2026/11/8 到期
小志您好，
附上 11 月月費的請款單（INV-2026-0118，含稅 NT$82,800），到期日為 11 月 8 日。其中也包含 10 月核准的 3 小時額外工時。
10 月摘要：月費 20 小時 + 核准的 3 小時額外工時；已交付 4 篇部落格文章、電子報與月報。
謝謝您， 小雪
5. 更正後的請款單
**主旨：**更正後請款單 INV-2026-0066（取代 INV-2026-0061）— 北風咖啡股份有限公司
小美您好，
如同先前討論，INV-2026-0061 開錯了對象。我附上作廢該張的折讓單 CN-2026-0005，以及開給北風咖啡股份有限公司的新請款單 INV-2026-0066。金額與到期日皆未變動。
造成多一道手續，敬請見諒。 大明
更正請使用折讓單（貸項通知單），而不是修改原始請款單。
6. 附付款連結的請款單
**主旨：**請款單 INV-2026-0072 — NT$14,400 — 2026/11/15 到期
小泰您好，
附上請款單 INV-2026-0072，金額 NT$14,400（10 月草坪養護費用）。您可以透過 [你的付款連結] 以信用卡付款，或依請款單上的資料以銀行轉帳。
謝謝！ 阿傑
按下寄出前：檢查清單
- 已附上 PDF 且能正常開啟
- 檔名包含請款單編號
- 寄給應付帳款（並副本給你的聯絡人）
- 主旨含請款單編號、金額與到期日
- 若客戶使用採購單，已附上編號
- 信中的金額與到期日與請款單相符
- 請款單上有付款資料
- 已把請款單與到期日記錄在你的追蹤表中
寄出之後
- 第一張請款單請對方確認：「能否請您確認已收到？」
- 記下到期日，對新客戶則在到期前幾天設定提醒。
- 逾期要儘快跟進 — 我們的逾期付款提醒信範本可從這裡接續。
Email 安全提示
請款詐騙常見手法是冒充供應商並更改銀行帳號。保護你的客戶與自己：
- 讓你的銀行資料保持一致；若有變動，除了 Email 之外也請以電話通知客戶。
- 提醒客戶透過已知的電話號碼核實任何銀行資料異動。
- 不要用他人也能存取的個人或共用帳號寄送請款單。
- 對聲稱來自客戶或同事、要求「請改用新銀行帳號重寄」的信件保持警覺。
用 Email 寄請款單具法律效力嗎？
在多數國家，以 PDF 用 Email 寄出的請款單是被接受的，有時需視客戶的同意而定。有些國家現在對某些 B2B 交易要求使用結構化電子發票，而不是 PDF — 請見什麼是電子發票。在台灣，統一發票的開立與寄送（含電子發票）另有規定，請以財政部及稅捐稽徵機關的最新規定為準。本文僅為一般性資訊，並非法律建議。