Factura de anticipo: cómo cobrar por adelantado

Pedir dinero por adelantado es normal, sensato y, si se hace con claridad, rara vez genera objeciones. Una señal compromete al cliente, cubre tus costes iniciales y evita que hagas todo el trabajo antes de ver un solo euro. Esta guía explica cuánto pedir, cómo redactar una factura de anticipo, cómo funcionan los impuestos en los pagos anticipados y cómo ajustar cuentas en la factura final.

¿Por qué pedir una señal?

• Compromiso. Un cliente que ya ha pagado algo tiene muchas menos probabilidades de desaparecer a mitad del proyecto.
• Tesorería. Puedes comprar materiales o reservar tiempo sin financiar al cliente.
• Filtro. Los clientes que rechazan cualquier anticipo en un trabajo grande suelen ser los que pagan tarde.
• Equidad. Si el cliente cancela después de que hayas reservado tiempo, la señal te compensa (según tus condiciones y la ley).

Cuánto pedir

No hay una regla universal, pero la práctica habitual es esta:

Acuerda la señal en el presupuesto o en el contrato antes de facturarla; consulta cómo hacer un presupuesto.

Factura de anticipo, factura proforma y recibo de señal

• Factura de anticipo: una factura real de tu serie habitual que solicita el importe de la señal.
• Factura proforma: un documento preliminar que muestra cómo será la factura final; no es una factura fiscal. Algunos clientes la necesitan para liberar fondos. Consulta la factura proforma.
• Recibo de señal: confirma que la señal se ha pagado. Usa nuestro modelo de recibo de señal.

Cuál uses depende en parte de las normas fiscales (más abajo) y en parte de lo que necesite el departamento financiero de tu cliente.

Qué poner en una factura de anticipo

• La cabecera habitual de tus facturas: número, fecha, tus datos y los del cliente
• Una descripción clara: «Anticipo (40 %) del proyecto web según el presupuesto P-2026-021»
• El valor total del proyecto, como contexto
• El importe del anticipo y, si procede, el impuesto
• Fecha de vencimiento: normalmente corta, porque el trabajo empieza al cobrar («A la recepción» o 7 días)
• Las condiciones de devolución, o una referencia a ellas en tus condiciones
• Qué ocurre después: «El trabajo se programará cuando se reciba el anticipo».

Ejemplo

Pagadero en 7 días. Anticipo reembolsable solo si Estudio Norte cancela el proyecto; véanse las condiciones, apartado 6. (Los nombres son ilustrativos.)

Impuestos sobre los anticipos

Países con IVA

En muchos sistemas de IVA (incluidos los de la UE y el Reino Unido), recibir un pago antes de la entrega o la prestación puede hacer que el impuesto se devengue por el importe cobrado: es decir, que el IVA sea exigible sobre el anticipo cuando se paga, y que debas emitir una factura con IVA por él. Existen excepciones (por ejemplo, algunas fianzas realmente reembolsables y normas especiales para ciertos bienes y servicios) y los detalles cambian de un país a otro. Es una razón frecuente para emitir una verdadera factura de anticipo y no solo una proforma. Consulta cómo cobrar IVA en facturas.

Impuesto sobre ventas de EE. UU.

El impuesto sobre ventas suele vincularse a la venta gravada en sí y no a un pago anticipado, pero las normas de devengo varían según el estado. Si cobras impuesto sobre ventas, comprueba cómo trata tu estado los pagos por adelantado.

El tratamiento fiscal de los anticipos varía según el país y el tipo de operación. Esto es información general, no asesoramiento fiscal.

La factura final: descuenta el anticipo

Cuando termine el trabajo, factura el valor total y resta lo que ya has facturado (y cobrado):

Indicar el número de la factura de anticipo facilita la conciliación al departamento de contabilidad del cliente y evita que se cobre IVA dos veces por el mismo importe. Si hubo facturas por hitos intermedias, enumera cada una.

En el generador de facturas de BillKit puedes registrar los anticipos ya recibidos con el campo «Importe pagado» para que el saldo pendiente se calcule solo.

¿Reembolsable o no reembolsable?

Déjalo por escrito en el contrato y en la factura o el recibo:

• Las cuotas de reserva no reembolsables son habituales en servicios ligados a una fecha (fotografía, eventos), pero las leyes de protección de los consumidores pueden seguir limitando lo que puedes quedarte, sobre todo si cancelas tú o no puedes cumplir.
• Los anticipos reembolsables deben indicar las condiciones y el plazo de devolución.
• Si devuelves un anticipo que se había facturado, emite una nota de crédito (factura rectificativa) contra la factura de anticipo.

Cómo responder a las objeciones

• «Nosotros no pagamos anticipos». Ofrece facturación por hitos: un primer hito más pequeño, facturado en un primer entregable definido.
• «Nuestro departamento financiero necesita una factura primero». Para eso sirve la factura de anticipo, o una proforma si necesitan aprobación antes de que emitas una factura fiscal.
• «¿Podemos pagarlo después del primer borrador?» Entonces el primer borrador es el primer hito: ponle precio y fecha como tal.

Lista de comprobación

• Importe del anticipo y condiciones de devolución acordados por escrito
• Factura de anticipo emitida de tu serie habitual
• La descripción cita el presupuesto y el valor total del proyecto
• Tratamiento fiscal de los pagos anticipados comprobado
• Vencimiento corto; trabajo programado al cobrar
• Recibo enviado al cobrar (si el cliente lo quiere)
• La factura final descuenta el anticipo y cita el número de su factura

Para más formas de proteger tu tesorería, consulta cómo cobrar antes.