今日、請求書の大半はメールで届きます。そして、請求書そのものと同じくらい、メールも重要です。わかりやすい件名、適切な宛先、短くて具体的な本文があれば、請求書が早く支払処理の対象になります。このガイドでは、手順を解説し、コピーして使える例文を紹介します。
基本事項
| 項目 | ベストプラクティス |
|---|---|
| 形式 | PDFの添付（編集可能なWordやスプレッドシートは不可） |
| ファイル名 | INV-2026-0047_YourBusiness.pdf |
| 宛先 | 請求書を処理する担当者またはアドレス（多くは経理・買掛金担当）と、案件の担当者 |
| 件名 | 請求書番号、金額、支払期日。お客様が発注番号を使う場合はそれも |
| 本文 | 3〜5文：何の請求か、金額、支払期日、支払方法、お礼 |
| タイミング | 作業またはマイルストーンを納品した日 |
効果的な件名
件名だけで、開かなくても処理できるようにします。
請求書 INV-2026-0047 — 185,000円 — 2026年11月14日期限請求書 INV-2026-0047（発注番号 7781）— ノースウィンド珈琲 — 11/14期限手付金の請求書 INV-2026-0040 — Webサイト制作 — 受領時払い
「請求書を添付します」や「ちょっとしたご連絡」は避けましょう。忙しい受信箱で埋もれ、検索もできません。
誰に送るか
お客様との関係の最初に、毎回「請求書はどなたに送ればよいですか。記載が必要な事項はありますか」と確認します。多くの会社には専用の経理用アドレスがあり、プロジェクト担当者だけに送られた請求書は処理しません。迷った場合は経理担当に送り、日常のやり取りの担当者をCCに入れて、承認してもらえるようにします。
PDFを添付するか、リンクにするか
- ほとんどのお客様には、PDFを添付します。それだけで完結し、あらゆるメールシステムで機能し、そのまま経理チームに転送できます。
- オンライン請求書へのリンクは、支払いボタンがあれば便利ですが、リンクが削除されたり、記録のために書類を必要としたりする社内システムもあります。可能であれば、PDFも添付しましょう。
- 最終的な請求書として、編集可能なファイルは送らないでください。
請求書作成ツールでPDFを作成し、メールに添付します。BillKitはブラウザ上で動作し、メールの代理送信はしないため、何をどこに送るかをご自身で管理できます。
そのままコピーして使えるメールの例文
1. 通常の請求書
件名： 請求書 INV-2026-0047 — 185,000円 — 2026年11月14日期限
田中様
いつもお世話になっております。10月分のコンテンツ制作（記事4本とニュースレター）の請求書 INV-2026-0047（185,000円）を添付いたします。お支払期限は2026年11月14日です。
振込先は請求書に記載しております。お振込の際は、INV-2026-0047 を参照番号としてご利用ください。
どうぞよろしくお願いいたします。 山本
2. 新規のお客様への最初の請求書
件名： 請求書 INV-2026-0051 — ロゴ制作 — 2026年11月21日期限
佐藤様
ロゴ制作案件の最初の請求書（INV-2026-0051、135,000円）を添付いたします。お支払期限は2026年11月21日です。
初めての請求書となりますので、処理に必要な事項（発注番号、取引先登録書類、請求先住所の変更など）がございましたら、お知らせください。修正いたします。
よろしくお願いいたします。 鈴木
3. 手付金の請求書
件名： 手付金の請求書 INV-2026-0040 — Webサイト制作 — 受領時払い
高橋様
お見積りをご承認いただき、ありがとうございます。40％の手付金の請求書（INV-2026-0040、484,000円、VAT込み）を添付いたします。ご入金を確認でき次第、着手日をご連絡いたします。現在は11月10日を予定しております。
何卒よろしくお願いいたします。 中村
構成の方法は、手付金の請求書をご覧ください。
4. マイルストーンまたは定期の請求書
件名： 請求書 INV-2026-0118 — 11月分リテーナー — 2026年11月8日期限
小林様
11月分のリテーナーの請求書（INV-2026-0118、276,000円、VAT込み）をお送りします。お支払期限は11月8日です。10月に承認いただいた追加の3時間分も含まれています。
10月の概要：リテーナー20時間＋承認済みの追加3時間。ブログ記事4本、ニュースレター、月次レポートを納品しました。
よろしくお願いいたします。 加藤
5. 訂正した請求書
件名： 訂正後の請求書 INV-2026-0066（INV-2026-0061 に代わるもの）— ノースウィンド珈琲株式会社
田中様
ご相談のとおり、INV-2026-0061 は宛先が誤っておりました。これを取り消すクレジットノート CN-2026-0005 と、ノースウィンド珈琲株式会社宛ての新しい請求書 INV-2026-0066 を添付いたします。金額と支払期日は変更ありません。
お手数をおかけして申し訳ございません。 山本
訂正には、元の請求書を編集するのではなく、クレジットノートを使います。
6. 支払いリンクつきの請求書
件名： 請求書 INV-2026-0072 — 48,000円 — 2026年11月15日期限
渡辺様
請求書 INV-2026-0072（10月分の芝生管理、48,000円）を添付いたします。[お支払いリンク]からカード払いが可能です。請求書記載の口座への銀行振込でもお支払いいただけます。
ありがとうございます。 森
送信前のチェックリスト
- PDFが添付され、正しく開ける
- ファイル名に請求書番号を含めている
- 経理担当に送り、担当者をCCに入れている
- 件名に請求書番号、金額、支払期日がある
- お客様が発注番号を使う場合は、それを記載している
- メールの金額と支払期日が請求書と一致している
- 支払先の情報が請求書に記載されている
- 請求書と支払期日を管理表に記録した
送信後の対応
- 最初の請求書では、受領の確認を依頼します。「受け取っていただけたか、ご確認いただけますか」。
- 新規のお客様には、支払期日を予定に入れ、数日前にリマインドを設定します。
- 支払いが遅れた場合は、速やかにフォローアップします。ここから先の対応は、支払督促メールの例文で続けて解説しています。
メールのセキュリティ対策
請求書詐欺は、取引先になりすまして銀行口座の情報を変更させる手口が多く見られます。お客様とご自身を守るために、次の点に注意してください。
- 銀行口座の情報は一貫させ、変更する場合は、メールだけでなく電話でもお客様に伝える。
- お客様にも、口座変更の通知は、既知の電話番号で確認するよう促す。
- 他の人がアクセスできる個人用や共有のアカウントから請求書を送らない。
- お客様や同僚を名乗る「新しい口座情報で再送してください」というメールに注意する。
メールで送った請求書に法的な効力はありますか？
ほとんどの国では、PDFでメール送付された請求書が受け入れられています（お客様の同意が条件となる場合もあります）。一部の国では、特定の事業者間取引において、PDFではなく構造化された電子請求書を義務づけ始めています。電子請求書とはをご覧ください。また、日本では、メールなどで受け取った請求書や、送付した請求書のデータの保存について、電子帳簿保存法のルールが関わる場合があります。詳細は税務署や税理士にご確認ください。これは一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。